Clasificación, Archivo y Protección de Datos: Normativas y Procedimientos

Sistema de Clasificación

Se deberá escoger el sistema más idóneo para las características de cada documento y que sea más fácil de comprender y sencillo de utilizar. Los sistemas de clasificación pueden ser: alfabético, numérico, alfanumérico, geográfico, temático o cronológico.

Archivo

Archivo se refiere al conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución produce en el ejercicio de sus funciones o actividades. También se refiere al lugar donde se conservan este conjunto de documentos, así como a la institución encargada de su conservación.

Objetivos del Archivo

• Objetivos de naturaleza legal: Las empresas deben guardar durante un tiempo determinado ciertos documentos.
• Objetivos de carácter técnico: El archivo proporciona la información necesaria para todas las empresas, ofreciendo un servicio de bajo coste.

Normas de Utilización de Documentos

• No deben extraerse documentos aislados.
• Al extraer un documento, se debe dejar una nota.
• Reintegrar cuanto antes los expedientes en el archivo.
• Utilizar siempre un sistema de control.

Conservación de los Documentos

• Los documentos se conservarán ordenados durante 6 años.
• Los documentos laborales, al menos 5 años.
• Otros documentos deben conservarse indefinidamente, siempre que deriven derechos de propiedad.

Derechos de los Ciudadanos

• Derecho de acceso: Permite al ciudadano conocer y obtener información sobre sus datos.
• Derecho de rectificación: Permite corregir y modificar datos que resulten ser inexactos o incompletos.
• Derecho de cancelación: Permite suprimir los datos que resulten ser inadecuados.
• Derecho de oposición: Derecho del afectado a que no se traten sus datos de carácter personal.

Obligaciones de las Empresas

• Inscribirse en el Registro de Protección de Datos.
• Informar a los afectados de que sus datos figuran en un archivo.
• No ceder los datos sin el consentimiento de los titulares.
• Mantener la confidencialidad.
• Adoptar medidas para la conservación de datos.
• Permitir a los titulares de los datos el ejercicio de sus derechos.

Niveles de Protección de Datos

• Básico: Archivos de manera general, salvo que estén en otros niveles.
• Medio: Datos sobre la comisión de infracciones, información de la Hacienda Pública o información de servicios financieros.
• Alto: Archivos que contengan datos de ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud, vida sexual o violencia de género.

Procedimiento de Protección de Datos

El procedimiento de protección de datos implica cumplir con una serie de requisitos de seguridad, tanto físicos como legales.

Requisitos Físicos

El lugar donde se almacena la información debe ser ignífugo, debe haber un equipo de respaldo y el acceso estará restringido.

Requisitos Legales

Tanto para el soporte en papel como para los ficheros, se debe cumplir con la normativa legal establecida en la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal.