Áreas Funcionales, Comunicación y Organización en la Empresa: Claves para el Éxito

Áreas Funcionales de la Empresa

La empresa se divide en una serie de áreas funcionales o departamentos que, aunque tienen unas metas y características determinadas, actúan conjuntamente para coordinar y alcanzar los objetivos previamente marcados.

Las principales funciones internas o áreas de la empresa son:

Área Comercial

La función del área comercial es la de realizar todas las actividades necesarias para hacer llegar los bienes y servicios producidos a las personas consumidoras.

• Análisis de mercado: realiza estudios de mercado para detectar cambios en las preferencias de los consumidores y en el entorno.
• Estrategia de marketing: se encarga de establecer la mejor estrategia para incrementar las ventas del producto y satisfacer las necesidades del consumidor.

Área de Producción

Controla el aprovisionamiento de las materias primas y, por otro, gestiona la producción de los bienes y servicios.

• Aprovisionamiento de materias primas: selecciona y adquiere el conjunto de materiales que necesita para la producción.
• Gestión de la producción: realiza el conjunto de procesos necesarios para la obtención de los bienes o servicios.

Área de Recursos Humanos

Se encarga de seleccionar y contratar personas, darles formación y organizar todo el personal, además de una función básica de administración, gestionando toda la documentación que se derive de las otras (contratos, nóminas, etc.).

• Selección de personal: selecciona las personas más adecuadas para cada puesto de trabajo en función del perfil establecido.
• Gestión de personal: se encarga de todo lo relacionado con las personas que forman la empresa (contratación, formación, pago de salarios...).

Área de Financiación e Inversión

Se encarga de captar los fondos necesarios para el funcionamiento de la empresa, de llevar a cabo las inversiones y del control económico en general.

• Selecciona la fuente de financiación más adecuada.
• Decide cuales son las inversiones que permitirán obtener un mejor rendimiento.

La Comunicación en la Empresa

La comunicación es la manera en que se transmite la información entre sus distintos integrantes.

• Externa: la que realiza la empresa para relacionarse con los medios de comunicación, atender a los clientes externos y administrar la gestión social de la organización.
• Interna: aquella que gestiona todos los canales internos.
• Formal: transmite la comunicación oficial de la empresa entre sus miembros.
• Informal: surge de la relación con los colaboradores como fruto de la confianza.
• Descendente: surge de la dirección hacia los empleados.
• Ascendente: se origina en los niveles más bajos de la plantilla y se dirige a los cargos superiores de forma vertical, de abajo arriba.
• Horizontal: se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico, es decir, entre personas de distintos departamentos.

La comunicación puede ser escrita u oral.

El Organigrama Empresarial

Es la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada, y da a conocer las características principales de dicha estructura.

Tipos de Organigramas

Vertical

Pretende destacar la jerarquía de mando: las posiciones que tienen más autoridad se sitúan en los lugares más elevados y, por debajo de ellas, las subordinadas.

Horizontal

Las unidades de mando se sitúan a la izquierda y las unidades subordinadas a la derecha. El objetivo es destacar la importancia de las funciones sobre la jerarquía de mando.

Radial

Intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección. Son menos habituales.

Clasificación según su Finalidad

• Organigramas informativos: dan una información global de la empresa; por tanto, solo aparecen las grandes unidades.
• Organigramas de análisis: aparece la totalidad de la estructura organizativa de la empresa de una manera detallada.

Clasificación según su Extensión

• Organigramas generales: reflejan la estructura general de la empresa, es decir, todos los departamentos.
• Organigramas detallados: informan sobre la organización de un departamento concreto de la empresa.

Clasificación según su Contenido

• Organigramas estructurales: solo se representan las unidades que forman la empresa y sus relaciones.
• Organigramas de personal: solo se representan las personas (nombre y cargo) que ocupan las diferentes unidades.
• Organigramas funcionales: reflejan cómo está formada cada una de las unidades.

Teorías de Liderazgo y Gestión de Personal

Douglas McGregor

Teoría X

• Liderazgo autoritario.
• Los empleados tienen aversión al trabajo, lo consideran un mal que se ha de soportar y, como consecuencia, trabajan lo mínimo posible.
• No tienen ambición y, por tanto, no quieren responsabilidades.
• Prefieren que les manden.
• No quieren cambios y prefieren métodos conocidos.

Teoría Y

• Liderazgo democrático.
• El trabajo los estimula y los ayuda a realizarse.
• Consideran que la energía que desprenden con el trabajo es similar a la desprendida con el deporte o con el juego.
• Tienen ambición, imaginación y creatividad.
• Asumen responsabilidades.

William Ouchi

Teoría Z

• Trabajo conjunto entre empresa y plantilla.
• Todos los trabajadores son importantes en la empresa.
• Se reconocen sus aportaciones.
• Se busca la conciliación entre los intereses de la plantilla y los de la organización.
• Se estimula la comunicación y el respeto mutuo.
• Se busca mejorar la productividad.

Factores de Producción a Corto y Largo Plazo

Corto Plazo

• Factores de producción fijos: la cantidad no puede incrementarse en el corto plazo (locales, máquinas).
• Factores de producción variables: la cantidad se puede modificar con relativa rapidez según las necesidades de producción (materia prima, mano de obra).

Largo Plazo

Todos los factores de producción son variables y se pueden aumentar o disminuir en función de la producción.