Automatización y Gestión de Datos en Access: Campos Calculados, Macros y Botones de Comando

Campos Calculados en Microsoft Access

Llamamos Campo Calculado a aquellos campos cuyos valores se obtienen a través de un cálculo. Pueden resultar de una expresión simple (como una suma) o de expresiones complejas que contengan funciones.

Access permite crear campos calculados para obtener datos basados en operaciones realizadas sobre datos existentes en una tabla. Un campo calculado creado en un informe requiere el conocimiento y la utilización de los Controles que Access proporciona, y que se usan únicamente cuando colocamos un Formulario o Informe en Vista Diseño.

Macros en Access: Automatización de Tareas

Una Macro es un objeto de la base de datos que ejecuta instrucciones concretas de forma automática en un orden determinado por el usuario.

Por ejemplo, una macro puede enviar a imprimir un documento de manera automática, una hoja de datos de una tabla, o ejecutar automáticamente un informe. Con frecuencia, las macros pueden tener, en su configuración interna, varias instrucciones, pero siempre las ejecutarán en el orden que nosotros les asignemos; es decir, la primera que coloquemos se ejecutará antes que las otras, y así sucesivamente.

En Access, las macros se consideran parte de un lenguaje de programación simplificado, que se escribe mediante la generación de una lista de acciones predeterminadas. Por otra parte, permiten mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles, sin necesidad de trabajar en un entorno de programación más complicado, como es Visual Basic.

Cómo Crear una Macro en Access

1. Nos dirigimos a la pestaña “Crear” y, a la izquierda de los menús presentados, buscamos el grupo que dice “Macros y Código”. Hacemos clic donde dice “Macro”.
2. En el nuevo menú que se nos presenta, encontramos dos módulos distintos: el entorno Macro, que tiene por lo general el nombre de la macro que estamos por crear (por ejemplo, “Macro1”).
3. Nos dirigimos ahora a la lista desplegable y elegimos una “Acción”, por ejemplo, “Abrir Formulario”.
4. En la primera opción, “Nombre de Formulario”, elegimos aquel de esa lista que deseamos abrir.
5. En la nueva sección “Vista”, elegiremos cómo deseamos que se muestre el formulario al abrirlo. Tiene varias opciones; generalmente usaremos solo “Formulario”.
6. El resto de las opciones no las modificaremos, ya que son para programar acciones más complejas.
7. Finalizaremos nuestra macro cerrando el cuadro de opciones con la “X”. Cuando se nos pida guardar el diseño de la “Macro1”, haremos clic en “Sí” y mantendremos el nombre propuesto por Access: “Macro1”.

Botones de Comando en Access

Los Botones de Comando posibilitan realizar acciones predeterminadas con anterioridad por el usuario: Macros, acciones creadas en un entorno de Visual Basic o archivos Batch de ejecución simple.

Al ser accionados, pueden, según lo preestablecido, realizar una o varias acciones complejas. Se utilizan también para acelerar una operación determinada (apertura de un formulario, desplazamiento entre informes, impresiones, etc.). Se pueden utilizar los que están predefinidos o crear uno personalizado.

Integridad Referencial en Bases de Datos Access

La Integridad Referencial se define como el conjunto de mecanismos y reglas para conservar y garantizar de forma automática la fiabilidad de todos los datos de los Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD).

Especifica las normas que las Claves Primarias y Claves Foráneas deben cumplir para mantener la coherencia entre tablas relacionadas.