Claves de Comunicación Interpersonal y Estructuración Eficaz de Puestos Laborales

La Comunicación Verbal y No Verbal

La comunicación abarca diversas formas. Es tan importante lo que se dice como la forma en que se dice. Mientras que la comunicación verbal explícita no suele presentar mayores inconvenientes, la comunicación no verbal, aquella que se transmite mediante gestos, posturas o comportamientos, juega un papel crucial al enfatizar y matizar el mensaje verbal.

Tipos de Negociación

Negociación Competitiva

• Los participantes son adversarios.
• El objetivo es la victoria.
• Se desconfía del otro.
• Se insiste en la posición propia.
• Se contrarrestan los argumentos del otro.
• Se recurre a amenazas.
• Se exigen ganancias para llegar a un acuerdo.
• Se establece en términos de confrontación.
• No importa lo que piense o necesite el otro.

Negociación Cooperativa

• La relación es amistosa o colaborativa.
• El objetivo es alcanzar un acuerdo mutuamente beneficioso.
• Se confía en el otro.
• Se comparte información de forma transparente.
• Se insta a alcanzar un acuerdo satisfactorio para ambas partes.
• Se ofrecen concesiones.
• Se muestra el límite inferior o punto de reserva si es necesario.
• Se intentan cubrir las necesidades de la otra persona.
• Se aceptan pérdidas o compromisos para lograr un bien mayor.
• Se establece en términos de colaboración.
• Es importante que la otra parte quede satisfecha.

Estudio y Optimización de Puestos de Trabajo

El estudio de puestos de trabajo se define como un proceso sistemático a través del cual la empresa recopila y analiza información relevante sobre un puesto de trabajo específico. El objetivo es detallar las funciones, tareas, actividades, obligaciones y responsabilidades que lo componen, con el fin de establecer el perfil profesional idóneo de la persona que debería ocuparlo.

Objetivos del Estudio de Puestos de Trabajo

• Determinar el perfil profesional del futuro ocupante de un puesto de trabajo.
• Servir como punto de partida fundamental para la fase de reclutamiento y selección de personal.
• Determinar, a través de datos reales y objetivos, el valor relativo de cada puesto dentro de la organización.
• Definir claramente las funciones, así como los niveles de autoridad y los grados de responsabilidad asociados a cada puesto.
• Proporcionar datos para establecer una estructura de salarios equitativa y competitiva.
• Facilitar los procesos de selección, promoción interna y diseño de planes de formación del personal.

Descripciones de los Puestos de Trabajo

Las descripciones de los puestos de trabajo son documentos formales donde se reflejan las obligaciones, responsabilidades, relaciones interpersonales y las condiciones laborales inherentes a un puesto específico.

Una descripción de puesto eficaz debe permitir:

• Identificar claramente el puesto de trabajo dentro de la estructura organizativa.
• Definir su razón de ser (misión del puesto), así como sus fines y contribución a los objetivos de la empresa.
• Describir detalladamente sus funciones, tareas y actividades principales.

Elementos esenciales de una descripción de puesto:

• Identificación del puesto de trabajo (título del puesto, departamento, ubicación, a quién reporta, etc.).
• Resumen del puesto de trabajo (breve descripción general de su propósito).
• Obligaciones y deberes principales.
• Responsabilidades (sobre personas, equipos, información, presupuesto, etc.).
• Nivel de autoridad.
• Estándares de desempeño esperados.
• Condiciones laborales (horario, entorno físico, viajes requeridos, etc.).

Ventajas del Estudio de Puestos de Trabajo

• Optimiza la estructura organizativa de la empresa, reflejando con claridad los niveles de autoridad y las relaciones interdepartamentales.
• Asigna de forma racional a las personas a los puestos de trabajo más adecuados a sus perfiles y competencias.
• Mejora la formación del personal, al definir claramente las exigencias del puesto y, en consecuencia, la capacitación requerida.
• Permite evaluar con mayor objetividad el desempeño en el puesto de trabajo.
• Contribuye a la Seguridad y Salud Laboral, facilitando la prevención de riesgos laborales y la disminución de accidentes.
• Facilita el diseño de planes de desarrollo profesional y de carrera para los empleados.

Perfil Psicográfico del Candidato Ideal

Una vez realizado el estudio del puesto de trabajo, se debe elaborar un perfil psicográfico que refleje los conocimientos, aptitudes y actitudes necesarias para un desempeño óptimo. Este perfil debe contener información sobre:

• Edad preferible (rango mínimo y máximo, si es relevante y legalmente justificable).
• Titulación académica o formación específica requerida.
• Conocimientos técnicos y especializados necesarios.
• Experiencia laboral previa (tipo y duración).
• Factores intelectuales (capacidad de análisis, resolución de problemas, toma de decisiones, etc.).
• Aptitudes (habilidades específicas para el puesto: comunicación, liderazgo, organización, etc.).
• Rasgos de personalidad deseables (iniciativa, proactividad, trabajo en equipo, adaptabilidad, etc.).
• Habilidades de comportamiento social e interpersonal.

Indicadores Clave de Gestión de Personal

Índice de Rotación

Este índice mide el flujo de trabajadores que entran y salen de la empresa durante un periodo determinado. Se calcula de la siguiente manera:

Índice de Rotación = ((Número de Altas – Número de Bajas durante el periodo) / Plantilla Media del periodo) x 100

Índice de Absentismo

Refleja el porcentaje de tiempo no trabajado por los empleados (debido a ausencias justificadas o injustificadas) en relación con el tiempo de trabajo total esperado. Se calcula así:

Índice de Absentismo = (Total de Horas Perdidas por Ausencias / (Jornada Laboral Estándar x Número Total de Trabajadores en el periodo)) x 100