El Balance General y Ajustes Contables Esenciales para Estados Financieros Precisos

El Balance General: Fundamentos y Ajustes Contables Esenciales

El Balance General, también conocido como Estado de Situación Patrimonial, es uno de los dos estados financieros principales, junto con el Estado de Resultados. Ambos, complementados por una serie de anexos, proveen la información final del sistema de información contable. Por lo tanto, es imprescindible tener todos los libros obligatorios y auxiliares correctamente confeccionados.

Generalmente, el Balance General se realiza una vez al año, aunque existen casos especiales de empresas que están obligadas a elaborarlos por periodos más cortos. Por ejemplo, las empresas que cotizan en bolsa tienen la obligación de realizarlo cada cuatro meses. Al periodo de tiempo que transcurre entre dos balances consecutivos lo denominamos ejercicio económico, y este puede abarcar un año calendario o un año aniversario.

El Balance General nos muestra la situación de la organización a la fecha del balance a través del Estado de Situación Patrimonial. A través del Estado de Resultados y por medio de las cuentas de pérdidas y ganancias, nos expone lo ocurrido durante todo el ejercicio económico, ya que estas cuentas nos brindan lo acumulado hasta ese momento, por ejemplo, ventas y gastos generales. De la comparación del total de las pérdidas y ganancias obtendremos el resultado del ejercicio, que podrá ser positivo (ganancia) o negativo (pérdida).

Esta información es imprescindible para socios, inversionistas, acreedores, empresas o particulares interesados en contratar con la organización. Además, existen otros organismos estatales y no estatales que requieren esta información con carácter obligatorio.

Tareas Previas al Balance General: Ajustes Contables

La información que nos provee el sistema de información contable en ocasiones necesita ser revisada y corregida. En otros casos, es necesario registrar en este sistema algunos hechos que no fueron contabilizados aún. Esto es lo que llamamos tareas previas al Balance General. Estas consisten en la revisión de los saldos de algunas cuentas en particular y, si es necesario, la confección de lo que denominaremos asientos de ajuste a la contabilidad, que adecuarán los saldos ya existentes a la realidad o registrarán hechos que no estaban previamente registrados.

Ajustes Contables Clave

A continuación, se detallan algunos de los ajustes más comunes y esenciales:

1. Primer Ajuste: Depreciación de los Bienes de Uso

Este es un caso en el cual, mediante asientos de ajuste, registramos en la contabilidad algo que no estaba contabilizado, pero que ya afecta el valor de los bienes de uso y, por lo tanto, altera el patrimonio y el resultado económico de la empresa.

2. Segundo Ajuste: Arqueo de Caja

Consiste en el recuento de dinero y los valores existentes en la caja en un momento determinado. De este recuento pueden surgir diferencias. Cuando hay más dinero en la caja que el que figura en los registros contables, nos encontramos con un sobrante de caja. Por el contrario, cuando hay de menos, lo denominaremos faltante de caja. Ambas situaciones deben registrarse en el libro diario.

• En el caso de un sobrante de caja, será una cuenta de resultado positivo y, por lo tanto, en el asiento de ajuste la colocaremos en el haber. En el debe, registramos la cuenta "Caja" de modo tal que su saldo aumente y refleje la realidad.
• En el caso de un faltante de caja, la cuenta de resultado es negativa. Deberemos registrarla en el debe, y la cuenta "Caja" disminuye por el haber.

3. Tercer Ajuste: Regularización de las Cuentas por Cobrar

Cuando estamos confeccionando el Balance General, una de las tareas importantes es realizar el análisis del estado de las cuentas por cobrar, es decir, de nuestros deudores. Lo normal es que estos se encuentren al día con sus pagos, pero muchas veces nos encontramos con deudores con deudas pequeñas o moderadas. En este caso, corresponde hacer los reclamos administrativos.

Otras veces, los atrasos son importantes y hemos agotado la instancia administrativa, por lo tanto, iniciamos la gestión de cobro de la deuda. Estos son deudores incobrables. En estas circunstancias, debemos registrarlas en el libro diario. En todos los casos, el procedimiento es similar: debitamos la cuenta correspondiente para registrar al deudor según su situación:

• Deudores Morosos: Aquellos con atrasos significativos.
• Deudores en Gestión Judicial: Aquellos que han iniciado un proceso legal para el cobro.
• Deudores Incobrables: Representan una pérdida o quebranto por deudores que no se podrán cobrar.

Las dos primeras cuentas (Deudores Morosos y Deudores en Gestión Judicial) son patrimoniales del activo, ya que en ambos casos existe nuestro derecho a cobrar. La cuenta de Deudores Incobrables es una cuenta de resultado (pérdida), y en el haber registramos la cuenta del deudor (por ejemplo, "Clientes").