BPMS: Optimización y Automatización de Procesos de Negocio

Tecnología de BPM y BPMS: Fundamentos y Aplicaciones

La tecnología que posibilita la implantación de la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) se materializa en sistemas de información denominados Business Process Management System (BPMS).

Funciones Clave de un BPMS

Un BPMS ofrece un conjunto robusto de funcionalidades esenciales para la gestión y optimización de los procesos empresariales:

• Modelado de Procesos de Negocio: Permite diseñar y representar visualmente los flujos de trabajo.
• Entornos de Desarrollo de Aplicaciones: Provee herramientas para la creación de aplicaciones que facilitan la colaboración entre procesos de negocio.
• Gestión Documental: Incluye la generación, actualización y publicación de documentación asociada a los procesos.
• Simulación de Procesos: Facilita la evaluación del comportamiento de los procesos bajo diversas situaciones de carga exigentes, identificando cuellos de botella y oportunidades de mejora.
• Integración de Sistemas: Permite la conexión y el intercambio de información con otros sistemas de negocio existentes.
• Automatización de Procesos: Transforma tareas manuales en flujos de trabajo automatizados, incrementando la eficiencia.
• Colaboración: Fomenta la interacción y el trabajo conjunto entre los participantes del proceso.
• Despliegue de Aplicaciones: Soporta la implementación de soluciones tecnológicas que dan soporte a los procesos.
• Análisis y Monitorización: Ofrece capacidades para el análisis detallado de los procesos y del comportamiento de la operación en tiempo real.
• Gestión del Conocimiento: Administra el ciclo de generación, publicación y consumo del conocimiento derivado de la operación del proceso.
• Representación Gráfica: Visualiza la interrelación de las diferentes dimensiones del proceso de manera clara y concisa.

Componentes Esenciales de un BPMS

Para cumplir con sus funciones, un BPMS se compone de diversos elementos interconectados:

• Motores de Orquestación: Permiten coordinar la secuencia de actividades según los flujos y reglas definidas en el modelo de procesos.
• Herramientas de Análisis y Business Intelligence (BI): Facilitan el análisis de la información generada durante la ejecución del proceso, proporcionando insights valiosos.
• Motores de Reglas: Ejecutan reglas predefinidas que abstraen las políticas y decisiones de negocio, automatizando la lógica operativa.
• Repositorios: Almacenan y mantienen los componentes y recursos de los procesos, asegurando su disponibilidad y reutilización.
• Herramientas de Simulación y Optimización: Permiten comparar nuevos diseños de procesos con el desempeño actual, facilitando la mejora continua.
• Herramientas de Integración: Posibilitan la conexión del modelo de procesos con otros sistemas y aplicaciones empresariales.

Ciclo de Vida de los Procesos en un Entorno BPMS

La gestión de procesos de negocio a través de un BPMS sigue un ciclo de vida estructurado para asegurar su mejora continua:

• Modelado de los Procesos de Negocio:

  En esta fase, se crea o modela un proceso de negocio y se definen mejoras para optimizarlo. El principal involucrado es el Analista de Negocios.

• Implementación:

  Se integran los componentes necesarios para llevar a cabo el proceso. El principal involucrado es el Ingeniero de TI, quien asegura que sean soluciones tecnológicas robustas.

• Ejecución de Procesos:

  Se pone en marcha el proceso desarrollado previamente. Los principales involucrados son los Participantes del proceso, quienes recolectan la información para su control y seguimiento.

• Control y Gestión:

  Se realiza el seguimiento de los procesos y se analiza la información de su ejecución. Una característica principal es que la información se analiza en tiempo real. Los principales involucrados son los Supervisores y la Gerencia.

El Modelador Gráfico de Procesos

Una herramienta fundamental dentro de un BPMS es el modelador gráfico, que:

• Permite modelar los procesos de negocio de forma intuitiva.
• Facilita la simulación de la ejecución de procesos de negocio para prever su comportamiento.