Auditoría Administrativa: Conceptos Clave y Metodología

Introducción a la Auditoría Administrativa

Características del Auditor

• Objetividad
• Observación
• Mente analítica
• Estabilidad emocional

Clasificación de las Empresas en la Iniciativa Privada

Las empresas en la iniciativa privada, de acuerdo a su tamaño, se clasifican en:

• Microempresas
• Pequeñas empresas
• Medianas empresas
• Grandes empresas

La Auditoría Administrativa como Herramienta de Crecimiento

La auditoría administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones.

Alcance de la Auditoría Administrativa

El alcance de la auditoría administrativa abarca los siguientes aspectos:

• Tamaño de la organización
• Naturaleza jurídica
• Giro industrial
• Sector de actividad

Objetivos de Calidad en la Auditoría Administrativa

Los objetivos de calidad en la auditoría administrativa se enfocan en elevar los niveles de actuación en todos los ámbitos y producir bienes y servicios competitivos.

Objetivo de Cambio de la Auditoría Administrativa

El objetivo de cambio de la auditoría administrativa es transformar la auditoría en un instrumento para hacer receptiva a la organización.

Informe de Auditoría Interna

En la auditoría interna, el informe se entrega únicamente para circulación interna en la organización.

Campo de Aplicación de la Auditoría Administrativa

La auditoría administrativa se aplica en cualquier organización productiva.

Control en la Auditoría Administrativa

El control, de acuerdo a su objetivo en la auditoría administrativa, es la aplicación y evaluación del comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

Propósito de la Auditoría Administrativa

El propósito de una auditoría administrativa es lograr ventajas competitivas sustentables después de precisar el nivel de desempeño.

Normas y Procedimientos de la Auditoría Administrativa

Elementos Básicos en las Normas de Ejecución del Trabajo

Los elementos básicos en las normas de ejecución del trabajo son:

• Planeación y supervisión
• Estudio y evaluación del control interno
• Obtención de evidencias

Secreto Profesional

El secreto profesional es aquel que nace de un contrato donde se da la promesa de guardar silencio después de haber conocido los hechos.

Contenidos de la Auditoría Administrativa

La auditoría administrativa incluye los siguientes contenidos:

• Alcance
• Objetivos
• Comentarios
• Conclusiones

Criterios de Ética del Auditor Administrativo

Los criterios de ética de un auditor administrativo son las reglas que se deben observar de manera cotidiana.

Independencia Mental

La independencia mental es la formación de una opinión objetiva, libre e imparcial.

Estudio y Evaluación del Control Interno

El estudio y evaluación del control interno se refiere al hecho de asignar responsabilidades a los colaboradores y determinar qué pruebas se deben efectuar.

Preparación del Informe de Auditoría Administrativa

La preparación del informe de auditoría administrativa debe ser sencilla, entendible y breve.

Objetividad del Informe

La objetividad del informe implica presentar comentarios y conclusiones imparciales.

Clasificación de las Normas de Auditoría Administrativa

Las normas de auditoría administrativa se clasifican en:

• Normas personales
• Normas de ejecución del trabajo
• Normas de información

Características de las Normas Personales

Las características de las normas personales son:

• Capacidad profesional
• Conocimientos técnicos
• Cuidado y diligencia
• Independencia mental

Sistemas Organizacionales y Auditoría Administrativa

Sistema de Organización

El sistema de organización consiste en ordenar y relacionar entre sí las áreas que deben realizarse, asegurando así una ejecución eficaz.

Sistema de Coordinación

El sistema de coordinación es el proceso de integrar los objetivos y actividades de las diversas unidades, con el fin de alcanzar eficientemente las metas organizacionales.

Sistema de Control

El sistema de control es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizarlo y aplicar medidas correctivas.

Sistema de Dirección

El sistema de dirección se encarga de dirigir las operaciones mediante la cooperación de los esfuerzos de los subordinados.

Utilidad de la Auditoría Administrativa

Se recurre a una auditoría administrativa porque el empleo moderno de técnicas, métodos y procesos ayuda a mejorar y optimizar las operaciones de la empresa.

Objetivo del Sistema de Planeación

El objetivo del sistema de planeación es fijar una meta que oriente los esfuerzos de un dirigente.

Programas del Sistema de Planeación

Los programas del sistema de planeación incluyen los objetivos, las políticas y los procedimientos para determinar con mayor precisión el desarrollo de actividades.

Departamentalización en el Sistema de Organización

La departamentalización en el sistema de organización es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas.

Funciones de la Auditoría Administrativa dentro de la Organización

Las funciones de la auditoría administrativa quedan enmarcadas según la situación jerárquica.

Auditoría Funcional

La auditoría funcional abarca el examen y la evaluación de las áreas funcionales de un organismo, consideradas como unidades para evaluar y actualizar.

División y Especialización del Trabajo en el Sistema de Organización

La división y especialización del trabajo en el sistema de organización es la separación y delimitación de las actividades, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo.

Sistema de Obtención de Recursos

El sistema de obtención de recursos comprende todos los elementos que se requieren para llevar a cabo una acción.

Trabajo del Auditor Administrativo

El trabajo de un auditor administrativo es detectar las áreas en las que la empresa necesita mejorar para aumentar su efectividad.

Presupuestos del Sistema de Planeación

Los presupuestos del sistema de planeación son una manifestación financiera de los ingresos y gastos estimados correspondientes a un periodo determinado.

Descripción de Funciones en el Sistema de Organización

La descripción de funciones en el sistema de organización consiste en definir con claridad las actividades y deberes que habrán de desarrollarse en cada puesto y por cada unidad orgánica.

Políticas del Sistema de Planeación

Las políticas del sistema de planeación son el conjunto de normas generales de acción, encaminadas a orientar la administración de una empresa.

Metodología de la Auditoría Administrativa

Marco Metodológico

El camino indicado para guiar las acciones de la auditoría administrativa es el marco metodológico.

Tipos de Informes

Los tipos de informes más representativos son:

• Informe ejecutivo
• Informe general
• Informe de aspectos relevantes

Bases de Actuación para el Diagnóstico Administrativo

El marco de referencia permite establecer las bases de actuación para determinar el diagnóstico administrativo.

Reformulación de Estrategias

La etapa de investigación preliminar puede provocar una reformulación de estrategias, objetivos, tiempos de ejecución, etc.

Factores Revisados en la Etapa de Planeación

En la etapa de planeación se revisan los procesos administrativos y los elementos específicos.

Fases del Proceso Metodológico

Las fases del proceso metodológico son:

• Planeación
• Instrumentación
• Examen
• Informe
• Seguimiento

Atributos de los Resultados, Conclusiones y Recomendaciones

Los resultados, conclusiones y recomendaciones presentados en el informe deberán reunir los siguientes atributos:

• Objetividad
• Oportunidad
• Claridad
• Utilidad
• Calidad

Objetivo General del Seguimiento

El objetivo general del seguimiento consiste en establecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atención y operación.

Comprobación Fehaciente de la Auditoría Administrativa

La comprobación fehaciente de la auditoría administrativa está representada por las evidencias.

Técnicas de Recolección de Información

Las técnicas de recolección de información son:

• Observación directa
• Investigación documental
• Entrevista

Fases para la Implementación de Recomendaciones

Las fases para la implementación de las recomendaciones son:

• Preparación del programa
• Integración de recursos
• Ejecución del programa

Función de la Metodología de la Auditoría Administrativa

La metodología de la auditoría administrativa cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información.

Ejecución y Seguimiento de la Auditoría Administrativa

Propósito de la Auditoría Administrativa

El propósito de la auditoría administrativa es el logro de ventajas competitivas sustentables después de precisar el nivel de desempeño.

Conclusión de la Auditoría

A la conclusión de la auditoría se le define como el hablar del desempeño de manera objetiva y crítica, fortalecer las capacidades distintivas y crear las condiciones para un crecimiento sostenido.

Procedimiento de la Auditoría Administrativa

El procedimiento de la auditoría administrativa es el respaldo técnico de la captura y comprobación de la observación directa, el análisis y la confirmación de datos.

Instrumentación en el Trabajo de Auditoría Administrativa

La instrumentación en el trabajo de auditoría administrativa es la etapa en que se seleccionan y aplican las técnicas de recolección, la medición que se empleará, el manejo de los papeles de trabajo y sus evidencias.

Dictamen del Auditor con Alcance Insuficiente

Cuando el alcance no fue suficiente, el dictamen del auditor se entrega con una opinión negativa.

Lineamiento General de Seguimiento

Un lineamiento general de seguimiento en la auditoría administrativa es definir las áreas en las que se comprobará la implementación de los cambios propuestos.

Supervisión del Trabajo

Vigilar que las acciones obedezcan a una lógica en función de los objetivos en la auditoría administrativa corresponde a la supervisión del trabajo.

Propósito de Tener un Objetivo en la Auditoría Administrativa

El propósito de tener un objetivo en la auditoría administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y orientada.

Técnicas de Recolección en la Instrumentación

Las técnicas de recolección que se utilizan en la instrumentación son:

• Investigación documental
• Observación directa
• Acceso a redes de información
• Entrevistas
• Cuestionarios
• Cédulas

Características del Responsable de una Auditoría Administrativa

El responsable de una auditoría administrativa debe tener el conocimiento y la experiencia necesarios en la implementación de auditorías administrativas.

Lineamiento General de Seguimiento

Un lineamiento general de seguimiento en una auditoría administrativa es establecer mecanismos para tener un adecuado control de las propuestas sugeridas y así lograr el cumplimiento.

Clasificación de la Evidencia

La evidencia se clasifica en:

• Evidencia física
• Evidencia documental
• Evidencia testimonial
• Evidencia analítica

Pasos en el Procedimiento del Examen de una Auditoría Administrativa

Los pasos que se realizan en el procedimiento del examen de una auditoría administrativa son:

• Conocer
• Descubrir
• Revisar
• Ordenar
• Definir
• Identificar
• Explicar su comportamiento

Criterios en la Entrevista Previa a la Ejecución

En la entrevista previa a la ejecución con los responsables de las áreas involucradas, se tiene que realizar la ejecución de la auditoría de seguimiento.

Propósito del Examen de Auditoría Administrativa

El propósito del examen de auditoría administrativa es establecer procedimientos y enfoques de análisis administrativos para orientar el contexto de la información captada y la formulación del diagnóstico administrativo.

Fuentes de Información

Las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información representan las fuentes de información.

Seguimiento en la Auditoría Administrativa

El seguimiento dentro de la auditoría administrativa implica que las observaciones que se producen como resultado de la auditoría se deben sujetar a un estricto seguimiento.

Elementos de un Dictamen de Auditoría Administrativa

Los elementos de un dictamen de auditoría administrativa son:

• Título
• Destinatario
• Párrafo introductorio
• Párrafo de la opinión
• Fecha y firma del dictamen