Clasificación y Organización de Documentos Empresariales: Métodos y Sistemas

Sistemas de Clasificación de la Documentación

• Cronológica: En función de una fecha.
• Temática: En función del asunto de que tratan.
• Alfabética: En función del nombre de la persona o empresa.
• Geográfica: Según el área geográfica de procedencia.
• Numérica: Asignando un número a los documentos.
• Ordenación mixta: Si se entremezclan varios sistemas.
• Ordenación último dígito: Si se asignan varios números.

Concepto y Fines de la Clasificación

• Acceder a la información con facilidad y rapidez.
• Facilitar el control de la información.
• Cumplir con las exigencias legales en cuanto a la conservación de documentos.

Normas de Clasificación

• Seleccionar un orden de clasificación.
• El orden o sistema de clasificación elegido debe ser fácil de comprender y manejar por aquellas personas que han de trabajar con él.
• La clasificación debe estar en consonancia con nuestras necesidades.
• La clasificación alfabética siempre debe prevalecer.

Clasificación y Tipos de Archivos más Recientes

1. Según el Tipo de Organización

• Archivo Centralizado: Archivo localizado en un solo sitio.
• Archivo Descentralizado: Archivo distribuido en distintas partes de la empresa, donde los documentos se encuentran repartidos entre los departamentos.

2. Según el Sistema de Archivo

El archivo debe tener unos requisitos. La aparición de nuevas tecnologías hace posible que el trabajo de la empresa esté mecanizado y automatizado.

3. Según el Soporte

• Archivos de Documentos: Almacena papeles y documentación en carpetas, ficheros, cajas, estanterías y armarios.
• Archivos de Microfilm: El archivo consiste en fotografiar los documentos y reducirlos a un tamaño muy pequeño utilizando una microfilmadora. Se guardan en rollos de película.

4. Según el Grado de Utilización

• Archivo Activo: Se accede a él habitualmente.
• Archivo Semiactivo: Se accede raramente.
• Archivo Inactivo: Archivo considerado de interés histórico, pero sin utilidad operativa.

Sistemas de Archivos

Sistemas Horizontales

Ventajas:

• Sencillo.
• Barato.
• Permite archivar documentos grandes.

Inconvenientes:

• Costosa búsqueda.
• Ocupa mucho espacio.

Sistema Vertical

Ventajas:

• Sencillez

Inconvenientes:

• Peso limitado.
• No lo puede utilizar más de una persona a la vez.

Sistema Lateral

Ventajas:

• Permite archivar muchos documentos en un espacio relativamente pequeño.
• Los documentos están a la vista.
• Varias personas pueden acceder al mismo tiempo.

Inconvenientes:

• Difícil acceso a los documentos situados en la parte superior.
• Mayor probabilidad de deterioro.