Claves de la Dirección de Empresas: Planificación, Control y Motivación

La Dirección Empresarial: Funciones y Niveles

La dirección se ocupa de coordinar e integrar el conjunto de recursos materiales y humanos que configuran la empresa. Consiste en conseguir una actuación conjunta de las personas y medios que componen la organización, dándoles objetivos y valores comunes. La dirección de la empresa ha de llevar a cabo las funciones de planificación, organización, dirección de recursos humanos y control.

Niveles de Dirección

1. Alta dirección: Está integrada por el presidente y los directivos de más alto nivel de la empresa. Ocupa el nivel superior de la pirámide y es la encargada de pilotar la empresa, fijando sus objetivos.
2. Dirección operativa: Primera línea, incluye a todos aquellos directivos que están en contacto directo con los trabajadores. Ocupa el nivel más bajo de la pirámide y son los responsables de asignar tareas a los trabajadores.
3. Dirección intermedia: Entre la alta dirección y los directivos de primera línea están los directivos de nivel medio, que se encargan de mantenerlos en contacto.

Funciones de la Dirección

1. Planificación: Consiste en determinar por anticipado qué se quiere conseguir en el futuro, cómo se va a lograr y cuáles son los recursos que se van a utilizar para lograrlo.
2. Organización: Consiste en definir las actividades y tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que lo van a realizar, y determinar las relaciones de autoridad que deben existir entre ellas.
3. Dirección de recursos humanos: Se ocupa de la selección, formación y asignación de personas a los distintos puestos de trabajo, así como de diseñar sistemas de recompensas e incentivos que sirvan de motivación a las personas en el ejercicio de sus funciones.
4. Control: Consiste en comparar los resultados previstos con los reales, identificar desviaciones, si las hubiera, y establecer la forma de corregirlas.

Dirección por Objetivos (DPO)

Es un sistema de dirección en el que los objetivos específicos se planifican de forma conjunta entre trabajadores y directivos, y se revisan periódicamente para observar su progreso.

Ventajas e Inconvenientes de la DPO

• Ventajas:
  • Favorece la motivación de los trabajadores al ser ellos mismos responsables de qué conseguir y de cómo hacerlo.
  • Las decisiones sobre remuneración y promoción son más objetivas.
  • Facilita la dirección.
• Inconvenientes:
  • Dificultad en la fijación de los objetivos para que sean verificables.
  • Centrarse en el corto plazo puede suponer descuidar los objetivos a medio y largo plazo.
  • La negociación de los objetivos puede generar conflictos.

Función de Control

Permite regular o ajustar la actividad empresarial. Para ello, se observa y comprueba, en primer término, cómo responde la empresa a los objetivos planificados; después, se detectan posibles desviaciones respecto de lo planificado y se analizan sus causas para, finalmente, corregir las desviaciones.

Funciones de Organización

Consiste en definir las tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre quienes las van a realizar, determinar las relaciones que deben existir entre ellas y fijar sus responsabilidades, con la intención de obtener los objetivos previstos de la forma más eficaz.

Departamentalización

Proceso de división y agrupamiento de actividades y trabajadores en unidades específicas.

Departamentalización Funcional

Consiste en agrupar las actividades según las funciones básicas de la empresa: producción, marketing, financiación y recursos humanos. Cada unidad, a su vez, puede subdividirse en otras unidades funcionales más pequeñas. La división funcional es la más utilizada tradicionalmente.

Departamentalización por Productos

Las empresas elaboran líneas de productos con características muy diferentes. Estas empresas se dividen creando un departamento para cada línea de productos.

Departamentalización por Clientes

Clientes muy diferentes entre sí, como minoristas, mayoristas y consumidores directos. Una empresa fabricante de cosméticos puede dividirse creando un departamento dedicado a los establecimientos farmacéuticos, otro para las perfumerías, etc.

Organización Informal

Es la estructura de relaciones de comunicación, liderazgo e influencia que no depende de la dirección y que, por ello, no es oficial. Depende de los miembros que voluntariamente la componen y de los líderes que surgen espontáneamente.

Organización Formal

Es la que está establecida por la dirección y reflejada en su organigrama. Están definidas las actividades de las personas, las unidades o departamentos, la autoridad de los distintos responsables, así como las relaciones de coordinación y comunicación entre los miembros y unidades de la organización.

Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa que muestra las distintas unidades organizativas y las relaciones que existen entre ellas, permitiendo conocer a simple vista y rápidamente las relaciones y dependencias jerárquicas que existen entre los distintos departamentos y grupos de actividades de la empresa.

Funciones del Organigrama

• Sirve para informar a los distintos miembros de la empresa sobre su posición dentro de ella y sobre sus relaciones de dependencia.
• Es útil también como carta de presentación ante el exterior; sirve para que personas y entidades conozcan a los interlocutores válidos para cada tema.

Requisitos del Organigrama

1. Exactitud: Debe reflejar fielmente y sin errores la estructura de la organización que representa.
2. Actualización: Como las organizaciones cambian, el organigrama debe actualizarse periódicamente.
3. Claridad y sencillez: Tiene que ser fácilmente comprensible por las personas que lo van a utilizar.

Tipos de Estructura Organizativa

1. Estructura lineal: Está basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados y, por tanto, cada trabajador es responsable ante un solo jefe.
   • Ventajas: Claridad en la definición de áreas de autoridad y responsabilidad, y que la comunicación y las órdenes son directas.
   • Inconvenientes: Cada directivo es responsable de una gran variedad de actividades y, como es obvio, no puede ser experto en todas ellas.
2. Estructura matricial: Combina la departamentalización por funciones y por proyectos, adoptando una estructura en forma de matriz de doble entrada en la que especialistas de diferentes departamentos funcionales se unen para trabajar en proyectos específicos, especialmente en las áreas de I+D+i y de nuevos productos o mercados.
3. Estructura en comité: Supone que las decisiones y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo o comité de personas.

Incentivos Económicos y Factores de Motivación

1. Salario base: Es la parte de la retribución monetaria que viene fijada en función de la categoría profesional de cada empleado y que está sujeta a los convenios colectivos.
2. Complementos salariales: Son incrementos al salario base que se atribuyen a los trabajadores en función de sus circunstancias personales, las funciones que desempeñan y la evolución de los resultados de la organización.
3. Retribuciones en especie: Consisten en la puesta a disposición de los empleados de ciertos bienes o servicios a precios inferiores a los de mercado o de forma gratuita. Coches de empresa, los seguros de vida, etc.

Otros Factores de Motivación

1. Política de incentivos: Los incentivos y la promoción deben ser utilizados para mantener a las personas motivadas.
2. Delegar autoridad y responsabilidad: Cuando se confía en alguien para que asuma mayores responsabilidades, se le hace partícipe de los objetivos de la empresa y ello tiene un claro efecto motivador.
3. Reconocer sus méritos: Además de hacer bien su trabajo, las personas también se motivan cuando se reconoce y aprecia lo que hacen.

Fases de la Función de Control

1. Establecimiento de estándares de resultados relativos a un periodo de tiempo. Deben fijar metas evaluables.
2. Medición de resultados reales: Para obtener estos datos, existe una gran variedad de procedimientos: reuniones, informes, análisis, etc.
3. Comparación de resultados con estándares: Entre lo que es y lo que debería ser. Estas comparaciones han de realizarse con cierta periodicidad para detectar cualquier posible desviación.

Funciones de la Dirección de Recursos Humanos

• Motivación de los trabajadores: Hacer que los intereses de los trabajadores sean los intereses de la empresa. Sistemas de evaluación, recompensa e incentivos.
• Liderazgo.
• Selección, contratación y formación de los trabajadores.
• Solución de conflictos de intereses.

El Capital Humano como Fuente de Ventaja Competitiva

• Hace diferentes a las organizaciones.
• Añade valor a la empresa.
• Hay pocas personas con altos niveles de rendimiento.
• Las personas son inimitables.

La Motivación Humana

Una persona está motivada para hacer algo cuando ese acto satisface sus necesidades y, por tanto, se mueve para conseguirlo.

Estudios sobre Motivación

Teorías que intentan explicar de dónde provienen los impulsos que llevan a la gente a actuar de determinada manera:

• Teoría de Maslow sobre la motivación.
• Teoría de Herzberg sobre la motivación.
• Teorías X e Y sobre el comportamiento humano.

Teoría de Maslow

Motivación y organización de las necesidades en función de su capacidad para motivar:

1. Fisiológicas
2. De seguridad
3. Sociales
4. Estima
5. Autorrealización

Cada necesidad solo motiva si se ha satisfecho la anterior.

Teoría de Herzberg

Existen dos tipos de factores:

• Factores que generan insatisfacción: Son factores que no funcionan como motivadores, pero que, si no cumplen unos mínimos, generan insatisfacción (salario, seguridad en el puesto de trabajo, condiciones de trabajo, procedimientos de la empresa, calidad de la supervisión técnica y calidad de las relaciones interpersonales).
• Factores motivadores: Son factores que motivan a los trabajadores (logro, reconocimiento, contenido del propio trabajo, responsabilidad, progreso y crecimiento personal).

Teorías X e Y sobre el Comportamiento Humano (McGregor)

Según la visión que los líderes tengan de sus subordinados, se comportarán con ellos de una determinada manera. Esto hará que los empleados acaben siendo tal como el líder consideraba. Las posibles visiones sobre los trabajadores son las teorías X e Y.

Teoría X

• Los trabajadores evitarán la responsabilidad y trabajarán lo menos posible.
• Estilo autoritario: recompensas y amenazas.
• No se dan responsabilidades.
• No hay confianza en los trabajadores.
• Evitan trabajar.
• Solo se esfuerzan si se les controla y amenaza.
• Prefieren ser dirigidos a dirigir.
• Tratan de eludir responsabilidades.
• Tienen poca ambición.
• Se resisten a los cambios y se preocupan por su propio interés.

Teoría Y

• Los trabajadores serán responsables y tendrán interés por el trabajo.
• Estilo participativo: motivará a los trabajadores.
• Dará responsabilidad a los trabajadores.
• Confiará en los trabajadores.
• Consideran al trabajo fuente de satisfacción.
• Pueden autocontrolarse para lograr objetivos.
• Asumen compromisos si existe una compensación.
• Aprenden a asumir responsabilidades.
• Tienen imaginación, creatividad e ingenio.