¿Qué es un archivo? Importancia, tipos y recomendaciones

¿Qué es un archivo?

Un archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y el desarrollo de unas funciones o actividades empresariales concretas, con el fin de facilitar su actividad.

Importancia del archivo de documentos

El archivo de documentos actúa como memoria colectiva de la empresa y se considera un instrumento para generar información de calidad. Por ello, es necesario:

• Guardar y conservar correctamente los documentos objeto de archivo.
• Localizar cualquier documento de una forma fácil y rápida.
• Establecer procedimientos que regulen cuándo un documento debe archivarse y cuándo ha de destruirse.

Tipos de archivos empresariales

Existen diferentes tipos de archivos empresariales, como el archivo convencional en soporte papel y el archivo informático, que reduce al mínimo el uso de papel.

Recomendaciones para archivar documentos escritos

1. Confirmar que el documento que se va a archivar no va a ser requerido por ningún empleado ni departamento empresarial en ese momento.
2. Realizar copias de seguridad, fotocopias o digitalización de los documentos originales para evitar el extravío del original.
3. Prearchivar la documentación susceptible de archivo aplicando el mismo criterio establecido para la documentación ya archivada.
4. Determinar el valor presente y futuro de los documentos susceptibles de archivo. Aquellos que no se necesiten serán destruidos.
5. Referenciar aquellos documentos que deben estar guardados en más de un expediente por su contenido.
6. Proceder al archivo definitivo de los documentos.

Medidas de seguridad para la protección de datos

Se deben implementar medidas organizativas y técnicas para garantizar la seguridad de los datos personales, como el deber de confidencialidad y secreto, la identificación de usuarios, la actualización de ordenadores y dispositivos, el uso de sistemas de antivirus y cortafuegos, el cifrado de datos y la realización de copias de seguridad.