Assegurances en esdeveniments i planificació: consells i criteris

Tipus d'assegurances en esdeveniments

Assegurança Global de l'Esdeveniment: cobreix els costos totals d'anul·lar l'esdeveniment.

Responsabilitat Legal per Protecció Professional: responsabilitat d'empleats, pública i del producte, per errors o omissions que causen pèrdues o perjudicis.

Cancel·lació o Abandonament: causes alienes a l'organitzador com clima, incendi, vagues o altres.

Reducció d'Assistència Forçada: cancel·lacions per reducció forçada d'assistents per motius com vaga o retards en el transport.

No Presentació dels Ponents: retorn de la quota d'inscripció.

Fall en l'Esplai de l'Acte: costos addicionals que ocasionin.

Danys Físics a la Propietat de la Sala: sense control de l'organitzador, amb limitacions, cobreix els perjudicis.

Accident, Assegurança de Viatges: despeses mèdiques, emergències i responsabilitat per pèrdua de membres, danys permanents, mort o repatriació.

Robatori: robatori en la sala de l'esdeveniment. (Com a organitzadors, hem de valorar si amb les mesures del lloc en tenim prou o hi ha requisits que hem de tenir en compte.)

Planificació d'Esdeveniments - Cronograma

Les empreses reserven cada vegada amb menys antelació, ja que es mesura el rendiment que pretenen obtenir de l'esdeveniment abans de reservar-lo. Actualment unes 8 setmanes abans. Encarreg: 50% reserves empreses, 50% sector terciari i ONG.

Com que els esdeveniments cada vegada més es contracten amb poc temps, el primer personal que s'afegeix a la plantilla de planificació és el que hagi de negociar amb proveïdors.

Cronograma: dividir-lo en 5 fases cada un d'ells amb una llista de les activitats a realitzar per ordre successiu, la duració, inici i final previst i altres tasques per poder determinar el temps i quines ens poden comportar algun risc. Cada tasca s'assigna a un responsable amb mitjans necessaris. El responsable ha de realitzar les tasques d'intermediació i seguiment pel client per assegurar que es compleixen en els terminis previstos (PRÈVIA al esdeveniment, ARRIBADA, DURANT, SORTIDA, DESPRÉS)

El cronograma ha de constar d'un llistat d'activitats, duració, dates i dependència (nº ordre dependència, etapa anterior, etapa posterior, descripció, responsable, duració en dies, data inici (el més aviat possible), data límit (el més tard possible))

Sistemes de Muntatge en funció de l'Esdeveniment a Organitzar

Tipus de Muntatges: Criteris per tenir en compte al seleccionar el lloc de l'esdeveniment (distància entre allotjaments i lloc, dimensions de les sales pel nombre de persones i muntatges previstos, altura (mín. 2.50m), amplada (mín. 4m), superfície (mín. 36m²), climatització amb regulador dins la sala i ventilació, il·luminació (mín. 300lux intensitat), possibilitat d'enfosquir la sala, passadissos, accessos, sorolls, vibracions, olors, mobiliari i instal·lacions fixes, mitjans audiovisuals i tècnics adequats a l'esdeveniment. Especial atenció als sistemes de traducció i interpretació que es puguin necessitar. En esdeveniment que es necessitin taules: 20 assistents; superfície de treball de 0.60 x 0.65 cadires de 0.60 d'ample; més de 4 hores cadires anatòmiques.

Oferta de Palau de Congressos o Centres de Convencions: Una sala per realitzar exposicions d'obertura, tancament, auditori si escau, diverses sales de diferents dimensions, espai per registres (mín. 0.70), instal·lacions per recepcions, banquets, coffee break, ... (mín. 60% capacitat), espai per exposició annexa, sales per la organització (mín. 9m²), sales amb clau per guardar material o objectes personals de treballadors. Tenir en compte l'ocupació de les sales contigües del nostre esdeveniment per si hi ha altres actes o per si les necessitem a última hora.

Càlcul de Superfície Requerida per la Celebració de l'Esdeveniment: exposició oral amb taules i cadires = 1,8m²/pax, exposició oral amb files de cadires - 1.2m²/pax i 0.80 entre files, forma U (seminari) = 3m²/pax. Diferents grups que interactuen = 5m²/pax, conferència = 1.6m²/pax, afegir 33% superfície destinada passadissos, accessos i zones d'exposició.