Archivos, Registros y Documentos en el Derecho Administrativo

Tipos de Archivos Administrativos

Archivo de Gestión o de Oficina

Es uno de los más importantes, ya que es el primer archivo donde ingresan los documentos. Conserva los documentos referentes a expedientes que aún están en proceso de tramitación.

Archivo Central

Conserva expedientes y documentos ya tramitados por un período de 15 años.

Archivo Intermedio

Conserva los documentos que carecen de valor administrativo y analiza si estos tienen un posible valor histórico. Los documentos permanecen en este archivo hasta que cumplen 25 años desde que fueron emitidos.

Archivo Histórico

Conserva los documentos con valor histórico sin límite de tiempo. Los más importantes son:

• Archivo Histórico Nacional
• Archivo de la Corona de Aragón
• Archivo General de Simancas
• Archivo General de Indias

Los Registros Administrativos

En los registros se anotan las entradas y salidas de los documentos de los particulares o de los órganos públicos, y deben contener los siguientes datos:

• Número de orden
• Denominación del documento
• Fecha y hora de entrada
• Nombre del interesado
• Órgano administrativo que emite el documento
• Órgano o unidad administrativa que recibe el documento
• Referencia al contenido del documento

Funciones de los Registros

• Realizar las anotaciones registrales y dar entrada a los documentos, escritos y comunicaciones que se reciban.
• Garantizar la entrada y salida de un documento tanto a los particulares como a la propia Administración.
• Dar fe de la fecha de presentación de ese documento, escrito o comunicación.
• Controlar la tramitación de los expedientes.

Límites al Derecho de Acceso a Registros y Archivos

• Información que contenga datos que afecten a la **intimidad** de las personas.
• Información que afecte al **interés público** o al de terceros merecedores de mayor protección (ej: los relativos a los menores de edad).
• Información que contenga datos referidos a la **Seguridad del Estado**, materias protegidas industriales o comerciales, investigación de delitos.

El Documento Administrativo

Escrito u otro elemento que informa e ilustra sobre algún hecho o algún asunto. Podemos diferenciar dos tipos:

• **Privados**: Son los que dejan constancia de las actuaciones de las personas o de las empresas.
• **Administrativos**: Dejan constancia de las actuaciones de la Administración.

Clases de Documentos Administrativos

• **De instrucción**: Hacen referencia al desarrollo de un procedimiento o un expediente administrativo.
• **Resolutorios**: Ponen fin a un procedimiento o expediente administrativo.
• **De comunicación**: Tienen como fin la comunicación de un hecho o acto administrativo.
• **De constancia**: Pueden ser:
  • **Actas**: Documentos en los que se hace constar los acuerdos que han adoptado los órganos de la Administración.
  • **Certificados**: Documentos que dan fe de determinados aspectos contenidos en un expediente.
  • **Diligencias**: Documentos en los que se deja constancia de una determinada actuación.

Normas para la Elaboración de Documentos Administrativos

• Los documentos y expedientes administrativos del mismo tipo deben tener las mismas **características y formato**.
• Cuando un documento se dirija a un particular, este se debe redactar de forma **clara y concisa**, para evitar al máximo las interpretaciones erróneas.
• Cuando se utilicen **abreviaturas o siglas**, la primera vez que se haga en un documento deberán acompañarse de la expresión completa a la que sustituyen.

Lugares de Presentación de Documentos

• Las oficinas de registro del órgano administrativo al que se dirijan.
• Las oficinas de registro de cualquier órgano administrativo perteneciente a la Administración General del Estado o de los organismos públicos vinculados a ella.
• Correo administrativo.
• Las representaciones diplomáticas y oficinas consulares de España en el extranjero.
• Los registros de las Administraciones de las Comunidades Autónomas.
• Los registros de las entidades de la Administración Local.

Medios de Presentación de Documentos

• En **soporte papel**.
• Por **medios informáticos** (denominada **Administración electrónica**).

Originales y Copias de Documentos

Copias Compulsadas

Realizadas por la Administración sobre documentos originales que aporta el propio ciudadano. Se hacen con el fin de incluir las copias al expediente y que el ciudadano conserve los originales.

Copias Auténticas

Realizadas por la Administración sobre documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por los órganos de la Administración General del Estado. Estas copias tienen la misma **validez y eficacia** que los originales.