Causas y Soluciones para el Fracaso de los Sistemas de Información

Los Sistemas de Información (SI) pueden no funcionar correctamente o su desarrollo puede exceder los costos previstos. Cuando esto ocurre, las empresas no obtienen los beneficios esperados de su inversión, y el SI no resuelve los problemas para los que fue diseñado.

Áreas Problemáticas Comunes en los SI

• Diseño: Inadecuado o no alineado con las necesidades reales.
• Datos: De baja calidad, incompletos o inexactos.
• Costos: Superiores a los presupuestados.
• Operaciones: Ineficientes o problemáticas.

Indicadores de Éxito de un Sistema de Información

• Altos niveles de uso del sistema.
• Satisfacción de los usuarios.
• Actitudes favorables hacia el sistema.
• Logro de los objetivos planteados.
• Retorno financiero positivo (ROI).

Implementación: El Proceso Clave

La implementación abarca todas las actividades organizacionales destinadas a adoptar, administrar y convertir en rutina una innovación, como un nuevo sistema de información.

Factores de Éxito y Fracaso en la Implementación

• Participación de los usuarios: Involucramiento activo y colaboración.
• Apoyo de la administración: Respaldo visible y continuo de la alta gerencia.
• Gestión de la complejidad y el riesgo:
  • Tamaño del proyecto.
  • Estructura del proyecto (claridad de objetivos y tareas).
  • Experiencia previa con la tecnología.
• Calidad de la administración del proceso de implementación:
  • Control de costos.
  • Cumplimiento de plazos.
  • Gestión de deficiencias técnicas.
  • Aseguramiento de los beneficios esperados.

Análisis Detallado de Fallos en la Implementación

Un proyecto de SI puede fallar en diversas etapas:

Análisis

• Insuficiente asignación de tiempo, dinero y recursos para investigar el problema.
• Definición deficiente del problema. Objetivos ambiguos.
• Planificación preliminar inadecuada. Falta de estándares.
• Personal inadecuado o sin la experiencia necesaria.
• Falta de participación y colaboración de los usuarios.
• Habilidades de comunicación deficientes entre analistas y usuarios.

Diseño

• Diseño no alineado con la estructura, cultura y actividades de la organización.
• Enfoque exclusivo en las necesidades actuales, sin considerar la escalabilidad futura.
• Cambios radicales sin un análisis de impacto adecuado.
• Especificaciones funcionales no documentadas o incompletas.

Programación

• Subestimación del tiempo y los costos.
• Especificaciones incompletas o poco claras para los programadores.
• Tiempo insuficiente para el desarrollo de la lógica de los programas.
• Programas difíciles de mantener y modificar.
• Documentación inadecuada o inexistente.
• Falta de planificación de los recursos necesarios (como tiempo de computadora).

Pruebas

• Subestimación del tiempo y los costos.
• Falta de un plan de pruebas organizado y exhaustivo.
• Participación insuficiente de los usuarios en las pruebas.
• Ausencia de pruebas de aceptación formales para los administradores.

Conversión

• Subestimación del tiempo y los costos.
• Capacitación tardía o insuficiente.
• Puesta en marcha prematura, antes de que el sistema esté completamente probado.
• Documentación y manuales de usuario incompletos.
• Falta de evaluaciones posteriores a la implementación, métricas de rendimiento y comparación con los objetivos originales.
• Ausencia de estipulaciones claras para el mantenimiento continuo.

Herramientas para la Gestión de la Implementación

• Herramientas de integración externa: Vinculan el trabajo del equipo de implementación con los usuarios en todos los niveles.
• Herramientas de integración interna: Aseguran que el equipo de implementación funcione como una unidad cohesionada. (Consideran la complejidad técnica y operativa).
• Herramientas de planificación y control formal:
  • Planificación: Estructuran y ordenan las tareas, presupuestan tiempo, dinero y recursos.
  • Control: Monitorean el cumplimiento de tareas y metas.

Resistencia al Cambio

• Contraimplementación: Acciones deliberadas para obstaculizar la implementación.
• Teorías sobre la resistencia:
  • Orientadas a las personas: Factores individuales como la percepción de amenaza o la falta de habilidades.
  • Orientadas a los sistemas: Factores relacionados con el diseño del sistema, como la usabilidad o la relevancia.
  • Orientadas a la interacción: Interacción entre las características del sistema y las características de los usuarios.