Claves para una Comunicación Profesional Efectiva en la Empresa
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Fundamentos de la Comunicación
Comunicar es transmitir una información a alguien.
La comunicación oral
Para ser eficaces, debemos intentar ser: corteses, claros, cercanos, breves y precisos.
La mirada, el tono y los gestos
- La mirada: Debe ser sincera y orientada a los ojos del interlocutor. Evitar mirar a los ojos puede transmitir desconfianza.
- El tono y los gestos: Deben servir de apoyo a nuestras palabras.
La comunicación escrita
La correspondencia comercial transmite la imagen de la empresa, por lo que debe cuidarse su presentación en extremo.
El lenguaje escrito
Los tres principios fundamentales de un mensaje son:
- Claridad: No debe ofrecer dudas sobre su significado.
- Concisión: Breve y directo, con frases cortas y párrafos breves.
- Sencillez: Explicar con precisión, pero sin frases enrevesadas.
Además, es necesario:
- No cometer faltas de ortografía.
- Utilizar un lenguaje positivo.
- Emplear un vocabulario amplio.
- Utilizar distintos párrafos para distintas ideas.
- Evitar expresiones excesivamente técnicas o formales que dificulten al receptor entender correctamente el mensaje.
La carta comercial
La referencia (si procede que la lleve) es un código interno del remitente para localizar rápidamente la carta enviada.
La carta comercial es utilizada por las empresas para contactar con clientes, proveedores, etc. Además de su función comunicativa, transmite la imagen de la empresa, por lo que ha de ser muy correcta en fondo y forma.
La comunicación electrónica
La comunicación mediante tecnologías de la información está cada vez más implantada en las empresas. En los últimos años se ha generalizado el empleo del correo electrónico, la telefonía por IP y el uso de mensajería instantánea.
Ventajas de la comunicación electrónica
- Rapidez: Prácticamente instantánea.
- Coste: Prácticamente nulo.
- Flexibilidad: Permite añadir archivos y enviar a múltiples usuarios.
Telefonía por IP
Es la transmisión de la señal de voz por Internet mediante un protocolo (IP = Internet Protocol).
Estructura del correo electrónico
- "Con copia" (CC): Persona a la que se envía una copia del correo.
- "Con copia oculta" (CCO): Los destinatarios principales no verán a quién se le envía esta copia.
- Regla DASP: Directo, Activo, Simple y Positivo.