Archivos en la empresa: funciones, tipos y normas de uso

Archivos en la empresa

En la empresa existen archivos que contienen multitud de datos que, correctamente tratados, ordenados y clasificados, pueden aportar información válida para una correcta toma de decisiones. Además, muchos documentos deben conservarse por obligación legal durante 6 años.

El archivo en la empresa

El archivo es un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto y de acuerdo con unos criterios de clasificación previamente establecidos.

Funciones del archivo

1. Permite recuperar y consultar documentos con información importante para la empresa.
2. Debe adaptarse a las características de la empresa y dar servicio a todos los departamentos.
3. La información puede ser necesaria para la toma de decisiones y como elemento probatorio ante terceros.
4. La ley obliga a conservar determinada documentación durante 6 años desde su elaboración.

Objetivos del Archivo

1. Guardar y conservar correctamente los documentos para evitar la pérdida o extravío de la información.
2. Permitir la fácil y rápida localización de los documentos.
3. Controlar la documentación que entra y sale de la empresa para protegerla de amenazas externas.

Tipos de archivos según la frecuencia de uso de la documentación

1. Archivos Activos: contienen documentos que se utilizan frecuentemente.
2. Archivos Semiactivos: contienen documentos de poca actividad que han sido retirados del archivo activo.
3. Archivos Inactivos: contienen documentos que rara vez se consultan pero tienen un alto valor legal o documental.

Tipos de archivos según su localización física

1. Gestión Centralizada: existe un único archivo en el que hay un responsable que se encarga de la clasificación y ordenación de la información.
2. Gestión Descentralizada: cada departamento tiene su propio archivo con normas propias de clasificación.
3. Gestión Mixta: los archivos Activos y Semiactivos se presentan descentralizados en departamentos, mientras que se centraliza el archivo de los Inactivos.

Sistema de clasificación de documentos

Cualquier archivo debe establecer un criterio de ordenación: sistema alfabético, numérico, cronológico, geográfico o temático.

Conservación y utilización de la documentación

La documentación escrita de un archivo debe ser conservada hasta que ya no sea útil para la empresa o haya expirado el plazo mínimo legal para su conservación. Además, es necesario respetar una serie de normas básicas en la actualización del archivo para preservar la integridad de la documentación almacenada.

Plazos legales de archivo

Los libros de matrícula, la correspondencia, los justificantes y cualquier documentación de contenido laboral deben guardarse mínimo 6 años. La documentación justificada de la propiedad de bienes, la relación con la constitución de una empresa o sociedad, y los originales de las escrituras de construcción de la sociedad y de la compraventa de bienes inmuebles, así como de cualquier tipo de crédito o préstamo relacionado, también deben conservarse.

Normas de uso de un archivo

Es importante incluir la entrada o salida de cualquier documento en un registro auxiliar de entrada y salida, sacar del archivo expedientes completos en caso de necesidad, dejar una señal en el documento sacado y devolver la documentación al archivo lo antes posible.

Archivo informático de datos

En la mayoría de las empresas existen archivos en papel y electrónicos. Un archivo completamente electrónico es más eficiente en el procesamiento y la elaboración de la información. El archivo informático de documentos es un espacio electrónico donde se retiene la información almacenada en un dispositivo, en carpetas y archivos de distintos tipos. El sistema de gestión de datos es un programa informático que permite a los usuarios crear, definir, mantener y controlar el acceso a una base de datos, así como establecer relaciones entre los distintos datos y obtener información válida para tomar decisiones.

Ley de Protección de Datos (LOPDGDD)

La Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos personales y garantía de los derechos digitales tiene por objetivo garantizar y proteger los derechos y las libertades de las personas físicas. La LOPDGDD adapta el reglamento europeo a la normativa nacional y es de aplicación a toda empresa con archivos en España, independientemente de si es nacional o extranjera.

¿Qué es un archivo?

Un archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de unas funciones o actividades concretas y de acuerdo con unos criterios de clasificación previamente establecidos.

Explica la diferencia entre archivo activo, inactivo y semiactivo

Archivo activo: documentos utilizados frecuentemente en una oficina bancaria.
Archivo semiactivo: documentos de poca actividad que han sido retirados del archivo activo en una oficina bancaria.
Archivo inactivo: documentos que rara vez se consultan en las oficinas centrales de las entidades bancarias.

¿Qué es el almacenamiento de datos en la nube? ¿Cómo funciona?

El almacenamiento de datos en la nube es un almacenamiento fuera del sitio que mantiene un tercero y guarda tus datos de manera segura en una base de datos remota. Puedes acceder a ellos fácilmente en cualquier dispositivo online. Sus ventajas incluyen compartir archivos fácilmente y enviar enlaces en lugar de adjuntar archivos a correos electrónicos.

Fases que pasa un expediente desde que se archiva hasta que se destruye

El expediente pasa por las fases de clasificación, ordenación, guardado, conservación y, finalmente, destrucción después de un mínimo de 6 años.

Diferencia entre la información y los datos

Los datos son hechos registrados, mientras que la información son los datos procesados y comunicados de manera que pueden ser entendidos e interpretados por el receptor.

Diferencia entre los registros y los campos

Los campos son columnas o categorías verticales de datos en una base de datos, mientras que los registros son filas o agrupaciones horizontales de datos de campo.