Clasificación y Gestión de Documentos Empresariales y Comunicaciones Oficiales

Clasificación y Definición de Documentos Administrativos y Formales

Este documento tiene como objetivo informar de manera urgente y relevante sobre diversos tipos de documentos utilizados en el ámbito administrativo y empresarial.

Tipos de Documentos Formales

• AVISO: Documento breve que tiene como objetivo informar a muchos destinatarios algo urgente y relevante.
• MEMORANDO: Documento utilizado para dar órdenes o peticiones entre diferentes departamentos o personas.
• CONVOCATORIA: Documento en el que se cita a una reunión, junta o evento. Debe incluir: lugar, fecha, hora, orden del día, fecha del documento y la firma de quien lo envía.
• ACTA: Documento donde se registra lo ocurrido en una reunión, especificando quiénes participaron y sobre qué se habló.
• INSTANCIA: Documento utilizado para solicitar algo a la administración pública.
• OFICIO: Documento que utiliza la administración para comunicarse entre sí o con particulares y empresas.
• RECURSO: Documento dirigido a un órgano de la administración que dictó una resolución con la que el interesado no está de acuerdo. Por medio de él se solicita la modificación del acto o resolución.

El Informe: Características y Tipologías

El INFORME recoge la descripción detallada de todos los datos, hechos o acontecimientos relacionados con algunos asuntos.

Características del Informe

• Objetividad: No se basa en opiniones personales, sino en datos objetivos.
• Lenguaje: Es especializado porque lo elaboran personas que entienden sobre el tema.
• Orden: La descripción sigue un orden o secuencia cronológica.
• Estilo y Confidencialidad: Está creado solo para las personas que lo solicitan.

Clasificación de Informes

Según el contenido:

• Personal: Sobre una persona concreta.
• Empresarial: Informe sobre la actividad de la empresa.

Según la evaluación:

• Descriptivo: Expone los hechos de forma que no influyan los sentimientos.
• Evaluativo: Además de analizar sin influencia de sentimientos, da una visión personal.

Según el ámbito:

• Interno: Se crea dentro de la empresa.
• Externo: Lo crea una entidad fuera de la empresa.

Otros Documentos Relevantes

• MEMORIA: Describe las actividades realizadas en un periodo de tiempo concreto y los resultados obtenidos. Estructura típica: portada, índice, introducción, desarrollo, conclusiones, anexo.
• CERTIFICADO: Se utiliza para que conste un hecho determinado; lo crea una persona autorizada a petición del interesado.
• SALUDA: Documento de cortesía breve que utilizan los cargos altos para saludar, felicitar o invitar. Lo escribe un alto cargo en tercera persona y no se firma; se utiliza papel A5 y no incluye la dirección del destinatario.
• INVITACIÓN: Breve, tiene como objetivo convocar a alguien a un acto o celebración. Suele usar papel de calidad, diseño atractivo, e incluye fecha, hora y lugar.
• TARJETA DE VISITA: Lleva los datos de la empresa y se entrega a personas a las que les pueda interesar.
• NOTA DE PRENSA: Comunicación escrita elaborada por la empresa dirigida a los medios de comunicación.

Medios y Soportes de Comunicación

Soportes Físicos y Digitales

• PAPEL: Medio tradicional para elaborar mensajes escritos. Tipos comunes: offset, estucado satinado, ecológico.
• SOPORTE DIGITAL: Incluye tablet, ordenador y móviles.
• CORREO ELECTRÓNICO: Es el medio más habitual actualmente.

Gestión de la Correspondencia

Correspondencia de Entrada

Formada por el correo que recibe la empresa procedente del exterior.

La CORRESPONDENCIA es el conjunto de cartas que se envían o reciben.

• APARTADO DE CORREOS: Alquiler de buzón de correspondencia con llave.
• ACUSE DE RECIBO: Justifica que la correspondencia ha sido recibida.

Fases de Recepción

La recepción implica:

1. Recepción
2. Apertura
3. Clasificación

Registro de Entrada

Es obligatorio para los organismos públicos y voluntario para las empresas.

• Numeración: A cada documento que entra se le coloca un número.
• Registro: La correspondencia que llega se anota en el libro de registro con los siguientes campos: "número, fecha, remitente, clase, anexo, asunto, destinatario".

Distribución

Se clasifica la correspondencia por departamento para organizar los recorridos de entrega dentro de la empresa. Se prioriza:

• La correspondencia urgente primero.
• La privada se entrega a mano.
• Si es para varios departamentos, se hacen copias y se apuntan en el libro de registro.

Correspondencia de Salida

Es aquella que se origina en la empresa para comunicarse con el exterior.

Confección y Preparación

Incluye: redacción, impresión, firma y recogida.

Registro de Salida

Implica numeración y registro en el libro de salida correspondiente.

Expedición o Envío

1. Plegado de sobre: Consiste en doblar las cartas e introducirlas en el sobre.
2. Franqueo: Pago al servicio de transporte y reparto de la correspondencia.
3. Envío: Se lleva a correos o empresa de mensajería.

Servicios Postales y Firma Electrónica

Servicios Postales

• OPERADOR POSTAL: Empresa que realiza recogidas, transporte y reparto de objetos postales.
• SERVICIO POSTAL UNIVERSAL: Atiende a todos los ciudadanos de un país en iguales condiciones, sin importar dónde vivan.

Envío Online

El remitente crea el documento deseado en la web o lo adjunta desde el ordenador, introduce los datos del destinatario y realiza el pago. Correos se encarga de imprimirlo, ensobrarlo y hacerlo llegar.

Validez Legal y Firma Digital

Registro Electrónico

Tiene la misma validez legal que la presentación en formato papel a través de la oficina de registro público.

Certificados Digitales

• CERTIFICADO DIGITAL: Documento electrónico que identifica a una persona física o jurídica. Vincula una clave pública a una persona y es imprescindible para realizar la firma digital.
• CERTIFICADO SOFTWARE: Un fichero que se instala en un ordenador.
• CERTIFICADO HARDWARE: Está contenido en una tarjeta con un chip electrónico, como el DNI.

Firma Digital

Conjunto de datos asociados a un documento electrónico que garantiza:

• Identificación: El que firma está identificado sin equivocación.
• Integridad: El documento no ha sufrido ninguna alteración o manipulación.
• No repudio: Los datos son únicos y exclusivos, por lo que el firmante no puede negar haber firmado.