Campos, Registros, Ordenación y Filtros de Datos: Conceptos Clave

Campos, Registros, Ordenación y Filtros de Datos

Un CAMPO es:

• Espacio de almacenamiento para un dato particular.
• Es la mínima unidad de información a la que se puede acceder.

En las hojas de cálculo los campos son llamados celdas. La mayoría de los campos tienen atributos asociados a ellos. Por ejemplo, algunos campos son numéricos mientras otros almacenan texto, también varía el tamaño de estos. Adicionalmente cada campo tiene su nombre.

Un REGISTRO es un:

• Conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad.
• Se llama INSTANCIA a los datos almacenados en un registro; estos datos varían, no permanecen fijos.

Ejemplo:

PATENTE COLOR MODELO MARCA CANTIDAD DE PUERTAS

BKY102 Rojo 1998 Chevrolet 3

RXG313 Bordo 1994 Fiat 4

CWO900 Verde 2001 Renault 4

*Entidad: Automóviles.

*Instancia: Nº1: BKY102, Rojo, 1998, Chevrolet, 3

*Atributos: Patente, Color, Modelo, Marca, Cantidad de Puertas.

*Dominio del Atributo Modelo: 1998, 2001, 1994.

*Valor del Atributo Color: Rojo

*Dato de la instancia Nº 3 del atributo color: Verde

Ordenación de Datos

Con la ORDENACIÓN puedes organizar datos según el criterio de tu elección. Por ejemplo, identificando los días de la semana o los tamaños de menor a mayor de unas camisetas (Small, Medium, Large y X Large.)

1. Paso 1: Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar.
2. Paso 2: Haz clic en la pestaña Datos. Luego, ubica y haz clic en el comando ordenar.
3. Paso 3: Haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en el campo Columna e identifica aquella que quieres ordenar.
4. Paso 4: Asegúrate de que el campo Ordenar según muestre el ítem Valores.
5. Paso 5: Elegir CRITERIO de ORDENACIÓN: A-Z, Z-A, etc. y luego ACEPTAR.

Filtros de Datos

Los FILTROS pueden ser utilizados para reducir el número de datos en las hojas de cálculo y ocultar partes. Si bien puede sonar un poco como agrupación, el filtrado es diferente por la forma en la que te permite calificar y mostrar sólo los datos que te interesan.

Pasos para filtrar los datos

Vamos a filtrar el contenido de una lista de productos de una empresa de tecnología. Mostraremos sólo los ordenadores portátiles y proyectores que están disponibles.

1. Paso 1: Comienza con una hoja de trabajo en cada una en cada columna tenga un nombre y haz clic en el encabezado de la columna que filtrarás.
2. Paso 2: Selecciona la ficha Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar. Posteriormente, pulsa la opción Filtro. Verás que aparecen unas flechas desplegables en el encabezado de cada columna.
3. Paso 3: Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar. En este ejemplo, vamos a filtrar la columna Tipo.
4. Paso 4: Verás el menú desplegable de filtros. Allí, desmarca las casillas junto a los datos que no deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto a Seleccionar todo para desmarcar todo rápidamente.
5. Paso 5: Marca las casillas junto a los datos que quieres ver.
6. Paso 6: Haz clic en Aceptar. Todos los demás datos se filtran o se ocultan temporalmente.