Auditoría de Efectivo: Control Interno y Procedimientos Clave

La auditoría de efectivo implica un estudio y evaluación del control interno, así como una revisión de las transacciones y la documentación que las respalda. La verificación del efectivo se divide en dos partes principales:

1. Procedimientos relacionados con la verificación del efectivo en bancos.
2. Procedimientos relacionados con la verificación del efectivo en caja y caja chica.

Objetivos de la Auditoría del Efectivo

Los objetivos principales de la auditoría de efectivo son:

1. Determinar si la partida de disponibilidades que presenta el balance es correcta en existencia a la fecha de dicho balance.
2. Probar si los métodos de control interno relacionados con las entradas y salidas de efectivo son adecuados y eficaces.

Al auditar caja y bancos, los objetivos son similares a los de otras partidas de activo: asegurar que el activo existe, que es propiedad del cliente, que está libre de gravámenes o restricciones, y que se presenta razonablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Control Interno del Efectivo

El tesorero es generalmente el responsable de las actividades relacionadas con el manejo de la caja, incluyendo depósitos, inversiones, aprobación de créditos y custodia del efectivo. Un sistema de control interno efectivo debe asegurar:

1. Que el efectivo recibido sea depositado íntegramente en el banco de forma inmediata.
2. Que todos los desembolsos sean para fines autorizados y debidamente registrados.
3. Que todo el efectivo esté registrado de forma precisa y bajo una custodia adecuada.

Para evaluar los controles de caja, el auditor puede utilizar un cuestionario de control interno, especialmente en empresas medianas o grandes. En empresas pequeñas, donde no hay una subdivisión de funciones extensa, este cuestionario puede no ser tan efectivo.

Elementos del Control Interno para Caja y Bancos

I. Medios para Controlar los Ingresos en Efectivo

• Deposite todos los ingresos.
• Use control de inventario.
• Separe las funciones de recepción de efectivo del registro contable de las cuentas por cobrar.
• Asegúrese de que la conciliación bancaria sea realizada por alguien que no reciba los ingresos de efectivo.

II. Medios para Controlar los Egresos de Efectivo

• Realice todos los pagos con cheques o transferencias bancarias.
• Use dos firmas para la emisión de cheques y la autorización de transferencias bancarias.
• Expida cheques y transferencias bancarias a personas naturales o jurídicas específicas.
• Resguarde las chequeras no utilizadas en caja fuerte.
• Numere y contabilice los cheques.
• Ordene las transferencias bancarias por fecha.
• Separe el trabajo de desembolsos de efectivo del trabajo de cuentas por cobrar.

Procedimientos de Auditoría para Caja y Bancos

Los procedimientos para validar caja y bancos incluyen:

1. Conciliación bancaria.
2. Confirmación de saldos de los bancos.
3. Arqueo de caja.
4. Examen de una muestra de las operaciones de caja y re-ejecución de una muestra de las funciones de control interno.

El grado en que se utilicen estos procedimientos dependerá de las condiciones de control interno existentes. Un control interno bien diseñado simplifica el trabajo del auditor.

4.1. Conciliación Bancaria

La conciliación de los saldos según los libros con los que el banco reporta es un procedimiento rutinario de control y registro. El auditor tiene tres alternativas:

1. Formular una conciliación independiente.
2. Revisar la conciliación del cliente si tiene suficiente confianza en el control interno.
3. Probar la conciliación del cliente.

4.1.1. Conciliación Independiente

El auditor formula una conciliación independiente al final del periodo, comparándola con la del cliente. La conciliación a la fecha de cierre es la más satisfactoria. Al conciliar, el auditor comienza con el saldo del estado de cuenta bancario y ajusta las partidas necesarias para llegar al saldo según libros. Cada partida se revisa cuidadosamente y se anota en una cédula de trabajo.

La ventaja de esta forma de conciliación es que proporciona una conciliación de los saldos al principio y al fin de cada periodo, y con un poco de esfuerzo adicional, se realiza una conciliación de las operaciones durante el periodo.

El auditor debe comprobar la validez, precisión y totalidad de todas las cifras consignadas en esta cédula de trabajo.

4.1.2. Conciliación Bancaria por Grupos

En empresas con un gran volumen de pagos, se utiliza la conciliación por grupos o lotes. Los cheques y transferencias no se consideran individualmente, sino en totales por grupos. Los totales de estos lotes se registran como pendientes de pago y se deducen a medida que el banco los paga. A la fecha de la conciliación, se tendrá el importe de los lotes pendientes, pero no el listado de los cheques que lo componen.

Probar la corrección de las cantidades pendientes de pago es el método más práctico para examinar un gran volumen de pagos. El auditor debe obtener un estado de cuenta directamente del banco e identificar las partidas por lotes. Puede solicitar que un empleado del cliente prepare una lista con los cheques no pagados de los lotes seleccionados.

4.1.3. Revisión de las Conciliaciones con el Cliente

Los pasos para revisar la conciliación bancaria son:

1. Probar la corrección aritmética de la conciliación.
2. Comparar las cantidades con el estado de cuenta del banco, los libros de caja y el libro mayor.
3. Obtener un estado de cuenta del banco por un periodo subsecuente para verificar que las partidas de conciliación queden liquidadas.
4. Seguir la pista a la transferencia de fondos hasta los débitos y créditos de las cuentas.