Claus de la comunicació eficaç en una organització

La comunicació és una activitat omnipresent en qualsevol tipus d’organització i representa molt més que un simple traspàs d’informació. És mitjançant la comunicació que les diferents persones de l’organització es relacionen entre elles i amb l’exterior, i aconsegueixen combinar esforços per assolir els objectius empresarials i personals.

Les funcions de la comunicació en una organització

Les funcions principals que la comunicació acompleix en una organització són:

1. La comunicació és el vehicle per a donar, rebre o intercanviar informació sobre esdeveniments o activitats que ens afecten a la feina.
2. La comunicació permet expressar sentiments i emocions als altres.
3. Mitjançant la comunicació podem influir en les opinions, les activitats i els comportaments dels qui ens envolten dins i fora de l’organització.
4. La comunicació pot reforçar l’estructura formal de l’organització fent servir els canals formals que aquesta hagi disposat.

Comunicació oral vs. escrita: avantatges i inconvenients

Avantatges

Comunicació oral

• Facilitat, brevetat i agilitat.
• Possibilitat de fer aclariments, comentaris i correccions.
• Contacte humà.
• Feedback ràpid i obvi.

Comunicació escrita

• És objectiva, precisa i clara.
• En queda constància i facilita el control.
• Permet acumular informació sobre el mateix tema.
• Pot arribar a més gent alhora.

Desavantatges

Comunicació oral

• Risc d’improvisació i pèrdua de detalls.
• Oblits.
• Alteració de la informació si hi ha diferents interlocutors.

Comunicació escrita

• No permet percebre el clima ni les respostes o reaccions.
• Hi ha la possibilitat que no s’entengui o es malinterpreti.
• Manca d'espontaneïtat i naturalitat.

Barreres comunes en la comunicació empresarial

Les principals barreres que poden dificultar la comunicació són:

1. Barreres físiques: Són les interferències que ocorren en l’entorn físic en el qual es pretén dur a terme la comunicació.
2. Barreres personals: Aquest tipus d’interferència s’origina en les emocions, els valors i els costums humans, així com en alguns hàbits, com una pobra capacitat per escoltar atentament.
3. Barreres semàntiques: Apareixen a causa de les limitacions dels símbols (paraules, gestos, etc.) a través dels quals ens comuniquem.

Conseqüències de les barreres en la comunicació

Les conseqüències derivades d’aquests tres tipus de barreres poden ser:

a) Distorsió

Es dona quan un missatge s’altera en passar a través dels canals entre l’emissor i el receptor. Algunes de les raons per les quals ocorren distorsions són els diferents marcs de referència, la distància social o d’estatus, la necessitat de condensar la informació o la mateixa imprecisió del llenguatge.

b) Omissió

Ocorre quan part del missatge o la seva totalitat no arriba al receptor. Es pot ocasionar a partir d'interferències físiques o bé perquè l’emissor no està disposat a donar la informació completa.

c) Temporització

El moment en què els missatges arriben és de vital importància en l’entorn empresarial, ja que la comunicació organitzativa pretén causar reaccions o accions. Per exemple, un informe que arribi massa d’hora pot semblar no rellevant i, per tant, s'ignorarà o arxivarà, i pot quedar en l’oblit quan arribi el moment d’utilitzar aquella informació. En cas contrari, la informació també pot arribar massa tard, quan ja no hi ha temps per respondre amb una acció correcta i completa.

d) Sobresaturació

Es dona quan els individus reben tanta informació que no la poden processar tota i, per tant, n’han d’ignorar o descartar una part considerable. En conseqüència, les decisions sobre priorització o fins i tot consideració de missatges poden esdevenir arbitràries i, per tant, ineficients.

e) Acceptació

Fins i tot eliminant totes les barreres anteriors, cal que el receptor accepti el missatge per assolir l’objectiu que es pretenia en enviar-lo. Els missatges són de vegades ignorats o refusats perquè es consideren poc importants, inapropiats o irrellevants, o bé quan provenen d’una font de poca credibilitat.