Administración y Planificación Estratégica en Unidades de Información: Conceptos y Aplicaciones

La Administración en Unidades de Información

La administración, según Koontz y Weihrich (1994), se define como el “proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas”.

Existen varias funciones administrativas:

• Planificación
• Organización
• Integración del personal
• Dirección
• Control

La meta debe ser conseguir la productividad con eficacia y eficiencia. La productividad es la relación que existe entre recursos y resultados dentro de un determinado periodo con la debida calidad. La eficiencia es el logro de objetivos con la mínima cantidad de recursos.

El diseño de una organización, según Hanna, es el “proceso a través del cual el administrador equilibra recursos para conseguir resultados”. Se basa en cinco factores:

1. Expectativas a partir de elementos y fuerzas del entorno
2. Su razón de ser
3. Infraestructura para ejecutar las tareas
4. Comportamiento, valores y objetivos de la organización
5. Resultados respecto a lo esperado

Nos encontramos en el campo de la Teoría de la Administración o la “Ciencia del conocimiento organizado”, cuya evolución se produce en los siglos XIX y XX:

• Siglo XIX: Taylor (La organización como máquina); Weber (Burocracia)
• Siglo XX: Mayo, McGregor, Maslow, Herzberg (Relaciones Humanas); Bertalanffy, Kast y Rosenzweig (Teoría de Sistemas)

Management, administración, gestión o dirección se refieren al aprovechamiento máximo de los recursos disponibles en una organización, buscando eficacia y eficiencia. Pacios Lozano define:

• Management y Administración: términos generales, funciones de planificación, organización, ejecución y control para la toma de decisiones
• Gestión: término más específico: tareas, actividades y decisiones tácticas

Solimine (1995) se refiere a la administración aplicada a la Biblioteconomía, entendida como disciplina que debe ocuparse de las funciones de planificación, organización, guía y control de la biblioteca, y ejercitarse de modo científico.

• La Biblioteconomía muestra interés por la práctica administrativa.

La función de administrar comprende tanto el proceso como el resultado de las actividades administrativas.

La meta de un administrador es ser productivo.

Aplicación General de la Teoría de Sistemas a la Organización

Se caracteriza por:

• Interdisciplinariedad
• Establece modelos para representar sistemas sociales
• Bertalanffy, su creador, propone:
  • Aplicabilidad a todas las ciencias
  • Paralelismos entre los diferentes campos del saber. Modelo general de interpretación: análisis del sistema como conjunto con elementos y sus relaciones

El concepto de sistema procede de Oriente y evoluciona hasta el siglo XX con las teorías organicistas (años 30) hacia el desarrollo de la Teoría General de Sistemas.

La Teoría de Sistemas, según Koontz y Weihrich, señala cómo se transforman los recursos mediante las funciones administrativas de: planificación, organización, integración de personal y dirección o control.

Es fruto de interacciones entre la institución y su ambiente externo:

• Interacción con el entorno: recibe recursos, los transforma y genera resultados.

Kast y Rosenzweig aplican la Teoría General de Sistemas al mundo empresarial como un modelo válido para toda organización. La organización es un subsistema integrado en otro más amplio e integrado a su vez por 5 subsistemas: objetivos y valores; técnico; psicosocial; estructural y administrativo, que coordina y controla el esfuerzo global de la organización.

Bryson define la unidad de información como sistema sociotécnico abierto con subsistemas integrados que actúan en su entorno: subsistema técnico, estructural, de gestión, psicosocial y de objetos y valores.

Marta de la Mano identifica los subsistemas en una unidad de información basándose en los procesos:

1. Entrada: incorporación de documentos (selección, adquisición).
2. Procesamiento: tratamiento intelectual y físico (catalogación, clasificación, indización, tejuelado, etc.).
3. Almacenamiento: operaciones (depósito, colocación).
4. Difusión activa o pasiva (difusión; servicios de respuesta).
5. Promoción: dar a conocer, convencer, etc.
6. Administración: motor dinamizador del funcionamiento de la unidad y de las funciones relacionadas con planificación, organización, etc.

Las funciones administrativas de planificación y evaluación son decisivas para la eficiencia y eficacia de la organización. Son funciones indisolubles e interdependientes:

• La planificación puede fracasar si los resultados obtenidos en cada fase no son objeto de control o evaluación sucesiva de acuerdo a los presupuestos iniciales.
• De nada sirve un proceso riguroso de control si no se adecúa a la toma de decisiones o a la mejora del rendimiento de la organización.

Concepto de Planificación

La planificación es un proceso racional y analítico, el cual valora el futuro, en el que hay que definir una misión y plantear una serie de decisiones para lograr objetivos o metas, a través de los medios que nos facilitan los recursos necesarios. Estos objetivos se lograrán si previamente se han determinado unas estrategias.

En este proceso hay que establecer también un marco donde poder diseñar o rediseñar sistemas, servicios, etc.

La cultura corporativa se denomina también cultura organizativa u organizacional. Para Pacios Lozano, la cultura organizacional es:

“un conjunto de pautas básicas asumidas por todos los integrantes de una organización y que han funcionado suficientemente bien durante un tiempo y por ello se han validado como correctas”.

Una cultura organizacional fuerte significa que los valores se aceptan con firmeza y todos los miembros de la organización los comparten ampliamente. Es susceptible de cambio y se debe diagnosticar correctamente para emprender una gestión del cambio, introducir modificaciones, etc.

Villafañe habla de identidad corporativa para referirse a todos los atributos que la identifican como única: su historia, el proyecto empresarial y la cultura corporativa. La cultura corporativa es un modo de comportamiento basado en los valores compartidos, los comportamientos explícitos o visibles y las convicciones profundas, además de la identidad social y la misión y visión de la organización.

Es un componente de la identidad corporativa basada en los comportamientos de todos los miembros de una organización. La imagen corporativa es la representación gráfica de la identidad corporativa basada en signos de carácter escrito-visual, logotipo, logos, símbolo, tipografía y colores corporativos. La identidad corporativa es un elemento esencial de la organización que engloba la cultura corporativa y la imagen corporativa como unión y representación de todos sus miembros, que influye en los procesos de planificación como un elemento esencial que contribuye al éxito de lo esperado por la contribución de todos los miembros de la organización y para su proyección en el contexto donde se desarrolla.

El Ciclo de la Planificación: Etapas

La planificación es cíclica, conforma una serie de etapas sucesivas a través de las cuales se irán desarrollando acciones y consiguiendo las metas perseguidas.

Autores como Ivancevich, Lorenzi y Skinner sintetizan el proceso en seis acciones: evaluar las condiciones actuales, determinar objetivos y metas, establecer un plan de acción, asignar recursos, ejecución y control.

El proceso de planificación en sus diferentes etapas se conformaría de la siguiente forma: una primera fase de análisis de la situación, realizamos un análisis del entorno externo y un análisis del entorno interno de la organización y realizamos un estudio de usuarios; una segunda fase, planificación estratégica, en la que definimos las funciones, la misión, metas y objetivos, alternativas de actuación y toma de decisiones; una tercera fase, planificación operativa, establecemos los programas y proyectos e iniciamos el plan de acción; y una última fase, evaluación, en la que sometemos a control todo lo realizado hasta el momento, para ver el grado de éxito alcanzado, detectar cuestiones negativas y realizar planes de mejora.

Análisis de la Situación

Se supone crítica para conseguir un alto rendimiento en la organización, pues ayuda a saber cuáles son los motivos elegidos para iniciar el proceso que mejore el rendimiento. Este análisis situacional se realiza mediante herramientas del tipo de la matriz SWOT o DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades), una estructura conceptual para un análisis sistemático que facilita la adecuación de las amenazas y oportunidades con las fortalezas y debilidades internas de una organización. Se pueden establecer hasta cuatro estrategias alternativas basadas en los cuatro puntos principales de este análisis, dependiendo del cuál sea el propósito de la organización al intentar disminuir las debilidades o amenazas o maximizar las fortalezas y las oportunidades en esta interacción entorno externo-interno. Además, es necesario realizar un análisis de costos y un proceso de evaluación de la fuerza competitiva, utilizados para analizar la posición de la organización respecto a sus posibles competidores o colaboradores, las ventajas respecto a ellos, la capacidad de defender su posición.

Al enfrentarnos a un análisis de la situación, debemos establecer si abordamos un análisis del entorno externo o si lo realizamos del entorno interno. El primero supone una valoración de las amenazas y oportunidades que presenta el entorno que rodea a la institución desde dos puntos de vista: el de la comunidad a la que sirve y el de las características de la propia institución. El proceso se iniciará tomando en cuenta factores relacionados con el ambiente económico, político, legal, social. El análisis exhaustivo de la institución abarca aspectos relacionados con la historia de la institución, objetivos y valores.

El análisis del entorno interno detecta y conoce las debilidades y fortalezas de la propia organización. Ha de realizarse a dos niveles: un primer nivel descriptivo, que permite acercarnos a la realidad de la institución a partir de la relación de los recursos humanos, económicos, los servicios que oferta; y un segundo nivel analítico que nos permite descubrir los puntos fuertes sobre los que se apoya el funcionamiento de la organización y las debilidades.

La importancia del análisis de la situación radica en la posibilidad de obtener conclusiones sobre la situación de la organización y la necesidad de emprender una acción estratégica, respondiendo a la vulnerabilidad, las habilidades o recursos con que se cuenta, las amenazas provenientes del exterior.

Evaluación

Consiste en comparar “lo que es” con “lo que debería ser”. Lo que debería ser se obtiene de:

• Las normas o recomendaciones nacionales e internacionales
• La comparación con otros centros similares
• La evaluación de la propia organización

Establecido lo que falta a la organización para alcanzar su ideal de rendimiento y calidad, se reformulan las metas y objetivos. Los objetivos se consideran criterios de evaluación por antonomasia.