Arxiu d'Històries Clíniques: Objectius, Funcions i Gestió

Objectius d'un Arxiu d'Històries Clíniques

Els objectius principals d'un arxiu d'històries clíniques són:

• Garantir el manteniment d'una història clínica per pacient.
• Garantir la disponibilitat de la documentació clínica necessària tant per a la pràctica assistencial com per a la docència, investigació, control de qualitat, planificació i gestió hospitalària.
• Conèixer la ubicació exacta de totes les històries clíniques de l’hospital, hagin estat lliurades o no a l’Arxiu d’Històries Clíniques.
• Emmagatzemar les HC segons el sistema de classificació i mètode establert.
• Assegurar la transferència a l’arxiu de la documentació clínica després de l’alta hospitalària del pacient o després de la seva utilització en l’activitat ambulatòria.
• Planificar el pas de les històries clíniques a una situació de passiu en funció del temps d’inactivitat, característiques i infraestructura de l’Arxiu, grau de moviment de la documentació per a estudis o docència, tipus de patologia atesa, etc.
• Arbitrar els procediments necessaris per impedir el creixement no controlat de les necessitats d'espai físic.
• Elaborar de forma continuada indicadors de producció i de funcionament per a l'adequat control de l'activitat de l'àrea.

Funcions d'un Arxiu d'Històries Clíniques

Les funcions principals d'un arxiu d'històries clíniques són:

• Recepció dels expedients i documents clínics.
• Instal·lació de les HC.
• Préstec de les HC.
• Custòdia dels expedients en els aspectes següents:
  • Conservació.
  • Preservació.
  • Distribució i optimització dels espais i instal·lacions.
  • Qualitat de processos.

Recepció d'Expedients Clínics

La recepció d'expedients clínics inclou:

• Procediments d’obertura i identificació dels expedients clínics.
• Procediments d’ordenació i numeració de tots els documents integrants de les HC a partir d’un manual d’ús que ha de ser elaborat pel centre.

L’arxiu s’encarrega de determinar els materials i equips que utilitzaran en la recepció: sobres contenidors, etiquetes de localització, etiquetes d'identificació, etc.

Instal·lació d'Expedients Clínics

Consisteix en l’arxiu físic o material dels expedients clínics.

• Les històries s’ubicaran en prestatges seguint un sistema que permeti la seva localització posterior.
• L’arxiu determinarà el model de classificació o ordenació (per exemple sistema alfabètic o numèric) i el mètode d’arxiu (depenent de les necessitats, disponibilitat d’espai, etc.).

Posteriorment s’ordenaran les HC segons aquest sistema.

Préstec d'Expedients Clínics

Implica la sortida temporal dels documents de l’arxiu.

• A qui es deixa en préstec els documents clínics? A qui ho sol·licita, i està autoritzat.
• En quines condicions? Segons legislació vigent, i segons normativa interna del centre.

L’arxiu ha d’establir un circuits interns que regulin l’ordre, temps i lloc que permetin dispensar els documents de forma ràpida i àgil i que, a la vegada, assegurin el seu retorn a l’arxiu evitant la seva pèrdua.