Aprovisionamiento Estratégico: Optimización de Costes y Gestión Eficaz

Aprovisionamiento: Acción y efecto de aprovisionar, abastecer o proveer de bastimentos, víveres u otras cosas necesarias. Plan: Modelo sistemático de una actuación pública o privada, que se elabora anticipadamente para dirigirla y encauzarla. Por lo tanto, podemos definir el plan de aprovisionamiento como el documento donde vamos a:

1. Analizar y detectar nuestras necesidades de suministros para que la actividad que vamos a realizar pueda operar sin paradas en el tiempo por falta de estos y al menor coste posible.
2. Diseñar y especificar los recursos humanos y materiales que vamos a necesitar para que el abastecimiento de los equipos, componentes y materiales necesarios se realice en el momento adecuado y en buen estado de conservación y funcionalidad para que el plan de montaje de la instalación cumpla sus objetivos.

Entre las definiciones o conceptos que se le da al término “Aprovisionamiento”, normalmente se le suele confundir con el de “Compras”. Sin embargo, las “Compras” son el conjunto de recursos que se emplea en la acción de comprar en sí, y por “Aprovisionamiento” se entiende el conjunto de recursos que se emplea en realizar la compra más la gestión, planificación y control de materiales.

La función de compras es establecer la estrategia de la empresa respecto a los proveedores, asegurando la fiabilidad de los proveedores en sus suministros, por lo que se convierte en un área crítica, que afecta a la calidad y seguridad de servicio a los clientes, al coste de los materiales y a la financiación de la empresa.

La función de aprovisionamiento es garantizar el abastecimiento de los equipos, materiales, componentes, bienes y servicios necesarios para que la empresa desarrolle adecuadamente sus operaciones de montaje y producción en las mejores condiciones posibles de:

• Calidad.
• Cantidad.
• Plazo.

Toda Gestión de Aprovisionamiento debe de:

1. Asegurar la correcta programación de las necesidades de entrada de suministros y de los stocks, según el plan de montaje.
2. Gestionar materialmente y administrativamente los pedidos, albaranes y facturas de los proveedores, comprobando cantidades, especificaciones, plazos y estado de los suministros a su recepción.
3. Gestionar correctamente los stocks, asegurando su buena conservación.
4. Asegurarse del pago a los proveedores.

Gestión de Costes en el Aprovisionamiento

El proceso de aprovisionamiento no solo cuenta con los costes de las compras. Existen otros grupos de costes de suma importancia que tendrán que valorarse:

Costes de transporte

Costes asociados al movimiento de mercancías desde el proveedor hasta nuestra empresa o hasta nuestro lugar de almacenaje. A la hora de tratar con los costes de transporte, se recurren a los “incoterms”, los cuales son distintos grupos donde clasificar los transportes y los responsables de estos:

• Grupo E: El vendedor pone las mercancías a disposición del comprador en su propio local o fábrica. El comprador asume el transporte.
• Grupo F: El vendedor deposita la mercancía a un medio de transporte seleccionado por el comprador.
• Grupo C: El proveedor es el que elige el medio por el cual hará llegar la mercancía al cliente; sin embargo, este no se responsabilizará de daños, riesgos o pérdidas que el producto pueda sufrir.
• Grupo D: El vendedor se hace cargo de todos los gastos y riesgos que son necesarios para llevar la mercancía a su lugar de destino.

Costes de almacenamiento

Una vez llegada la mercancía, se deberá de almacenar según proceda, y aplicarle un mantenimiento para conservar la calidad de esta. Los costos de almacenamiento variarán en función de las cantidades de producto y los tiempos de rotación de estos. Los principales costes que podemos encontrar en un almacén son:

• Costes de capital: Son los costes destinados a la mercancía almacenada que bien podrían emplearse en otras actividades más rentables para la empresa.
• Costes de servicio: Son los costes asignados a los seguros que cubren las mercancías almacenadas.
• Costes de almacén: Son los costes asignados a los recursos encargados de mantener este stock (recursos humanos, sistemas de seguridad...)

Costes de riesgos

Ya sean costes por obsolescencia o por daños y desperfectos en los productos.

Costes por rotura de stock

Debido a carecer de stock suficiente para cumplir períodos de demandas exigentes.