El Arte de la Notaría: Evolución y Procedimiento desde el Siglo XIII

Desde el siglo XIII, el arte de la notaría comprende el conjunto de normas y prácticas que regulan el ejercicio de la profesión notarial y, especialmente, el procedimiento y la técnica de prestación de la fe pública. En un sistema jurídico espiritualista o voluntarista, se valoran por encima de todo los elementos espirituales o morales de los actos humanos, fundamentalmente el conocimiento y la voluntad, así como las circunstancias que los afectan. Todo se subordina a estos elementos, configurando actos, obligaciones y contratos como negocios jurídicos puramente consensuales.

En este contexto, se denomina otorgante a la persona que da su consentimiento a un negocio jurídico determinado, y autorizante al notario que testifica escrituralmente el otorgamiento del consentimiento. Tanto "otorgar" como "autorizar" provienen del latín, significando "hacer" y "actuar". Mientras que "otorgar" ha evolucionado hacia un uso más general, designando a cualquier persona que da su consentimiento, "autorizar" mantiene una connotación más técnica y culta, próxima al latín, y se refiere específicamente a la acción del notario, quien posee un saber determinado.

En el lenguaje habitual, a veces se dice que el notario "otorga" la escritura en el sentido de que la hace y la entrega a los otorgantes. Sin embargo, es importante distinguir entre estas dos funciones.

Pasos del Procedimiento Notarial

El procedimiento notarial se compone de varios pasos esenciales:

1. Rogatio: Es la petición del futuro otorgante al notario para que testifique y escriture el otorgamiento que piensa efectuar. El notario dará forma a la voluntad del otorgante, quien a menudo no tiene la capacidad técnica para hacerlo por sí mismo. La notaría es una profesión rogada, es decir, los notarios no pueden actuar motu proprio dando fe de lo que han visto y sentido, sino que solo pueden hacerlo si han sido solicitados como tal.
2. Cédula: Es la anotación en un trozo de pergamino o papel de lo que el otorgante quiere hacer, con todos los datos relevantes que deben constar en la escritura. La palabra "cédula" viene del latín schaedula, que significa hoja, papel o documento. La cédula era un primer esbozo o minuta de la escritura. Los notarios mediterráneos a menudo no se excedían redactando la escritura en los libros, por lo que la cédula tenía una gran importancia. Los notarios guardaban celosamente la cédula, normalmente en las bolsas interiores de las tapas de pergamino de los libros, y así lo hacían constar muchos en nota marginal del lugar correspondiente a la escritura en el libro. Algunos archiveros, ignorando su importancia, quitaron las cédulas de las bolsas de los libros y las guardaron todas juntas en un lugar sin anotar ninguna referencia del libro de donde provenían. Esto ha dificultado la labor de los investigadores, que ya no pueden confrontar y completar las inscripciones de los libros con la cédula correspondiente.
3. Lectura: Es la lectura de la cédula por el notario delante del otorgante o los otorgantes, con el fin de comprobar que las notas que ha tomado el notario se corresponden con lo que han manifestado que quieren hacer. Es un paso obligatorio establecido por la doctrina y ratificado por las autoridades públicas, aunque no siempre se ha realizado con la debida diligencia. En Italia, las autoridades recuerdan a menudo al notario esta obligación, pero en Cataluña no es una práctica tan común, quizás como una manifestación de la gran confianza que la gente ha tenido en los notarios. Desde 1862, la ley da al otorgante el derecho a leer la escritura por sí mismo antes de la firma, pero es el notario quien tiene la obligación de leerla.
4. Ferma: Es el acto de otorgar el consentimiento, lo que solidifica el negocio jurídico. Se exterioriza con la firma del otorgante. Algunos no saben leer ni escribir, pero han aprendido a dibujar su firma. Sin embargo, la mayoría de la gente no sabe ni siquiera eso, y en esos casos, a menudo firma alguien en su nombre, como el rector de la parroquia o el vicario. También tienen que firmar dos testigos, que suelen ser escribientes o vecinos del notario. Estos son los llamados testigos instrumentales, porque son indispensables para la validez del instrumento (escritura pública). Estos testigos solo dan fe de la conformidad del otorgante respecto a las notas. El notario tiene que dar fe en la escritura de que conoce al otorgante de conocimiento propio. En caso de no reconocerlo, se necesitarán testigos de conocimiento, personas que conozcan la identidad de los otorgantes. Todos los testigos tienen que firmar en el lugar correspondiente.
5. Inscripción en el Libro: Los libros también se llaman registros, protocolos, notariales, capbreus, etc. Un registro es un libro redactado con la intención de dejar constancia, con efectos jurídicos, de las cosas que contiene. "Protocolo" es sinónimo de matriz. Se denominan también capbreus porque son notas breves y van capituladas, es decir, divididas en capítulos. Los notarios redactan las inscripciones, que después son cosidas y encuadernadas con tapas de pergamino. El papel permite hacer libros de centenares de hojas, que son ligeros y relativamente poco voluminosos si los comparamos con los códices o cantorales. Si por cualquier circunstancia este orden está alterado, es necesario hacerlo saber mediante nota marginal (escrito en el margen lateral). Esto se hace para evitar falsedades y hacer evidente si ha habido alguna alteración.

Organización de los Libros Notariales

Cada notario tiene su sistema de división de libros en serie: testamentorum (capítulos de testamentos), capitulorum (capítulos matrimoniales), venditionum (escrituras de compraventa), etc.