Clasificación y Gestión Eficiente de Archivos Documentales

Organización de Archivos: Clasificación y Tipología

Tipos de Archivos

• Archivo Activo: También denominado archivo de oficina o de gestión. Se utiliza para almacenar documentos de consulta frecuente. En este sistema, los documentos se organizan en expedientes, carpetas, mesas de trabajo o armarios archivadores.
• Archivo Semiactivo: Conocido como archivo central, alberga documentos de consulta menos frecuente. En esta etapa, se determina qué documentos deben destruirse y cuáles deben transferirse a los archivos inactivos. La empresa designa a un encargado responsable de controlar las entradas, salidas y préstamos de expedientes para garantizar una gestión correcta.
• Archivo Inactivo (Definitivo o Pasivo): Contiene documentos que han perdido su utilidad práctica de consulta, pero que conservan valor histórico o documental. Estos archivos suelen existir únicamente en grandes empresas, centralizando la documentación con valor procedentes de los archivos semiactivos de sus sucursales.

Proceso de Archivo

• Incorporación de los documentos al archivo.
• Utilización de los documentos archivados.
• Conservación de los documentos en el archivo.
• Destrucción de los documentos.

Archivo Informático

Es el conjunto de información guardada en un formato que permite su lectura y almacenamiento en un ordenador u otro dispositivo. En un archivo informático se pueden gestionar fotografías, documentos de texto, canciones, vídeos e imágenes, entre otros.

Características de la Estructura

Todos los documentos se organizan siguiendo una estructura jerárquica:

• En la parte superior se encuentran los dispositivos.
• Dentro de estas unidades se ubican las carpetas, que contienen archivos u otras subcarpetas.
• Carpeta o Directorio: Es un contenedor de archivos organizado según el criterio del usuario. Se trata de un fichero especial que sirve para agrupar y contener archivos u otras carpetas.

Procedimiento de Protección de Datos

Este proceso se fundamenta en tres requisitos esenciales:

• Requisitos de seguridad.
• Requisitos físicos.
• Requisitos legales.

Requisitos de Seguridad

Las grandes empresas deben elaborar un plan de contingencia ante posibles catástrofes. Asimismo, es indispensable implementar una política de copias de seguridad adecuada, ejecutada mediante aplicaciones específicas en soportes externos (como CD, DVD, entre otros).