Capacitación Efectiva: Desarrollo de Competencias y Crecimiento Empresarial

1. ¿Qué es Capacitación?

La capacitación es un proceso educativo de corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada. Se orienta a la adquisición de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes en función de objetivos definidos, es decir, competencias.

Capacitación es una inversión y no un gasto:

Se invierte en capacitar al equipo de trabajo a fin de mejorar sus competencias para alcanzar los objetivos de la empresa. Se busca lograr eficacia y eficiencia.

2. Contenidos de la Capacitación

• Transmisión de información: Obtención de información sobre el puesto, la organización, sus clientes, productos, servicios, políticas, directrices, reglas y reglamentos.
• Desarrollo de habilidades: Mejora de conocimientos, habilidades y destrezas. Habilitar a la persona para la realización y la cooperación de las tareas, el manejo de equipos, máquinas y herramientas.
• Desarrollo de aptitudes: Desarrollo o modificación de las conductas. Cambiar actitudes negativas por actitudes favorables, adquirir conciencia de las relaciones y mejorar la sensibilidad hacia las personas, sean clientes internos o externos.
• Desarrollo de conceptos: Evaluación del nivel de abstracción. Desarrollo de ideas y conceptos para ayudar a las personas a pensar en términos globales y estratégicos.

3. Objetivos Generales de Toda Capacitación

1. Preparar a las personas para la realización inmediata de diversas tareas del puesto (saber hacer: mejora de conocimientos y habilidades).
2. Aumentar la motivación de las personas y volverlas más receptivas a las nuevas tendencias de la administración (querer hacer).
3. Brindar oportunidades de desarrollo profesional y personal y no solo en sus puestos actuales, sino también para otras funciones más complejas y elevadas (poder hacer).

4. La Capacitación como una Responsabilidad de Línea y una Función de Staff

1. La capacitación es una responsabilidad administrativa (línea) y descansa en la política que reconoce la necesidad de entrenamiento y de asesoría especializada de todo supervisor o gerente para explicar, enseñar, comunicar, etc.
2. La empresa evalúa la contratación de empresas consultoras para los mismos fines.

5. Etapas del Proceso de Capacitación

A. Definición de prioridades de capacitación de la organización en función de sus planes estratégicos.

B. Detección de las necesidades de capacitación (Diagnóstico) (brechas de capacitación entre los perfiles de los cargos y las competencias de los cargos).

C. Priorización y elaboración de un programa de capacitación para atender las brechas prioritarias.

D. Implementación y realización del programa de capacitación.

E. Evaluación de los resultados.

A. Detección de las Necesidades de Capacitación

• Análisis organizacional y estratégico > Sistema organizacional > Análisis de la organización: objetivos y estrategias principales y filosofía de la capacitación, etc.
• Análisis de los recursos humanos > Sistema de capacitación > Análisis de la fuerza de trabajo (análisis de las competencias de las personas).
• Análisis de operaciones y tareas > Sistema de adquisición de conocimientos y habilidades > Análisis de las habilidades, experiencias, actitudes, conducta y características personales exigidos por los puestos de trabajo (análisis de puestos).

1. Análisis Organizacional

• El análisis organizacional se refiere no solo al estudio interno de la empresa: su misión, objetivos, recursos, competencias para alcanzar los objetivos, sino también a su ambiente socioeconómico y tecnológico en el que se encuentra inserta.
• Este análisis define lo “que se debe enseñar y aprender” en una empresa específica, desde el punto de vista estratégico, es decir, define una filosofía y priorización de capacitación de toda la empresa.

2. Análisis de los Recursos Humanos

1. Este análisis constata si la fuerza laboral existente es suficiente, en términos cuantitativos y cualitativos, para cubrir las actividades presentes y futuras de la organización.
2. Además, se valida si los trabajadores cuentan con los conocimientos, las habilidades, y las aptitudes que desea la organización para cumplir con sus objetivos estratégicos y operacionales (competencias).

Ejemplos de aspectos que contempla el análisis del recurso humano:

1. Edad de los trabajadores, nivel de conocimientos y habilidades requeridas.
2. Actitud de cada empleado en relación con el trabajo de la empresa.
3. Nivel de desempeño cuantitativo y cualitativo de cada empleado.
4. Potencial del reclutamiento interno y externo.
5. Índice de ausentismo, rotación y deserción del puesto.
6. Etc.

3. Análisis de Operaciones y Tareas

1. El análisis se efectúa a nivel de puestos y se sustenta en los requisitos que este establece.
2. A nivel de tarea interesa que los empleados conozcan lo que requieran para funcionar en forma eficaz y eficiente. Por ejemplo: los estándares de desempeño de la tarea, la forma de realización de cada tarea, conocimientos y habilidades necesarias para su desempeño, riesgos del puesto y sus formas de mitigación, etc. Por tanto, se prepara la capacitación para cada puesto de manera aislada.

Medios para Hacer una Detección de las Necesidades de Capacitación

Indicadores a posteriori

1. Evaluación de desempeño en general.
2. Observación directa a los empleados.
3. Cuestionarios.
4. Solicitud de supervisores y gerentes.
5. Entrevistas con supervisores y gerentes.
6. Detección de problemas administrativos y operacionales.

Indicadores a priori

1. Reorganización futura del trabajo.
2. Cambios tecnológicos relevantes.
3. Fusiones o adquisiciones.
4. Entrevista de salida, etc.

Indicadores a priori de Necesidad de Capacitación

1. Expansión de la empresa y admisión de nuevos empleados.
2. Reducción del número de empleados.
3. Cambio de método y procesos de trabajo.
4. Sustitución o movimiento de personal.
5. Fallas, licencias y vacaciones del personal.
6. Expansión de servicios.
7. Cambios en los programas de trabajo o de producción.
8. Modernización de la maquinaria o de nuevos equipos.
9. Producción y comercialización de nuevos productos o servicios.

Indicadores a posteriori

1. Baja calidad del trabajo.
2. Baja productividad.
3. Mal uso de equipos e instalaciones.
4. Comunicación deficiente.
5. Demasiado tiempo para el aprendizaje y la integración al puesto.
6. Elevado número de accidentes.
7. Rigidez de los empleados, baja creatividad.
8. Disconformidad laboral.
9. Baja colaboración del equipo, malas relaciones.
10. Etc.

El Programa de Capacitación

Puntualmente un programa de capacitación debe especificar:

1. Relatores.
2. Público objetivo.
3. Objetivos generales y específicos.
4. Contenidos.
5. Metodología (tecnología educativa).
6. Lugar de la capacitación (en oficinas o lugar externo).
7. Evaluación (encuestas de satisfacción).
8. Fecha y lugar de realización.
9. Precio.

Tecnología Educativa de la Capacitación

• Técnicas de capacitación orientadas al contenido: Lectura comentada, video-discusión, instrucciones programadas (IP) e instrucciones por computadora. Estas dos últimas se llaman técnicas de autoinstrucción.
• Técnicas de capacitación orientadas al proceso: Juego de roles, discusión grupal, reflexión, trabajo corporal, etc.
• Técnicas mixtas de capacitación: Técnicas de conferencias, estudio de casos, simulaciones, así como diversas técnicas de simulación en el trabajo.

Capacitación en el Lugar del Trabajo

1. Puede ser impartida por trabajadores, supervisores o especialistas de staff (mentoring / coaching).
2. Es muy práctica, el empleado aprende mientras trabaja. En general tiene buena recepción.
3. Aporta al enriquecimiento del puesto, rotación y motivación, etc.

C. Implementación de la Capacitación

Una implementación exitosa depende, por ejemplo, de los siguientes factores:

1. Diseño del programa.
2. Participantes.
3. Experiencia de relatores.

D. Evaluación de los Resultados

Interesa evaluar:

• Si la capacitación ha generado un cambio conductual, de actitud y motivación.
• Y si estos cambios se relacionan con los objetivos de la capacitación.
• Si la metodología fue la adecuada.

Evaluación de los resultados

1) Evaluación a nivel organizacional, en este nivel la capacitación debe proporcionar resultados como:

• Aumento en la eficacia organizacional.
• Mejora de la imagen de la empresa.
• Mejora en el clima organizacional.
• Mejora en la relación entre la empresa y los empleados.
• Apoyo del cambio y la innovación.
• Aumento de la eficiencia, entre otros.

2) Evaluación a nivel de los recursos humanos, en este nivel, la capacitación debe proporcionar resultados como:

• Reducción de la rotación del personal.
• Reducción del ausentismo.
• Aumento de las habilidades de las personas.
• Aumento del conocimiento de las personas.
• Cambio de actitudes y conducta de las personas, etc.

3) Evaluación a nivel de las tareas y operaciones, en este nivel, la capacitación debe proporcionar resultados como:

• Aumento de la productividad.
• Mejora en la calidad de los productos y servicios.
• Mejora en la atención del cliente.
• Reducción del índice de accidentes.
• Reducción del índice de mantenimiento de maquinarias y equipos, entre otros.

Concluyendo:

1. La capacitación es una respuesta al cambio de condiciones ambientales cambiantes y a los nuevos requisitos de supervivencia y crecimiento de las organizaciones.
2. Los criterios de eficacia de las mismas son significativos al ser considerados en conjunto con los cambios del ambiente organizacional y en las demandas sobre esta.

6. Administración y Capacitación

1. Progresivamente, los empresarios y la administración aceptan la capacitación como una forma de reducir costos y de aumentar la productividad.
2. Algunas empresas llegan a dedicar hasta 4% de sus ingresos a programas de capacitación.
3. Lo que exige una estimación de costos y rendimiento de la inversión destinada a la capacitación.
4. Es responsabilidad administrativa el gestionar instancias continuas de capacitación.

Programas de Inducción, Orientación y Socialización

• Programas intensivos de capacitación destinados a los trabajadores nuevos.
• La inducción es la actividad de RR. HH. que se ocupa de introducir a los nuevos trabajadores en la organización, en los cometidos de su puesto y en la presentación a otras personas con las que trabajará.
• En general, la orientación es una parte del proceso de ubicación del trabajador, el cual también se relaciona con el proceso de socialización.

Programas de Inducción, Orientación y Socialización

El proceso de socialización sirve para ofrecer información sobre normas y la cultura de la organización, lo que facilita el funcionamiento efectivo.

En el entorno de la organización, el trabajador aprende los valores, comportamientos esperados y conocimiento social necesarios para asumir un papel dentro de la organización.

Fines del Proceso de Inducción o Socialización

• Reducir los costos de puesta en marcha: Se supone que el trabajador nuevo será menos eficiente durante el comienzo de su actividad; este periodo puede acortarse con una buena inducción.
• Reducir el estrés y la ansiedad: el interés por hacer las cosas bien y por ser aceptado por el grupo genera estrés y mucha ansiedad.

¿Cómo podemos evitarlo?

Se evita a través de una inducción efectiva que implica, entre otras cosas, que se ponga sobre aviso al trabajador nuevo de lo que se espera de él durante el periodo inicial, con lo que se reducirá, por tanto, la tensión experimentada durante este periodo.

3) Reducir la rotación de personal: si el trabajador nuevo siente que es ineficiente o que no se le quiere, quizá decida hacer frente a estos sentimientos negativos buscando trabajo en otro lugar.

Una orientación adecuada puede ayudar a reducir los índices de rotación de personal.

4) Ahorrar tiempo a los supervisores y compañeros de trabajo: los trabajadores nuevos para ser eficientes en su trabajo, necesitarán ayuda de sus compañeros de trabajo y superiores.

El tiempo que se dedique al nuevo empleado puede reducirse si se lleva a cabo adecuadamente el proceso de inducción.

Contenidos Básicos del Programa de Inducción o Socialización

Elementos organizacionales:

• Misión y objetivos básicos de la organización.
• Políticas, es decir, declaraciones o márgenes que se eligen para el logro de los objetivos.
• Organización y estructura de la organización, qué hace cada área o departamento.
• Distribución física de las áreas que utiliza el nuevo miembro.
• Principales productos y servicios de la organización.
• Reglas y reglamento internos.
• Procedimientos de seguridad del trabajo.

Formalidades:

• Horario de trabajo, de descanso y de comida.
• Días de pago y anticipos.

Beneficios:

• Prestaciones sociales y otros beneficios de la organización.

Presentaciones:

• A los supervisores y a los colegas de trabajo.

Obligaciones de los puestos:

• Responsabilidades básicas confiadas al nuevo integrante.
• Tareas del puesto.
• Objetivos del puesto.
• Visión general del puesto.
• Riesgos asociados al cargo y formas de mitigarlos.

Síntesis del Proceso de Inducción a los Trabajadores

Proporcionar información básica para desempeñar el trabajo en forma correcta.

Procura empapar a los empleados acerca de las actitudes, normas, valores y patrones de conducta esperados por la organización y sus departamentos.

1. La primera parte de la inducción suele estar a cargo de un especialista de RR. HH., quien explica cuestiones como misión de la empresa, principales objetivos, políticas y procedimientos más relevantes, horarios de trabajo, vacaciones, beneficios, etc. A continuación, el empleado nuevo y su supervisor son presentados.
2. El supervisor sigue la inducción, explicando la naturaleza exacta del trabajo, principales riesgos de la actividad y formas de mitigación, presentando a las personas con sus nuevos compañeros, familiarizando al trabajador nuevo con el centro de trabajo, etc.