Características y Tipología de la Información en las Administraciones Públicas

Tipos de Documentos y sus Características

1. Documentos originados para satisfacer necesidades específicas de usuarios terciarios.
2. Obras de consulta que incluyen referencias e información de identificación y organización sobre personas y organizaciones: son directorios/indicativos.
3. Literatura Gris: es la documentación interna de un organismo público.
4. Principio básico que debe tenerse en cuenta para hacer análisis informativos: causalidad.
5. Dentro de los criterios específicos para el análisis crítico de información sobre la Administración Pública (AP): coste de oportunidad.
6. La Ley 19/2013: establece la obligación para la AP de asumir el principio de publicidad activa.
7. Instrumento de aplicación para el acceso a las informaciones derivado de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre: se ha creado un portal en internet.
8. Fuentes de información jurisprudencial que deben conocerse en la AP: tres: ley, costumbre y principios generales. Puede decirse que hay una cuarta: jurisprudencia.
9. Gestión prospectiva que son escenarios: la información prospectiva, adelantando para ver cómo van a ser las cosas, hacer tendencias. Para ello es necesario que la información esté bien elaborada, mapas de riesgo, etc. Ejemplo: la Ley de Dependencia se calculó en 2005 y se proyectó para 2015 y 2025 haciendo simulaciones que deben estar bien hechas.

Diferencias entre Informes y Dossieres

• Informes:
  • Documentos secundarios que pueden hacerse a partir de una necesidad concreta.
  • Se hace sobre una o un número reducido de fuentes de información (ej.: normativas y sentencias).
  • Estructura variable, pero común: introducción descriptiva de contenido, consideraciones (valoración global), conclusiones (consideraciones).
  • Suelen hacerse de encargo, se suelen pedir con una o dos semanas de tiempo.
  • Se hacen en 3 pasos:
    1. Análisis de la consulta: solicitud de información en la que hay que identificar la materia y definir sus aspectos sustanciales.
    2. Investigación, obtención de información: buscar fuentes de información.
    3. Análisis y sistematización de la información.
• Dossier:
  • Forma más completa y desarrollada de elaboración de productos y servicios de la información.
  • Usa todo tipo de información de diversas fuentes.
  • Documentos terciarios, se hacen por encargo.
  • Resultado del trabajo en grupo de personas, se tarda 1 mes.
  • Se hace en 5 pasos:
    1. Estructura: consideraciones y desarrollo de la estructura. Identificar el tema y desarrollar la estructura:
       • Antecedentes.
       • Estructura de información:
         • Información parlamentaria.
         • Normativa.
         • Jurisprudencia.
         • Derecho comparado.
         • Medios de comunicación (lo que piensa la sociedad sobre el tema).
         • Fuentes de documentación (referencia de manuales, noticias).
    2. Fuentes de información: se busca cómo está tratado el tema en otros lugares.
       • Prioritarias: se localizan de forma más directa (BOE, Aranzadi, Bases de datos).
       • Complementarias: donde se encuentra información que no esté en las prioritarias.
    3. Tareas: mediante la asignación del dossier a personas que van a trabajar en él, se puede hacer por temas o fuentes de información. Son fundamentales las labores de coordinación, que se hacen a través de un calendario de evaluación y revisiones periódicas.
    4. Elaboración física: información en bruto que parte de lo que compone, crear índices.
    5. Síntesis informativa: revisarlo y ver qué dice exactamente, conclusiones que se puedan sacar, aspectos principales.

Características Específicas de la Información en las Administraciones Públicas

1. Características específicas de la información en las AAPP: es multidisciplinar, tiene que ver con todas las áreas. Otra característica es que es técnica y se puede manipular.
2. Información de y para las AAPP, las características que tiene son:
   • Social (sociedad).
   • Tasa de envejecimiento muy alta (documentos siempre actualizados).
   • Estratégica, porque tiene importancia retrospectiva.
   • Sentido de globalidad, interconexión con cuestiones políticas.
   Características concretas:
   • Gran volumen de datos.
   • La administración actúa conforme a normas.
   • Información manipulable, porque la administración tiene su propio vocabulario.
3. Limitaciones por la legislación española para el acceso de ciudadanos a información y documentos de las administraciones públicas:
   • Seguridad del Estado: no hacer públicos temas relevantes de lo militar.
   • Intimidad personal: no hacer públicos datos personales.

Características de los Documentos de la Unión Europea

1. Formar una red legislativa: la UE es el primer productor documental del mundo, es la mayor base de datos del mundo. Se entremezcla con la legislación nacional de los Estados miembros.
2. Multinacional: una parte de las normas españolas se corresponde con normas de la UE. Se gestionan programas y proyectos de la UE. Hay funcionarios españoles en Bruselas, consejerías que tienen que ver con cuestiones europeas, son una red legislativa, cada país se armoniza con su propio derecho.
3. Supranacional: porque se aceptan sentencias del Tribunal Europeo que pueden hacer que se modifique nuestro derecho.
4. Internacional.
5. Multilingüe: 4 idiomas en el diario oficial: inglés, francés, español y alemán.
6. Tipología y fuentes informativas muy variadas: tiene literatura gris, documentos internos, informes, preparatorios, el Diario Oficial de la UE (DOCE o DOUE).