Claves para una Comunicación Efectiva: Emisor, Mensaje y Canales

Elementos a Considerar por el Emisor para una Comunicación Efectiva

• Calibrar la importancia de la información.
• Ponerse en el lugar del receptor (empatía).
• Seleccionar el canal, los símbolos y el momento adecuados.
• Esperar y observar la reacción del receptor (retroalimentación).

Distinción entre Tipos de Mensaje

Es fundamental diferenciar entre:

• Mensaje pensado: Aquel que el emisor tiene la intención de transmitir.
• Mensaje transmitido: El que realmente se envía a través del canal de comunicación.
• Mensaje recibido: El que es decodificado y comprendido por el receptor.
• Mensaje interpretado: El significado final que el receptor atribuye al mensaje recibido.

En una comunicación verdaderamente eficaz, estos cuatro mensajes deberían coincidir lo máximo posible.

Requisitos para un Mensaje Eficaz

• Claridad: Mensajes inequívocos para los destinatarios. Evitar formas redundantes o ambiguas que puedan confundir al receptor.
• Precisión: Información exacta que no genere desconfianza en el receptor.
• Objetividad y Veracidad: La información debe ser verdadera, imparcial y objetiva. Si se incluye información subjetiva de otras fuentes, debe señalarse claramente.
• Oportuno: Transmitir el mensaje en el momento más útil y cuando se pueda asegurar la atención del receptor.
• De Interés: Presentar datos relevantes para el receptor fomenta una mayor motivación e implicación por su parte.

Mensajes Facilitadores y Obstructores (Según Strayhorn)

Mensajes Facilitadores

Son aquellos que promueven una comunicación abierta y efectiva:

• Declaraciones de sentimientos (agrado, desagrado).
• Expresión de impresiones personales.
• Formulación de preguntas abiertas.
• Solicitud de información más precisa o aclaraciones.
• Presentación de opciones para elegir.

Mensajes Obstructores

Son aquellos que dificultan o bloquean la comunicación:

• Suponer en lugar de comprobar o preguntar.
• Hacer preguntas de reproche o acusatorias.
• Realizar generalizaciones excesivas.
• Utilizar imperativos morales como "deberías".
• Mostrar incongruencia entre el lenguaje verbal y no verbal.
• Emplear el sarcasmo.

Recomendaciones para Escribir Correos Electrónicos Eficaces

• No escribir nada que no se diría cara a cara.
• Cuidar la ortografía, la puntuación y el uso correcto de mayúsculas y minúsculas.
• Evitar contestar correos estando enfadado o alterado.
• Aplicar la regla de las 3 Q: ¿Qué? ¿Quién? ¿A quién? (Asegurarse de que el contenido, el remitente y los destinatarios son los correctos).
• Ser conciso: estructurar el mensaje en párrafos cortos (idealmente 4-5 líneas).
• Revisar el correo habitualmente y, en caso de no poder contestar pronto, enviar un mensaje breve avisando de la demora.
• Incluir siempre un asunto claro y descriptivo.
• Utilizar la copia oculta (CCO) adecuadamente para proteger la privacidad de los destinatarios cuando sea necesario.
• Incluir los mensajes anteriores relevantes para mantener el hilo de la conversación.
• Anticipar y responder posibles preguntas que pueda tener el receptor.
• Indicar la prioridad del mensaje (alta, normal, baja) si la plataforma lo permite y es relevante.

Comunicación Escrita: Ventajas e Inconvenientes

Ventajas

• Permite una mayor objetividad al formular el mensaje.
• Deja constancia escrita y permite archivar la información para futuras referencias.
• Facilita la planificación y revisión del mensaje antes de enviarlo.

Inconvenientes

• Generalmente, requiere más tiempo para su elaboración que la comunicación oral.
• No permite una rectificación o aclaración inmediata una vez enviado.
• La retroalimentación (feedback) no es instantánea y puede tardar en llegar o no llegar nunca.
• No se puede garantizar que el mensaje sea leído en el momento deseado y existe el riesgo de que se pierda o ignore.
• No permite captar la reacción no verbal inmediata del receptor.

Funciones de la Comunicación No Verbal

La comunicación no verbal cumple varias funciones cruciales:

• Repetición: Refuerza o repite lo que se ha expresado verbalmente. Ejemplo: Decir "No" y simultáneamente mover la cabeza negando.
• Contradicción: El mensaje no verbal contradice al verbal. En estos casos, se tiende a dar más credibilidad al mensaje no verbal, ya que suele ser más inconsciente.
• Sustitución: Un gesto o expresión no verbal reemplaza a un mensaje verbal. Ejemplo: Saludar con la mano a distancia en lugar de decir "Hola".
• Complementación: Añade matices o información adicional al mensaje verbal. Ejemplo: Alguien expresa verbalmente incomodidad y, al mismo tiempo, su lenguaje corporal (hablar rápido, evitar contacto visual) refuerza ese sentimiento.
• Acentuación: Enfatiza o subraya ciertas partes del mensaje verbal. Ejemplo: Golpear la mesa suavemente al decir una palabra clave para darle énfasis.
• Regulación: Ayuda a gestionar el flujo de la conversación. Ejemplo: Asentir con la cabeza anima al emisor a continuar hablando, mientras que mirar hacia otro lado o mostrarse distraído puede indicar desinterés y llevar al emisor a concluir.