La Carta Comercial: Estructura, Tipos y Elementos Clave

Importancia de la Carta Comercial

Se utiliza en diversas situaciones comerciales, como ofrecimiento de servicios, realización de pedidos, envío de informes y presentación de reclamaciones. Su carácter formal y objetivo exige que siempre sea mecanografiada.

Principios Básicos

• Claridad: Debe ser comprensible, utilizando vocabulario formal y evitando formulismos.
• Precisión: Los puntos a tratar deben ser expuestos con exactitud.
• Concisión: No debe ser extensa, evitando rodeos y frases innecesarias.
• Cortesía: Adaptarse al destinatario, utilizando un lenguaje correcto y respetuoso, evitando familiaridades.
• Corrección: Presentación adecuada, sin errores ortográficos ni gramaticales.

Partes de la Carta Comercial

Encabezamiento

Se encuentra al comienzo de la carta e incluye el membrete (datos del remitente en la parte superior izquierda, incluyendo nombre completo en negrita o mayúsculas y dirección completa), la fecha (abreviada o completa) y la dirección interior (datos del destinatario, incluyendo nombre de la empresa o persona, calle, código postal y localidad).

Referencias

Indican el asunto al que se refiere la carta. Se compone de la referencia del emisor (N/REF) y la del receptor (S/REF).

Asunto

Describe el motivo de la carta en una línea.

Comunicación

Contiene la información que se quiere transmitir. Se divide en:

• Línea de saludo: Frase de cortesía al inicio, en el margen izquierdo. Ejemplos para personas físicas: Muy señor mío/a, Estimado señor/a, Distinguido Sr./a, Apreciado cliente. Para personas jurídicas: Muy señores míos/nuestros, Estimados Sres., Apreciados clientes.
• Cuerpo de la carta: Incluye los temas a tratar, divididos en introducción, núcleo y conclusión.
• Despedida: Saludo final. Ejemplos: Aprovechando la ocasión, le saluda atentamente, Atentamente, Cordialmente.

Cierre

Parte final de la carta. Incluye la antefirma, firma, aclaración de la firma, anexos (si los hay) y posdata o nota (si aplica).

Cartas de dos o más páginas

Prestar atención a la disposición del texto. Continuar en una nueva hoja, utilizando símbolos que indiquen la continuación (…/…).

Presentación de la Carta Comercial

Márgenes

Izquierdo y superior: 3 cm. Derecho e inferior: 2 cm.

Distribución

• Bloque pleno o moderno: Toda la información en un solo bloque, comenzando en el margen izquierdo sin sangría al inicio de cada párrafo.
• Bloque moderno modificado: Datos del destinatario, saludo y cuerpo de la carta en el margen izquierdo. Nombre de la empresa, fecha, saludo final y firma desde el centro de la carta.
• Semibloque o profesional: Sangrías en cada párrafo de 2 a 3 cm. Despedida, antefirma y firma ligeramente desplazadas a la derecha.

Elementos de la Correspondencia Comercial

Papel

Blanco, ni demasiado grueso ni fino, que no dificulte la lectura. Tamaños habituales: cuartilla, DIN A4 y folio.

Sobre

Debe contener los datos del destinatario (nombre, línea de atención, dirección, código postal y localidad) en el anverso y los datos del remitente (nombre de la empresa, dirección, código postal y localidad) también en el anverso, con el sello correspondiente. Tipos de sobres: normal o ministro (cuadrado) y americano (rectangular).

Tipos de Cartas Comerciales

• Cartas de oferta: Ofrecen productos o servicios a posibles clientes. Deben acentuar los aspectos positivos, con un tono claro y cortés. Estructura: presentación, información, justificación.
• Cartas de información: Se dividen en solicitud de información y respuesta a la solicitud. Las de solicitud deben ser respetuosas, mostrando agradecimiento y claridad. Estructura: petición, descripción de la petición, agradecimiento. Las de respuesta deben ser inmediatas, claras, cordiales y mostrar agradecimiento. Estructura: introducción, información, disposición.
• Cartas de pedido: Solicitan la adquisición de un producto o servicio. Deben ser sencillas, precisas y ordenadas. Estructura: motivo, descripción del pedido (mercancía, cantidad, precio, plazo de entrega, formas y condiciones de pago, transporte).
• Escritos comerciales relacionados con las cartas de pedido: Anuncios de envío, acuse de recibo, modificación o anulación de pedido, carta de cobro, carta de pago.
• Cartas de reclamación: Exponen una queja y solicitan una solución. Deben ser inmediatas, claras, detalladas, con un tono educado y firme. Se debe guardar una copia. Estructura: motivo de la queja, razonamiento, solución.
• Carta circular: Informa a varias empresas o particulares sobre un asunto. Se hacen copias con el mismo contenido, cambiando los datos del destinatario. Tipos: externas (para quienes mantienen relaciones comerciales con la empresa) e internas (para los empleados). También existen las administrativas (normas o indicaciones sobre asuntos administrativos), técnicas (aspectos técnicos del trabajo) e informativas (información general).
• Comunicados de régimen interior: Transmiten información entre las secciones de la empresa. Estructura: encabezamiento (membrete, nombre del emisor, nombre del destinatario, asunto), cuerpo, cierre.