Arxius: definició, tipus, història i funcions

Què és un document? Definició

Definició: Informació enregistrada, independentment del suport o de les seves característiques físiques i intel·lectuals, produïda o rebuda, i conservada per una organització o una persona en el desenvolupament de les seves activitats.

Tota expressió en llenguatge oral, escrit, d'imatge o de sons, natural o codificat, recollida en qualsevol mena de suport material, i qualsevol altra expressió gràfica que constitueixi un testimoni de les funcions i les activitats socials de l'home i dels grups humans, amb exclusió de les obres d'investigació o de creació.

Què és un arxiu? 3 accepcions

1) Conjunt de documents produïts per una persona o un organisme en l'exercici de les seves activitats i conservats pel seu valor administratiu, jurídic, d'investigació o d'informació.

2) Institució o organisme responsable de la custòdia, la gestió, la descripció, la conservació i la difusió de determinats fons documentals.

3) Edifici o dipòsit, on els documents han estat instal·lats per la seva conservació i consulta.

Tipus d'arxius segons el cicle de vida

1) Arxiu de gestió: Constituïts per la unitat administrativa que els ha creat o rebut. La documentació hi ha de romandre un màxim de 5 anys. Correspon al secretari general de cada departament i als òrgans administratius inclosos en l'àmbit d'aplicació d'aquest decret determinar el nombre d'arxius de gestió.

2) Arxiu central administratiu: Conserva la documentació semiactiva.

3) Arxiu històric: Acull la informació inactiva, o la semiactiva d'ús freqüent, tant de procedència administrativa com d'ús privat, d'empreses o entitats.

Història i evolució dels arxius

Els primers arxius estan relacionats amb l'aparició de l'escriptura. El desenvolupament i la consolidació d'institucions de dret públic al llarg de l'edat mitjana i la formació dels estats de l'edat moderna van comportar la creació de grans arxius que centralitzaven la documentació administrativa, però, només els podien consultar la institució que els havia arreplegat.

Al segle XIX, els arxius passen a ser "arxius històrics" i, per tant, tothom els podia consultar i estaven organitzats de forma adequada. Aquesta nova concepció va afectar als arxius conservats, afegint impresos i documents gràfics.

Apareix el concepte modern d'arxiu en doble vessant de suport a l'acció administrativa i a la recerca històrica. Per assolir la funció cultural que els pertoca, els arxius porten a terme una política de difusió dels seus fons entre la població i volen donar a conèixer tots els serveis que aquestes institucions ofereixen als investigadors i els ciutadans en general.

Per què són importants els arxius?

1. Ofereixen un servei de consulta als ciutadans.
2. Preserven el patrimoni documental d'èpoques anteriors.
3. Actuen com a transmissors de coneixement entre generacions. Són conservadors de memòria col·lectiva i permeten l'estudi objectiu del passat.
4. Permeten l'anàlisi de matèries diferents i des de perspectives diverses: arquitectura, enginyeria, art, disseny, etc.

Funcions de l'arxiu

Les funcions principals són: ingressar o recollir, conservar i servir els fons documentals. Aquestes funcions busquen assolir els objectius dels arxius.

Ingrés dels documents a l'arxiu

1. Transferència: Traspàs de la documentació dels arxius de gestió o dels arxius centrals dels departaments de la Generalitat de Catalunya a l'Arxiu Nacional de Catalunya (ANC).
2. Compravenda: Contracte d'adquisició mitjançant l'estipulació d'un preu pactat en concepte de l'objecte i, de vegades, dels drets d'autor.
3. Dipòsit: Contracte segons el qual una part cedeix documentació o fons documentals a l'arxiu perquè en faci ús.
4. Donació: Adquisició de documentació o fons documentals de manera gratuïta per l'expressa voluntat del propietari, en vida d'aquests o per disposició testamentària.