Cálculo de Costos y Presupuestos en Artes Gráficas

GESTIÓN DE COSTOS Y ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS EN ARTES GRÁFICAS

4.1 Objetivos del Presupuesto

El objetivo fundamental del presupuesto es dar una referencia lo más fiable y acertada posible de cuál va a ser el costo de producción de un trabajo, así como la cantidad y costo de los materiales y subcontrataciones que intervendrán. El costo de producción deberá ser el más económico posible para el taller en cuestión y para el entorno de la empresa. Será tarea del presupuestador, o del Departamento de Presupuestos, conocer las diferentes secuencias lógicas de producción y disponer de los elementos necesarios para la evaluación y determinación de la más viable económicamente.

El primer paso en la elaboración de un presupuesto consiste en definir la forma en la que se realizará el trabajo. Para ello es necesario disponer de información acerca de los procesos que pueden participar en el trabajo.

Es fundamental tener seguridad sobre los tiempos, los costos horarios y las características de los equipos en base a información real. Para todo ello, es imprescindible disponer de costos reales. Ello garantizará un margen real, incluso si en su momento se quiere optar por no ganar en ese trabajo. Se tendrá la posibilidad de elegir voluntariamente cuánto se quiere ganar o perder en cada trabajo. Este debe ser un objetivo prioritario del cálculo de costos.

4.2 Sistemas de Presupuestar

Un sistema de presupuestar será la forma predefinida que tenga una empresa para determinar el precio de un posible trabajo. En muchos casos se combinan diversas formas de presupuestar en función del producto que se esté valorando.

En cualquier caso, todas ellas deberán haberse preparado a partir de datos pertenecientes a la realidad de la empresa, y no pueden ser simplemente «precios de mercado» olvidando el costo real. Diferentes formas de presupuestar son:

• Por nutrición
• En función de la realización del trabajo
• Posterior a la realización del trabajo
• Sistemas con papel u otros
• Según los precios de la competencia
• En base a trabajos anteriores
• Lista de precios
• Estimación de costos (excelente, manual/lenta/computerizada rápida, bastante alta, buena, excelente y puede ser mucho el tiempo de aprendizaje)

De entre todos los sistemas de presupuestar, el más exacto con una buena preparación es el de estimación de los costos.

4.3 Estimación de Costos

El departamento de costos y presupuestos está en la oficina técnica. Hay que distinguir entre:

Costos: Existen costos materiales cuantificables (papel), costos externos y costos de producción interna (será necesario disponer de unas tablas con los tiempos por operación y de unos costos horarios de cada sección que esté realizando estas operaciones).

Definición del costo horario por operación: Es el que se deriva del uso correcto de las máquinas adecuadas y necesarias para la ejecución de los conceptos de trabajo. Todos los análisis de costos se basan en el costo de operación por hora de las máquinas y demás elementos que concurren a la ejecución de un trabajo. Los rendimientos de las máquinas siempre se expresan en función de cada hora de trabajo.

Presupuestos: Consisten en dar un precio con respecto a todas las operaciones del trabajo a realizar, según:

• Tiempos del proceso
• Características del proceso
• Costos horarios

Al realizar un presupuesto por parte del personal de la oficina técnica, se deben tratar, entre otros aspectos:

1. Costos de los materiales
2. Clientes
3. Proveedores
4. Recogida de información y tratamiento computerizado
5. Secuencias de producción
6. Capacidad de producción
7. Sacar conclusiones para mejorar costes

4.4 Sistema de Preparación de Presupuestos por Estimación de Costos

Se debe estudiar el trabajo e identificar la forma real de realizarlo en producción.

La estructura del cálculo de un trabajo en este sentido sería:

1. Costo del trabajo = (tiempo operación x costo hora) en tantas ocasiones como operaciones + materiales + externos.
   Para cada operación que se realice, el coste horario no puede ser siempre el mismo porque varía si varía la maquinaria, los procesos o la estructura de personal.
2. Los presupuestos que se hagan a clientes han de tener en cuenta que se cubran gastos y que haya beneficios.
3. A veces, los presupuestos se hacen con valores similares a los de la competencia, para conseguir el mayor número posible de trabajos.
4. Se debe saber siempre la desviación entre lo presupuestado y el coste real de la operación.
5. Áreas, centros y subcentros. Las áreas son 3:
   1. Funcional: los costos no son asignables a departamentos en concreto por pertenecer a toda la empresa de forma general.
   2. Estructural: departamentos no productivos.
   3. De producción: departamentos productivos.
   Centros:
   El área estructural tiene estos centros:
   • Administración
   • Almacén
   • Departamento comercial
   El área de producción tiene estos centros:
   • Preimpresión
   • Impresión
   • Acabados
   Subcentros: Únicamente se dan en áreas de producción. Son cada una de las secciones que realiza una tarea, es decir, cada máquina o estación de trabajo (máquina offset, escáner).
6. Personal directo (interviene directamente en el trabajo) e indirecto (los que están en las áreas estructurales y funcional).
7. Para obtener el costo horario, se debe saber: De forma general:
   • Superficie relativa por subcentro
   • Horas efectivas de trabajo por subcentro
   • Potencia eléctrica instalada en el subcentro
   De forma particular:
   • Superficie imprimible en una pasada por máquina
   • Volumen de trabajo relativo por subcentro
   • Producción por subcentro
   Otros datos:
   • Gastos del personal indirecto
   • Consumo energético
   • Consumo en el centro

4.5 Gastos de una Empresa. Diferencias

Gastos fijos (todos aquellos no directamente relacionados con la producción):

• Salarios del personal del área funcional
• Materiales de oficina y otros consumos
• Amortizaciones y alquileres
• Impuestos

Gastos variables (todo lo relacionado con el producto gráfico):

• Salarios del personal de producción
• Materiales y consumibles
• Reparaciones
• Electricidad
• Otros

4.6 Clasificación de los Diferentes Tipos de Horas y su Incidencia en el Costo Horario

Horas de presencia: tiempo total de presencia del personal en el subcentro de trabajo. Dentro de ellas tenemos:

Horas efectivas: es el tiempo productivo. Se facturan a los clientes. No se incluyen tiempos debido a imprevistos, por ejemplo, un cambio de plancha extraordinario por un defecto de plancha. Se pueden clasificar en:

1. Horas de preparación: no son de producción real.
2. Horas de producción: son de producción real, tales como tiempos de producción de páginas en preimpresión, de tiraje en impresión o de plegados en acabados. Se cobran al cliente.

Horas no efectivas: no se podrán facturar a los clientes. Son debidas a la ineficacia o al funcionamiento normal de la propia empresa. Se pueden clasificar en:

1. Horas funcionales: dedicadas al mantenimiento, formación u otros tiempos. Son tiempos predecibles que la empresa conoce y marca.
2. Horas de paros: causadas por ineficacias, por fallos humanos o de las máquinas, falta de suministro eléctrico, etc. No son predecibles, hay que estimarlas en función de periodos anteriores.

El objetivo final es aumentar las horas de producción.

4.7 Representación de estos Aspectos sobre el Papel

Es posible realizar los cálculos que se describen de forma manual; se aconseja la utilización de una hoja de cálculo tipo Excel o Lotus para agilización de los posibles recálculos. Para empezar la generación de un cuadro de costos de este tipo es importante estructurar la empresa en base a sus departamentos y por áreas, centros y subcentros.

La estructuración por Áreas, Centros y Subcentros formará las primeras filas del cuadro de costos a generar y los conceptos de gastos y otros la primera columna.

Hemos de incluir también en el cuadro una serie de información que en algún momento será necesario utilizar para aquellos gastos de asignación no directa. En este sentido, describiremos:

• Superficie por Centros y Subcentros
• Horas efectivas por subcentro
• Potencia eléctrica instalada por subcentro
• Coeficiente de potencia eléctrica consumida
• Capacidad de producción para los subcentros en impresión

Se deberán habilitar además una serie de campos que permitirán en su momento el reparto sobre los subcentros productivos. Los centros y subcentros que será necesario repartir para este ejemplo serán los siguientes:

• Por superficie / Por valor (los 2, área funcional)
• Administración / Departamento comercial / Almacén (los 3, área de estructura)
• Reparto de generales de áreas y centros

En cuanto a la asignación de los diferentes tipos de costos, hemos de diferenciar entre:

a) Costos indirectos: no son fácilmente atribuibles a la sección de trabajo.

b) Costos directos: propios de cada centro de trabajo y que se atribuyen a él. Ejemplos:

• Costos de personal directo sobre subcentros
• Reparaciones
• Consumibles específicos del subcentro en cuestión
• Amortizaciones
• Gastos comerciales
• Artículos de oficina

Hay costos que no son atribuibles como los del alcohol o trapos de impresión. Para ellos se habilita una columna llamada “gastos generales de sección” que se puede aplicar a preimpresión, impresión y a acabados. La descripción de cada uno de los costos sería:

1. Costos de personal: Incluye el salario bruto (salario + seguridad social + retenciones).
   • Horas extras: podemos incluir si sabemos con seguridad las cantidades que son.
   • Primas e incentivos: hay que valorar si se incluyen o no. Se valoran en muchas ocasiones según índices de productividad.
   • Dietas y gastos cubiertos por la empresa: si son seguros sí que hay que incluirlas.
   • Despidos: se debería hacer una provisión para establecer costes reales.
2. Costos de materiales directos y materiales indirectos:
   • Materiales directos: Película en la filmadora / Plancha en la insoladora / Revelador (los que están relacionados con el producto)
   • Materiales indirectos: Trapos de limpieza / Alcohol / Electricidad / Agua. Cada empresa los considerará de diferente forma.
3. Amortizaciones, reparaciones y leasings: Son costos cuyo importe no se puede determinar tan claramente como los anteriores.
   • Definición de amortización: distribución del coste de un capital invertido en un equipo para un periodo determinado.
   • Cálculo del valor que tenemos que asignar a la amortización.
   • Valor a amortizar. El valor a amortizar de la inversión inicial incluirá:
     • Costo del equipo más los accesorios.
     • Adecuación de la zona.
     • Instalación. Normalmente corre a cargo del vendedor en equipos nuevos. Los equipos de segunda mano corren a cargo del comprador, así como también el transporte.
     • Aprendizaje: costo de hora de formación del operario + salario + coste del formador.
     • Tiempo hasta la obtención del nivel de productividad esperado en el que hay que comparar la productividad del nuevo equipo con la del viejo.
     • Adecuación de otros equipos.
   • Sistemas de cálculo de amortización:
     • Oficial: se toma como valor del equipo el valor de compra y se divide por el periodo de vida de la máquina (en años).
     • Real: Diferencia del valor de la máquina en el mercado entre el principio y el final del periodo que se considere. La diferencia se divide entre las horas previstas de utilización de ese periodo y ése es el valor de la amortización que se asigna al coste horario. Ejemplo: una máquina offset cuesta 50.000 euros. Al final del periodo que se considera (por ejemplo, el año), el valor en el mercado es de 41.000 €. Se prevé facturar 3.000 horas a clientes ese año. Depreciación = (50.000 - 41.000) / 3.000 = 3 €. Se debe incluir en el coste horario en concepto de amortización 3 €/hora.
     • Uniforme durante la vida real: Valor amortización = (Costo total de la inversión - valor residual) / Periodo de amortización en horas
     • Proporcional: Valor amortización = (Costo total inversión - valor residual) / Periodo de amortización en horas
     • Preferible: Proporcional actualizado. Actualizar el proporcional anualmente (consideramos el periodo de amortización de 1 año) y se va revisando cada año.

4.8 Reparto de los Costos No Productivos sobre las Secciones Productivas

Superficie relativa por subcentro. Horas efectivas previstas por subcentro. Se trata de las horas que se prevé que se podrán facturar a clientes para cada subcentro.

Potencia eléctrica consumible por subcentro relativa a la potencia consumida total. Para ello será necesario poner en relación este consumo potencial por hora con el tiempo de utilización (horas efectivas). De este modo se obtendría el «coeficiente de consumo eléctrico entre subcentros». Ejemplo para el cálculo de este coeficiente en el caso de una imprenta con 3 subcentros.

El consumo teórico total de A, B y C sería de 139.500 kW. Para cada equipo, habrá un coeficiente de consumo relativo al consumo total (por ejemplo, para A: 30.000 / 139.500 = 0,215). Coeficiente de consumo = consumo de cada subcentro / Consumo total.

Si suponemos un gasto anual de consumo eléctrico de 16.000 €, la parte proporcional de ese consumo será: Parte proporcional de consumo = coste anual eléctrico x coeficiente de consumo.

Índice de productividad relativo por subcentro: Se establece entre subcentros que sean del mismo tipo. Así, en el centro de trabajo de impresión se puede establecer un índice de productividad para cada máquina (es decir, para cada subcentro) en base al formato, colores y velocidad de cada una de ellas, puesto que todos los centros son del mismo tipo: máquinas de imprimir.

Hay costos de centros no productivos, como el de administración, que se han de repartir entre todos los subcentros en base al total de los costos que tenga que repartir cada uno de ellos. A esta forma de reparto la llamaremos reparto por valor.

4.9 Obtención de los Costos Horarios por Sección Productiva

Se consigue dividiendo los costes asignados por subcentros entre las horas que se prevé que se facturarán a clientes o, lo que es lo mismo, entre las horas efectivas previstas para cada subcentro. Se pueden facturar horas a clientes en las operaciones productivas como el tiempo de producción en la máquina de impresión o las máquinas de postimpresión, etc. Sin embargo, en muchos casos se hace más difícil determinar el tiempo efectivo que tendrá un determinado subcentro y, a su vez, el tiempo que se debe asignar para su participación en cada trabajo; por ejemplo, el caso de la filmadora.

Puede ser conveniente determinar el tipo de producto que se vende a clientes y determinar entonces el costo por producto, en forma de tarifa, para el cargo de los costos de ese determinado subcentro. El tipo de producto que se factura de la filmadora es película servida, por lo que se deberá determinar la superficie total de película a facturar a clientes.

El aprovechamiento de película se calcula como un porcentaje, comparando la película que se consume con la que realmente se factura. Si queremos estimar los costos de un periodo, el porcentaje de aprovechamiento se ha de estudiar sobre un corto periodo de tiempo y luego extrapolarlos al periodo completo, creando una tarifa de precios. Ejemplo: Los costes asignados a una filmadora son 75.000 € (aquí van incluidos los costes directos, los asignados indirectamente que proceden del reparto de otros centros no productivos y los que proceden del reparto de gastos generales de los centros). El consumo de película es de 3.000 m². El porcentaje de aprovechamiento es del 70% (se ha obtenido después de estudiar durante tres semanas los m² de películas consumibles, que fueron 175 m², y los m² totales se facturaron en diferentes formatos, que fueron de 123 m²).

La película que se estima que se facturará será, por tanto: 3.000 m² x 70% = 2.100 m².

Costo del m² de película a facturar: 75.000 € / 2.100 m² = 35,7 €/m².

Suponiendo un consumo habitual en formatos DIN (concretamente DIN A5, DIN A4 y DIN A3):

• A5 (14,85 cm x 21 cm): (0,1485 x 0,21) m² x 35,7 = 1,11 €
• A4 (21 cm x 29,7 cm): (0,21 x 0,297) m² x 35,7 = 2,23 €
• A3 (29,7 cm x 42 cm): (0,297 x 0,42) m² x 35,7 = 4,45 €
• 100 cm²: (0,1 x 0,1) m² x 35,7 = 0,357 €

Por otra parte, si tenemos en la imprenta máquinas del mismo tipo pero de distinta edad, y cuyos operarios tengan distintos sueldos, los costes horarios serían diferentes.

Para obtener el costo horario sería: Coste horario = total de costes asignados en esos equipos / Total de horas efectivas de esos equipos.

Si una vez realizados todos los cálculos de los costes horarios para todos los subcentros encontramos alguno que no está equilibrado con el resto, se pueden ajustar los criterios de reparto y descargar de esos subcentros algún coste asignado indirectamente para tener así costes más equilibrados.

Por último, hemos de distinguir entre los costes reales de los presupuestados. Además, el sistema de obtención de costes ha de estar siempre actualizado. La actualización debe incluir:

• Nuevos centros o subcentros (con lo que habría que recalcular el reparto de los costes indirectos entre todos los subcentros).
• Movimiento de personal que pasa de asignarse de un centro a otro.
• Cambio en el número de turnos.
• Vacaciones.
• Reparaciones e incidencias sobre la valoración de las máquinas.

4.10 Los Tiempos Estándares de Producción

Para obtener el costo de producción de un determinado trabajo se sigue una estructura del tipo siguiente:

(TIEMPO ESTÁNDAR DE PRODUCCIÓN X PRECIO/HORA) + (Tantas veces como operaciones existan) + COSTO DE LOS MATERIALES + PRECIO TRABAJOS EXTERIORES + BENEFICIOS = PRECIO DE VENTA

El tiempo estándar de producción para cada subcentro es el tiempo que se tarda en realizar una tarea específica, con una secuencia igual para cualquier trabajo en el que esta operación participe, y viene condicionada por:

• Maquinaria
• Calidad del personal que la utiliza
• Forma de uso de la maquinaria para ejecutar el proceso

De forma general, para la determinación de un tiempo estándar de producción se siguen los pasos siguientes:

1. Determinación de la operación para la que se dará el tiempo estándar de producción.
2. Listado minucioso de los pasos que participan en la operación.
3. Agrupación de los pasos de la operación en grupos de repetición.
4. Identificación de los factores que afectan al tiempo total de la operación.
5. Construcción de una expresión matemática que dé el tiempo total para la variación de los factores que afectan al tiempo total de ejecución de la operación.