Clasificación y Gestión de Archivos: Tipos, Sistemas y Protección de Datos

Tipos de Archivo Según su Frecuencia

Archivos Activos (De Oficina o de Gestión)

Contienen documentos que son utilizados frecuentemente. Deben localizarse en un lugar accesible y cercano al puesto de trabajo para evitar pérdidas innecesarias.

Archivos Semiactivos (Centrales)

En ellos se guardan documentos de poca actividad que han sido retirados del archivo activo y son útiles con poca frecuencia. Suelen localizarse en dependencias habilitadas para ello, donde una o dos personas controlan la entrada y salida de documentos. Cada cierto tiempo, el archivo semiactivo se vacía y los documentos, algunos se trasladan al archivo inactivo, otros se destruyen.

Archivos Inactivos (Pasivos, Históricos o Definitivos)

Contienen documentos que rara vez son útiles. Es la documentación legal sin utilidad en el día a día de la empresa. Se accede a ellos previa solicitud del interesado, ya que suelen localizarse en la sede central de la empresa. Cuando la documentación deja de tener valor legal o documental, se destruye.

Sistemas de Clasificación de Documentos

Todos los archivos deben tener establecido un criterio de orden de los documentos que se incluyen en ellos. Este criterio funciona como una 'llave' que nos permite acceder a cualquier documento rápidamente.

Los requisitos que todo sistema de clasificación debe tener son:

1. Debe ser fácil de comprender.
2. Sencillo de aplicar.
3. No debe ser ambiguo, siempre debe tener respuesta.
4. Ha de permitir futuras ampliaciones.
5. Tiene que posibilitar la localización rápida y eficiente de documentos.

Sistema Alfanumérico

El sistema alfanumérico surge de combinar el sistema alfabético y el numérico. En él se utilizan letras y números para componer una palabra o código sobre la cual archivar. En el sistema numérico, puede que dicha palabra ordenatriz esté relacionada con el documento o que sea elaborada ex profeso para la ordenación. Será necesario utilizar un índice auxiliar que relacione el código alfanumérico con el documento.

Ley de Protección de Datos (LOPD)

Esta ley tiene por objeto 'garantizar y proteger los derechos y libertades de las personas físicas, en especial su honor e intimidad', siendo de aplicación a toda empresa con archivos en España. Toda empresa que desarrolle actividad en territorio español y trabaje con datos personales está obligada a cumplir con los siguientes aspectos de protección de datos:

1. Debe notificar a la Agencia Española de Protección de Datos los ficheros de datos personales que tenga o las aplicaciones informáticas que utilice para su gestión.
2. Debe redactar un documento de seguridad para reflejar las políticas, normas y procedimientos aplicables a la gestión.
3. Deberá firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellas empresas o profesionales que, en el desarrollo de la prestación de un servicio, accedan a dichos datos personales.
4. Debe informar a los titulares de los datos que está cumpliendo con la normativa de protección de datos, especialmente en lo relativo a:
   • Recogida de consentimientos en el tratamiento de datos.
   • Guardar el secreto y la confidencialidad de los datos.
   • Permitir ejercer sus derechos sobre los datos, sobre todo en lo que concierne a información, consulta, acceso, cancelación, cesión y oposición.

Archivo Informático de Datos

Permite el uso, conservación e intercambio de datos de una forma más eficiente gracias a las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC). Tiene una serie de ventajas:

• Los sistemas informáticos de archivo poseen motores de búsqueda muy poderosos que facilitan la localización de información.
• El archivo informático no ocupa tanto espacio físico y la empresa ahorra también en costes y recursos.
• Gracias a Internet, el archivo informático permite la consulta de información desde cualquier momento y lugar.

Es necesario diferenciar entre:

• Archivo informático de documentos: Una empresa es capaz de guardar múltiples tipos de documentos en archivos y carpetas. Puede digitalizar la documentación en formato papel y conservar una copia de ella en el ordenador.
• Sistema de gestión de datos: Una empresa puede establecer relaciones entre los distintos datos que posee y obtener información válida para tomar decisiones. Es necesario usar un programa conocido como base de datos.