Aspectos de una partida contable

Aspectos que debe contener una partida:

a. Fecha de la operación (año,mes y día).

b. Número de orden de la partida asiento u operacion.

c. Nombre de las cuentas cargadas y abonadas con su respectivo importe.

d. Nombre de las personas o entidades que intervienen en las transacciones (Subcuentas).

e. Descripción de la operación (Sinopsis).

La sinopsis debe contener:

*Nombre y número de los documentos que amparan la transacción, tales como: facturas, recibos,letras de cambio,etc.

*Condiciones bajo las cuales se realizó la transacción, si fue al crédito o al contado.

Para anotar la sinopsis podemos hacerlo de dos formas:

1. En forma global: Anotando primero las cuentas y subcuentas, tanto las que van cargadas como las que van acreditadas y al final se describe la operación.

2. En forma individual: Anotando el concepto particular despues de cada cuenta.

Clasificación de las Partidas

Una partida de Diario puede tener una sola cuenta cargada y otra acreditada, en este caso decimos que el asiento es Simple. Si tiene más de una cuenta cargada o más de una cuenta acreditada, o si las dos situaciones se dan a la vez se dice que es un asiento Compuesto.

Entonces en base a la cantidad de cuentas cargadas o areditadas las partidas pueden ser simples o compuestas.

Partida o Asiento de Apertura.

Cuando la empresa se constituye, inicia con una serie de recursos y algunas veces con deudas y obligaciones, esta situación se presenta en el Estado de Situación Financiera Inicial documento que es registrado en el libro de Balances, luego estos valores se registran en el libro Diario en forma de partida o asiento denominándole por ser la primera "Asiento de Apertura". En esta partida se cargan todas la cuentas de activo y se acreditan las de Pasivo y del Patrimonio Neto.

Partida o Asiento de Cierre.

Esta partida se hace al final de cada período de operaciones, después de presentar los Estados Financieros del período y se hace para cerrar momentaneamente las cuentas; contiene las cuentas y valores del Estado de Situación Financiera.

Partida o Asiento de Reapertura.

Esta partida se hace al inicio de cada período de operaciones, para abrir nuevamente las cuentas que momentáneamente quedaron saldadas y contiene las cuentas y valores del Estado de Situación Financiera del año anterior.

CUENTAS COLECTIVAS O DE CONTROL

Algunas cuentas se refieren a varias personas, entidades o conceptos tales como: Bancos, Clientes, Proveedores, Documentos por Cobrar, Documentos por Pagar, Deudores Varios, Acreedores varios, Gastos de Venta, Gastos de Administración, Gastos y productos Financieros, Otros Gastos y Productos. A estas cuentas se les llama Cuentas Colectivas o de Control porque involucran a varias personas, entidades o conceptos. A cada una de personas, entidades o conceptos que forman parte de una cuenta colectiva se les llama Subcuenta.

Como puede observarse el formato contiene las columnas siguientes:

• Fecha: Se anota el año, mes y día en que se realizó la operación.

• Descripción, también llamada Concepto o Detalle: Contiene e cuentas cargadas y acreditadas, las subcuentas y la sinopsis.

cuentas cargadas y acreditadas, las subcuentas y la sinopsis.

• Folio: En ella se anota el número de página que tiene la cuenta en el libro Mayor.

• Parciales: Se anota el importe que corresponde a las subcuentas.

• Debe: Aquí se anota el importe de los cargos o débitos.

• Haber: Se anota el importe de los abonos o créditos.