Clasificación y características de los sistemas en la empresa: sistemas abiertos, S.I.A. y toma de decisiones

Clasificación de los sistemas

En cuanto a su constitución:

• Físicos o concretos
• Abstractos

En cuanto a su naturaleza:

• Sistema cerrado: Aquel que no interacciona con el entorno para continuar funcionando (ej.: átomos, sistemas mecánicos).
• Sistema abierto: Necesitan interactuar con el entorno para seguir existiendo (ej.: personas que requieren comida y agua).

La empresa como sistema abierto

La organización es considerada un sistema socio-técnico abierto creado por el hombre, que mantiene una dinámica interacción con su medio ambiente: clientes, proveedores, la competencia y otros agentes externos. La empresa influye sobre el medio ambiente y recibe influencia de él.

Se pueden clasificar como:

• Sistema hecho por el hombre (socio).
• Sistema abierto.
• Sistema adaptable.
• Sistema dinámico.

Importancia del enfoque de sistema

1. Permite evaluar y diagnosticar a la empresa en sus insumos, procesos y productos.
2. Mide su productividad en relación con el consumo de insumos y el producto logrado.
3. Permite conocer qué fase del proceso es la que da mayor valor agregado (contribución) al consumidor y genera mayor utilidad para la empresa.

Modelos que explican el enfoque sistémico de las organizaciones

1. Katz y Kahn
2. Sociotécnico de Tavistock
3. Kast y Rosenzweig
4. La empresa inteligente (P. Senge)

Características de los sistemas

Sinergia

Capacidad de actuación del sistema como un todo, logrando que el resultado obtenido globalmente sea superior al resultado que se lograría si sus elementos o partes actuaran individualmente.

Eficiencia

Capacidad que debe poseer el sistema para lograr su objetivo utilizando la mínima cantidad de recursos, manteniendo su adaptabilidad y homeostasis.

Adaptabilidad

Cualidad mediante la cual el sistema tiende a adecuarse al ambiente en que se desenvuelve.

Homeostasis

Condición mediante la cual un sistema en funcionamiento enfrenta las acciones de los factores externos logrando mantenerse estructuralmente apto para alcanzar su objetivo.

Entropía

Estado de caos o desorden en el que las partes de un sistema pierden integración y comunicación entre sí, lo cual permite que el sistema se descomponga, pierda energía e información y se detenga.

Comportamiento probabilístico y no determinado

Algunos componentes o procesos presentan comportamiento predecible y otros un comportamiento probabilístico; es decir, las respuestas no siempre son determinadas de forma absoluta.

Morfogénesis

Característica del sistema que le permite modificarse a sí mismo y su estructura básica (por ejemplo, en seres vivos).

Independencia de las partes

Característica que establece que el cambio en una de las partes del sistema provoca impacto sobre las otras.

Sistema de Información Administrativo (S.I.A.)

1. Sistema computarizado de información para mejorar la eficacia de los planes, la toma de decisiones y el control.
2. Sistema formal para recabar, integrar, comparar, analizar y difundir información interna y externa de la empresa en forma oportuna, eficaz y eficiente.
3. Método formal que permite poner a disposición de los gerentes la información exacta y oportuna para un proceso de toma de decisiones más ágil.
4. Red de trabajo establecida en una organización para suministrar a los gerentes la información que les será útil en el proceso de toma de decisiones.

Definición adicional: Sistema integrado de personas, procedimientos, datos y equipos destinados a proporcionar información para apoyar las operaciones, el control y las actividades de planeación de una organización.

Incertidumbre

Situación de la toma de decisiones en la que los administradores enfrentan circunstancias externas impredecibles o carecen de la información necesaria para establecer las probabilidades de ciertos hechos.

Información

Datos que se han organizado o analizado de acuerdo con alguna lógica. Conjunto de conclusiones derivadas del análisis de datos.

Toma de decisiones

Proceso para encontrar y elegir un curso de acción para resolver un problema concreto.

Características de un S.I.A. efectivo

• Calidad: Mayor exactitud en la información dará más confianza a los gerentes a la hora de tomar decisiones.
• Cantidad: Contar con información suficiente para tomar mejores decisiones; ni poca ni en exceso.
• Oportunidad: Tener la información a tiempo permite a los gerentes aplicar medidas correctivas antes de que la desviación del plan o la norma sea demasiado grande.
• Pertinencia: La información debe estar relacionada con las funciones y labores que realizan los gerentes.
• Relevancia: La información debe ser de importancia para las funciones y labores que llevan a cabo los gerentes.