Agencia de Viajes: Concepto, Funciones, Clasificación y Organigramas

Agencia de Viajes

Empresa turística, con fines de lucro, que actúa como agente intermediario activo entre sujetos de desplazamiento turístico y prestadores de servicios específicos.

Ingresos Percibidos por Agencias de Viajes

• Comisión por la venta aislada de servicios turísticos.
• Comisión por venta de tour o paquete turístico.
• Comisión por viaje organizado.

Funciones

1. Como intermediaria.
2. Como organizadora y operadora de viajes.

Clasificación

Por su magnitud de operación

• Minorista: Empresa pequeña que opera con un mínimo de empleados, venta al menudeo.
• Mayorista: Empresa que trabaja con una organización más especializada, puede contar con sucursales.

Por su tipo de mercado

• Agencia de viajes de turismo receptivo: Organizan y manejan viajes y servicios aislados para turistas externos.
• Agencia de turismo de exportación: Venden servicios aislados y viajes organizados por otra agencia del exterior a turistas nacionales que visitan el extranjero.

Por su carácter administrativo

• Agencias: Empresas matrices.
• Subgerencias: Sucursales.

Origen de las Agencias de Viajes

La construcción de nuevos caminos, la invención del barco a vapor y las locomotoras, junto con la relativa seguridad, fomentaron nuevamente los viajes en el siglo XIX. Thomas Cook, considerado el padre del turismo, organizó un viaje en tren con tarifas reducidas para trasladar a Inglaterra a 540 pasajeros que iban a asistir a una convención religiosa.

Perfil del Agente de Viajes

Independientemente de la carrera de turismo que haya cursado, el agente de viajes deberá contar con una amplia cultura general, dominar idiomas, tener conocimientos de geografía, arte, historia, computación y deberá documentarse constantemente.

Funciones del Agente de Viajes

• Estar familiarizado con el producto a vender.
• Venta de viajes por aire, excursiones, cruceros y servicios relacionados.
• Manejar reservaciones.
• Elaborar la documentación necesaria.
• Informar al cliente sobre los requisitos de viaje.
• Entregar al pasajero toda la información necesaria.
• Verificar que todo esté confirmado correctamente.
• Cobrar y hacer los pagos necesarios.
• Comunicarse con el cliente, mantener la comunicación.

Cómo Vender Viajes

Un agente de viajes bien orientado en ventas sigue los pasos del buen vendedor: catalogar al prospecto, prestar atención, etc.

Factores Determinantes para Cerrar la Venta

1. El aspecto físico.
2. Procurar ser amable y agradable.
3. Comunicación en las ventas.
4. Estar consciente de lo que se vende.
5. Manejar el material de ventas.
6. Permitir que el prospecto exprese sus inquietudes.
7. El agente de viajes debe concentrarse en informar y sugerir.
8. Dar a conocer los beneficios del producto y servicio.
9. Vender los beneficios del viaje.
10. No desacreditar a la competencia.
11. Disponer de toda la información del producto o servicio que se vende.
12. Saber proporcionar información, así como contestar preguntas.
13. Ser un consejero de viajes (venta total).

Organigramas

Constituyen una herramienta administrativa para crear el ambiente propicio para la actividad humana.

Organigrama Vertical

Cada puesto subordinado a otro es representado por cuadros. El nivel inferior representa comunicación y responsabilidad. Es usado con mayor frecuencia e indica de manera objetiva las jerarquías de personal.

Organigrama Horizontal

Comienza del máximo nivel jerárquico y crece hacia la derecha.

Organigrama Circular

Formado por un cuadro central. Alrededor se trazan círculos concéntricos con la organización de la agencia.

Organigrama Escalar

Permite señalar con sangría en su margen izquierdo los niveles jerárquicos.

Funcionamiento de una Agencia de Viajes

Favorece contar con un organigrama para que el trabajo se desarrolle en forma eficiente, rápida y efectiva.