Claves para la Comunicación y Gestión del Cambio en la Empresa

Comunicación y Gestión del Cambio Organizacional

La comunicación del cambio es un instrumento fundamental para superar las resistencias y los rumores que surgen durante los procesos de transformación en una empresa. Cuando los empleados boicotean un proceso de cambio, a menudo se debe a la incertidumbre. Para eliminarla, es crucial informarles adecuadamente.

Situaciones que Requieren Gestión del Cambio

Existen diversas circunstancias que demandan una gestión del cambio planificada:

• Reestructuraciones y adopción de nuevas formas de trabajo.
• Fusiones, absorciones, liberalizaciones y privatizaciones.
• Cambios en la misión, la identidad y la cultura de la organización.
• Adopción de nuevas tecnologías.
• Despido de parte de la fuerza de trabajo.
• Modificaciones en los productos o servicios de la organización.

Fases del Proceso de Cambio

El proceso de cambio se desarrolla típicamente en cuatro fases clave:

1. Reconocimiento de la necesidad del cambio: Identificar y aceptar que la transformación es necesaria.
2. Planificación del cambio: Desarrollar un plan detallado, identificando los elementos clave y las estrategias a seguir.
3. Implementación: Poner en marcha el plan de cambio diseñado.
4. Institucionalización y Rutinización: Asegurar que el cambio se integre en la cultura y las operaciones diarias de la organización.

Tipos de Cambio y Procesos

La intensidad de la comunicación variará en función del tipo de cambio que se aborde.

Tipos de Cambios

• Cambios mayores o radicales: Transformaciones profundas que afectan a toda la organización.
• Cambios menores y convergentes: Ajustes más pequeños y graduales.

Tipos de Procesos de Cambio

• De arriba abajo (Top-Down): Diseñados por la alta dirección y comunicados de forma unidireccional a los empleados. Simplemente se informa de lo que se va a hacer.
• De abajo a arriba (Bottom-Up): Suelen ser más exitosos porque la involucración genera compromiso. Este proceso se desarrolla en varias etapas comunicativas:
  • Identificación: Se consideran las percepciones de los empleados y se les convence de la necesidad del cambio mediante reuniones cara a cara, correo electrónico o teléfono.
  • Diseño del proceso: Requiere una comunicación ascendente para recoger ideas y aportaciones.
  • Implementación y rutinización: Se pueden utilizar encuentros cara a cara para consolidar el cambio.

Factores de Éxito en la Comunicación del Cambio

Según Larkin y Larkin, existen factores clave que determinan el éxito de la comunicación en un proceso de cambio:

• El emisor del mensaje: Las noticias sobre el cambio deben ser comunicadas a los empleados por sus supervisores inmediatos.
• El canal de comunicación: Al diseñar los procesos de comunicación, es vital considerar las características de la empresa. En una empresa pequeña, el contacto cara a cara facilita el cambio, mientras que en una grande, los medios interactivos pueden ser más efectivos.

Vías de Implementación del Cambio

Existen dos formas principales de implementar los procesos de cambio:

• Vía lenta (Islas culturales): Se identifica a un grupo de empleados para probar el proceso de cambio. Si funciona, se intenta extenderlo al resto de la organización.
• Vía rápida: Se implementa el cambio directamente en toda la organización.

Necesidad de Consenso y Compromiso

El consenso y el compromiso de los empleados son especialmente necesarios cuando:

• Se aborda un cambio radical en lugar de uno convergente.
• Existen antecedentes de resistencia a cambios similares.
• Los empleados controlan recursos críticos (como experiencia o aprobaciones).
• Se requiere el apoyo y la cooperación continua de los empleados para mantener el cambio.

Estrategias de Comunicación según la Involucración

1. Información selectiva: Informar solo a un grupo selecto de empleados para no sobrecargar de información.
2. Consulta e información a personal clave: Involucrar a los empleados que son cruciales para el éxito del proceso.
3. Distribución amplia de información: Comunicar a todos los empleados de la organización.
4. Participación igualitaria: Fomentar una colaboración equitativa entre directivos y empleados.

Gestión del Cambio Cultural en las Organizaciones (según Villafañe)

Justo Villafañe identifica que uno de los mayores desafíos para tener éxito en procesos de cambio cultural es superar la resistencia de los empleados. Para ello, es importante informar de forma completa y comprometer a la plantilla implementando herramientas de comunicación bidireccional. Estos procesos suelen ser costosos y largos, pudiendo durar entre 1 y 3 años.

Villafañe establece dos momentos clave:

1. Fase de Sensibilización

En esta etapa se busca identificar y comunicar la necesidad del cambio dentro de la organización para generar un consenso favorable que permita a la empresa sobrevivir en un contexto competitivo.

• Identificar los puntos débiles o negativos de la empresa.
• Transmitir confianza al hablar del futuro cambio.

2. Fase de Ejecución

Una vez creada la conciencia, se pasa a la acción.

• Es muy importante situar a un líder carismático a la cabeza que sirva como referencia del proceso.
• Transmitir la idea de que el cambio es fundamental para la supervivencia de la empresa.
• Utilizar símbolos, ritos y ceremonias para reforzar la nueva cultura y los nuevos valores.