La Burocracia en la Administración: Origen, Características y Ventajas

La Teoría de la Burocracia

Desarrollada dentro de la administración alrededor de 1940, debido principalmente a los siguientes aspectos:

1. La fragilidad y la parcialidad tanto de la Teoría Clásica como de la Teoría de las Relaciones Humanas, que no permitían abordar de manera global, integrada y convincente los problemas de organización.

2. La necesidad de un modelo racional de organización capaz de caracterizar todas las variables involucradas, así como la conducta de los miembros participantes, aplicable no solo a la fábrica, sino a todas las formas de organización humana y, especialmente, a las empresas.

3. El tamaño y la complejidad crecientes de las empresas requerían modelos de organización mucho más definidos.

4. El resurgimiento de la Sociología de la burocracia, a partir del descubrimiento de las obras de Max Weber, su creador.

Según esta teoría, una persona puede recibir un pago por actuar y comportarse de un modo predeterminado, que se explica claramente y, de ninguna manera, permite que sus emociones interfieran con su desempeño. La sociología de la burocracia propuso un modelo de organización que los administradores no tardaron en intentar aplicar en la práctica en sus empresas. De ahí surge la teoría de la burocracia en la administración.

Así, la burocracia es una forma de organización que se basa en la racionalidad, es decir, la adecuación de medios a objetivos (fines) destinados a garantizar la mayor eficiencia posible en la consecución de dichos objetivos.

Weber identifica tres factores principales que favorecen el desarrollo de la burocracia moderna:

• El desarrollo de una economía monetaria: en la burocracia, el dinero reemplaza al pago en especie para los empleados, lo que permite la centralización de la autoridad y el fortalecimiento de la administración burocrática.
• El crecimiento cuantitativo y cualitativo de las tareas administrativas del Estado moderno.
• La superioridad técnica —en términos de eficiencia— del tipo burocrático de administración, que actuó como una fuerza autónoma para imponer su prevalencia.

Según el concepto popular, la burocracia suele ser vista como una empresa, división u organización donde el papeleo se multiplica y crece, lo que impide soluciones rápidas y eficaces. El término también se utiliza en el sentido de apego de los funcionarios a las normas y rutinas, causando ineficiencia en la organización. Los laicos terminaron por dar el nombre de burocracia a los defectos del sistema.

Sin embargo, la burocracia de Max Weber es exactamente lo opuesto: es la organización eficiente por excelencia. Para lograr esta eficiencia, la burocracia detalla por adelantado y con gran precisión cómo deben suceder las cosas. En relación con este apartado, me gustaría añadir que, para Merton ¹, no existe una organización totalmente racional y el formalismo no tiene la profundidad descrita por Weber. Así, podemos decir que, para otros estudiosos, la burocracia no es tan eficiente como muestra Weber, ya que un formalismo excesivo en documentación y papeleo puede conducir a una baja eficiencia.

Relaciones impersonales

Esta distribución de la actividad se hace impersonal, o se hace en términos de cargos y funciones, y no de las personas involucradas:

• Se ve a las personas como ocupantes de cargos y funciones.
• El poder de cada persona es impersonal y se deriva de la posición que ocupa.
• Se obedece al superior no por la persona, sino por el cargo que ocupa.
• Las personas van y vienen, pero las posiciones permanecen.
• Cada oficina cubre un área o sector de responsabilidad y rendición de cuentas.

Ventajas de la burocracia

Weber vio muchas razones para explicar el avance de la burocracia sobre otras formas de asociación.

• Racionalidad en relación con el logro de los objetivos de la organización.
• Definición precisa de la posición y de la operación, conocimiento exacto de los deberes.
• Velocidad en las decisiones, porque todo el mundo sabe lo que debe hacerse, por quién, y qué órdenes y documentos pasan a través de los canales predeterminados.
• Interpretación unívoca garantizada por la normativa específica y por escrito. La información es discreta, ya que se pasa solo a quienes deben beneficiarse de ella.
• Uniformidad de los procesos y procedimientos que permiten la estandarización, la reducción de costos y errores, porque los procedimientos se definen por escrito.
• Continuidad de la organización a través de la sustitución del personal que se va.
• Reducción del nivel de fricción entre las personas, ya que cada empleado sabe lo que se requiere de él y cuáles son los límites entre sus responsabilidades y las de otros.
• Constancia, ya que este tipo de decisiones deben tomarse en las mismas circunstancias.
• Subordinación de los niveles inferiores a los superiores de manera estricta y bien definida, de modo que el supervisor pueda tomar decisiones que afectan el nivel más bajo.
• Fiabilidad, ya que el trabajo se lleva a cabo de acuerdo con reglas conocidas. Las decisiones son predecibles y el proceso de toma de decisiones elimina la discriminación personal.
• Beneficios desde la perspectiva de las personas de la organización, porque la jerarquía está formalizada, el trabajo se divide entre las personas de manera ordenada, la gente está entrenada para convertirse en experta en sus campos, y las personas pueden hacer una carrera en la organización por sus méritos personales y competencia técnica.

Jerarquía de autoridad

La burocracia establece las posiciones según el principio de jerarquía:

• Cada nivel inferior debe estar bajo la supervisión de un superior.
• Ningún cargo queda sin control o supervisión.
• La jerarquía implica orden y subordinación, la autoridad clasifica las distintas categorías de participantes, personal y clases.
• Las posiciones se definen por reglas limitadas y específicas.