Les Àrees Funcionals i el Procés Administratiu de l'Empresa

Les àrees funcionals de l'empresa

Perquè una empresa funcioni correctament, es divideix en diferents àrees funcionals, que són departaments especialitzats que actuen de manera coordinada per assolir els objectius fixats prèviament.

L'àrea comercial

Té la missió de fer arribar els productes o serveis als consumidors. Aquesta àrea realitza un estudi de mercat per investigar els possibles clients i l'entorn competitiu, i també s'encarrega de l'estratègia de màrqueting. És a dir, dissenya les polítiques relacionades amb el preu, la publicitat, la promoció i la distribució per poder vendre adequadament allò que l'empresa ofereix.

L'àrea de producció

Aquesta àrea s'encarrega de crear el bé o servei que l'empresa vendrà. Això implica dues grans tasques:

• L'aprovisionament: consisteix a comprar les matèries primeres necessàries als proveïdors i gestionar-ne l'emmagatzematge de manera eficient.
• La producció pròpiament dita: on es controla tot el procés tècnic de transformació d'aquests materials inicials fins a convertir-los en el producte final llest per ser venut.

L'àrea de recursos humans

Aquest departament gestiona tot el cicle de vida del treballador dins de la companyia. Les seves tasques van molt més enllà de contractar: inclouen el reclutament i la selecció dels millors candidats, l'acollida i formació contínua de la plantilla, la gestió administrativa com el pagament de nòmines i la concessió de permisos, la prevenció de riscos laborals per garantir un entorn segur, i la resolució de conflictes per mantenir un clima de treball positiu.

L'àrea de finançament i inversió

Té l'objectiu de captar els fons econòmics necessaris perquè l'empresa pugui funcionar, i decidir en quins elements s'inverteixen aquests diners de manera intel·ligent per obtenir-ne el millor rendiment i assegurar el control econòmic de totes les àrees.

El procés administratiu

Totes aquestes àrees esmentades han d'estar coordinades per la direcció de l'empresa mitjançant allò que s'anomena procés administratiu. Aquest procés és el conjunt d'activitats que realitza l'equip directiu per aconseguir els objectius de la companyia i es divideix en dues grans fases:

• La fase mecànica: representa la part teòrica de l'administració, on s'estableix què s'ha de fer abans de començar a treballar físicament. Aquesta fase inclou dues funcions clau: la planificació i l'organització.
• La fase dinàmica: consisteix a portar a la pràctica tot allò que s'ha pensat teòricament. Aquesta part engloba la gestió o direcció de les persones i el posterior control de les accions.

La fase mecànica: planificació i organització

La funció de planificació

És el punt de partida de l'administració. Consisteix a fixar cap a on vol anar l'empresa i establir el camí per arribar-hi. Aquest procés segueix un ordre lògic format per diferents etapes:

1. Situació de partida: abans de res, s'ha d'analitzar l'entorn de l'empresa i la seva situació interna per saber on ens trobem i quins recursos tenim disponibles.
2. Objectiu: es defineix exactament què es vol aconseguir en el futur. Han de ser fites clares, realistes i que es puguin mesurar.
3. Anàlisi: s'estudien les diferents alternatives o camins possibles per poder assolir l'objectiu que ens hem marcat, valorant els pros i contres de cadascun.
4. Plans: es tria la millor alternativa i es detallen les accions concretes que s'hauran de dur a terme, establint qui les farà i en quin termini de temps.
5. Pressupost: es quantifica econòmicament el pla. És a dir, es tradueixen les accions a diners per saber quant costarà executar-les i d'on sortiran els fons.
6. Acció: és el moment de posar en marxa tot allò que s'ha planificat i començar a treballar.
7. Control: es revisa constantment si les accions que s'estan fent compleixen amb allò que s'havia previst per poder corregir errors a temps.

La funció d'organització

Té per objectiu dissenyar una estructura on quedin definides les tasques, les responsabilitats i l'autoritat de cadascun dels integrants de la plantilla. Dins de l'empresa trobem sempre una organització formal, que és l'estructura oficial i intencional fixada per la direcció, però inevitablement també hi apareix una organització informal, formada pel conjunt de relacions personals o d'amistat que sorgeixen de manera espontània entre els treballadors.

La departamentalització

Dissenya l'estructura de l'empresa repartint les tasques i l'autoritat. Com que una sola persona no pot fer-ho tot, s'aplica el principi de departamentalització, que és l'agrupació lògica dels treballadors i de les tasques en unitats més petites (departaments) per guanyar especialització i eficiència. Aquesta distribució es pot fer de quatre maneres:

• Per funcions: els treballadors s'agrupen segons l'especialitat de la feina que fan, creant així el departament de vendes, el de producció o el de finances.
• Per productes: s'utilitza en empreses que fabriquen coses molt diferents. Es crea un departament autònom per a cada línia de producte.
• Per zones geogràfiques: molt útil per a empreses internacionals. S'agrupa el personal depenent del territori o país on l'empresa té presència.
• Per projectes: es creen grups de treball formats per especialistes diversos que s'uneixen temporalment per dur a terme un encàrrec concret.

La comunicació a l'empresa

La comunicació és l'intercanvi d'informació necessari perquè totes les parts de l'organització es puguin coordinar. La classifiquem segons tres criteris:

Segons l'àmbit

• Externa: és la que es produeix entre l'empresa i l'exterior (clients, proveïdors, publicitat).
• Interna: és la informació que flueix exclusivament entre els treballadors i directius.

Segons el canal

• Formal: utilitza els canals oficials establerts (correus d'empresa, reunions oficials).
• Informal: sorgeix de manera espontània de les relacions personals (converses, rumors).

Segons la direcció (en la comunicació interna)

• Ascendent: dels subordinats cap als caps (queixes, suggeriments).
• Descendent: dels directius cap als empleats (ordres, instruccions).
• Horitzontal: entre persones que ocupen el mateix nivell jeràrquic per coordinar tasques.

Els models d'estructura organitzativa

L'estructura organitzativa és l'esquelet de l'empresa. Segons com es reparteixi l'autoritat, trobem quatre models principals:

• Estructura lineal: model clàssic i rígid amb una cadena de comandament directa.
• Estructura funcional: introdueix especialistes; un treballador pot rebre ordres de diferents caps segons la tasca.
• Estructura lineal-staff: manté la unitat de comandament però afegeix departaments d'assessorament externs (staff) sense autoritat directa.
• Estructura matricial: pròpia de projectes, crea una doble autoritat (director de departament i director de projecte).

L'organigrama

Totes aquestes estructures es representen gràficament amb un organigrama, que ofereix una imatge visual de la distribució del poder. Segons la seva forma, poden ser verticals, horitzontals o radials. Depenent del nivell de detall es classifiquen en generals o detallats.

Segons la finalitat

• Informatius: esquemes senzills per a una visió global.
• D'anàlisi: complexos i detallats per estudiar l'estructura i detectar errors.

Segons l'extensió

• Generals: mostren l'estructura completa de tota l'empresa.
• Parcials o detallats: se centren exclusivament en una part o departament concret.

Segons el contingut

• Estructurals: només mostren el nom de les unitats o departaments.
• De personal: inclouen el nom, cognoms i càrrec de la persona.
• Funcionals: especifiquen un breu llistat de les tasques i obligacions assignades.

La fase dinàmica: direcció i control

Aquesta funció suposa convertir en accions tot el que estava planificat. Aquí es requereix aplicar el lideratge, una habilitat crucial per influir i motivar les persones. La màxima autoritat sovint rep el nom de CEO o director executiu.

Els estils de lideratge

• Líder autoritari: pren decisions de forma unilateral i dona ordres directes.
• Líder democràtic: pren decisions de manera conjunta i escolta el personal.
• Líder liberal: dona llibertat gairebé absoluta a la plantilla i intervé el mínim.

Les teories sobre el comportament directiu (X, Y, Z)

• La Teoria X: visió negativa del treballador; assumeix que cal un control estricte i sever.
• La Teoria Y: visió positiva; afirma que el treball motiva i afavoreix la participació.
• La Teoria Z: d'origen japonès; busca integrar el treballador com a part d'una "família" mitjançant la confiança.

La funció de control

La funció de control s'assegura que la realitat coincideix amb la planificació seguint aquestes fases:

1. Fixar estàndards: determinar numèricament els resultats esperats.
2. Mesurar els resultats reals: recollir dades objectives sobre l'activitat.
3. Comparar: detectar diferències o desviacions respecte als estàndards.
4. Corregir les desviacions: aplicar solucions perquè l'error no torni a passar.

Tècniques de control professional

• L'auditoria: revisió minuciosa per verificar que les dades i processos s'ajusten a la legalitat.
• Els pressupostos: document clau per controlar que les despeses s'ajusten als límits econòmics.
• L'estadística: utilitza dades històriques per analitzar tendències i preveure problemes futurs.