Clasificación, Ordenación y Tipos de Archivo en la Empresa

Clasificación y Ordenación de Documentos

En el archivo no se pueden guardar los documentos de forma caótica; previamente habrá que separarlos por grupos homogéneos y agruparlos por clases (**clasificar**), y después se colocarán siguiendo un orden (**ordenar**). El paso final será guardarlos en el archivo (**archivar**).

Requisitos de Clasificación y Ordenación

1. Ser el más **adecuado** al tipo de documentos que se manejan.
2. Resultar **sencillo** y no presentar casos de ambigüedad.
3. Facilitar la **localización rápida** y eficiente de documentos.
4. Permitir **ampliaciones** futuras.

El archivo es imprescindible para la empresa por dos razones:

1. Por imperativo legal. El Código de Comercio obliga a conservar durante 6 años libros y documentos que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con terceras personas. Esta obligación persiste aunque cese la actividad empresarial.

2. Por interés propio. La información es básica para la toma de decisiones en la empresa.

Clases de Archivo

Archivo Centralizado

La totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar. Desde aquí se atenderán las peticiones de consulta que realicen los departamentos de la empresa.

Ventajas: El archivo lo atienden profesionales especialistas, permite el ahorro de instalaciones, equipos y materiales, etc.

Archivo Descentralizado

La documentación se reparte en diversas secciones. Pasado un tiempo, se lleva a un depósito común.

Ventajas: mayor proximidad y accesibilidad, se evitan los trámites de solicitud de consulta.

Inconvenientes: se repiten tareas de archivo, se multiplican los espacios, equipos, materiales y el personal dedicado al archivo.

Archivo Mixto

Es el que usan normalmente las empresas. Se centraliza la documentación de carácter general y se descentraliza la de las secciones. Este archivo se organiza en 3 niveles:

• Archivo individual: Contiene la documentación que consulta y maneja cada persona en su trabajo.
• Archivo departamental: Contiene la documentación que consultan y manejan las personas de un determinado departamento.
• Archivo general: En él se guarda la documentación procedente de los distintos departamentos.

Archivo Activo

Guarda documentación vigente que se consulta con frecuencia.

Archivo Semiactivo

Recoge documentos del archivo activo que dejan de estar vigentes pero que todavía puede ser necesario consultar. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.

Archivo Definitivo o Inactivo

En él se guardan los documentos que ya perdieron su vigencia pero conservan un valor histórico o documental para la empresa. También se conservan en él documentos sin valor a la espera de su destrucción.