Administración y sus objetivos

T3. Herramientas de gestión y evaluación

3.2. Introducción

Los expertos en gestión de la calidad afirman que existen siete herramientas básicas que facilitan la gestión de la calidad y permiten tomar decisiones al respecto basadas en hechos. (· Diagrama de Ishikawa, también conocido ‘espina de pescado’ o ‘diagrama de causa-efecto’. // · Hoja de verificación o comprobación. // · Gráfico de control. //· Histograma. //· Diagrama de Pareto. // · Diagrama de dispersión. //· Muestreo estratificado.)

Las herramientas de gestión del riesgo dan soporte a los gestores de proyectos y sus equipos de las siguientes maneras: Metodología consistente para llevar a cabo actividades de gestión del riesgo. // Técnicas y herramientas para la gestión del riesgo. // Identificación y priorización de los riesgos. Preparar respuestas y planes de contingencia.

3.3. Herramientas para la evaluación de la calidad

El plan de calidad de un proyecto establece los procedimientos para asegurar la calidad y hace referencia a herramientas que permiten controlar y evaluar la calidad de manera constante.

Un indicador o una métrica es una medida estándar que permite evaluar los resultados del proyecto. Conviene dividir el proyecto en grupos de tareas / actividades para evaluar de una manera detallada el rendimiento de cada parte.

El responsable de cada parte del proyecto define una serie de indicadores que serán utilizados para medir el ‘éxito’ de la actividad / tarea. En principio, si los indicadores han sido claramente definidos y permiten medir adecuadamente el progreso del proyecto, servirán de base para establecer el umbral mínimo de conformidad.
El coordinador técnico del proyecto es, en general, responsable de la calidad de los resultados del proyecto.

Existen varias maneras de medir, a continuación, se describe en más detalles cómo se pueden utilizar los distintos tipos de medida:

· Ct: Cuantitativa,

Indicadores cuantitativos, con un objetivo numérico y cuantificable claro. Ejemplo: Número o porcentaje

· Cl, Cualitativa,

Se refiere a una evaluación externa cualitativa. Ejemplo: Citaciones en publicaciones

· I, Informe, este tipo de medida indica que los indicadores de éxito son por una parte cuantitativos, y por otra parte cualitativos; para tener una mejor evaluación, es necesario realizar un análisis detallado que combina los dos tipos de datos. Ejemplo: Capacidad de influir políticas y directrices

· E, Entrevista, para todos los indicadores relacionados con la interacción del usuario y su satisfacción es necesario realizar un análisis del comportamiento real del usuario para evaluar el nivel de éxito del proyecto o de sus componentes. Por lo cual, este tipo de indicadores será usado donde la interacción del usuario corresponde al criterio de calidad. Ejemplo: Satisfacción del usuario

· D, Documentación,

El criterio para medir la calidad se basa en la evaluación de la documentación generada por el proyecto. Ejemplo: Manual de usuario y documentación del código software.

La diferencia entre documentación e informe consiste en que en el primer caso se trata del análisis de documentos especialmente producidos para el proyecto. En el caso del informe, se trata de un documento producido de manera "ad hoc" para la medida del criterio.

Indicadores de calidad, cada proyecto tiene que establecer una serie de indicadores alineados con sus objetivos científicos, tecnológicos y sociales y que permitan evaluar a posteriori si los objetivos han sido alcanzados. Para cada tarea / actividad, se establecen los datos siguientes: (1. El tipo de indicador (según la tipología previamente expuesta). // 2. Un número identificador de la medida. // 3. Una descripción de la métrica. 4. El valor mínimo aceptable.))

Metodología, el plan de aseguramiento de la calidad describe procesos iterativos de control que apoyan el consorcio a lo largo del proyecto. 1. Definición de las métricas à 2. Análisis de los datos à Informes de resultados. Una vez definidas las métricas, hay que empezar a recoger los datos. El proceso de análisis de datos debería ser ejecutado periódicamente.  Los resultados del análisis y de la revisión periódica tienen que estar documentados apropiadamente en un informe periódico de gestión del proyecto (informe de resultados).

Los datos recopilados para un cierto periodo se llaman “Valor Real” (VR). El valor real se compara con el “Mínimo Valor Válido” (MVV), según lo indicado en la tabla siguiente. El MVV es proporcional para el periodo. La comparación, según la fórmula (Y > X ≥ 0.9 * Y) permite establecer el grado de desviación respecto al valor mínimo y aplicarle un código de color que permite visualizar rápidamente los elementos críticos. Cada criterio tiene que ser revisado periódicamente, comparado con el valor mínimo (MVV) y evaluado. Se genera una tabla de resumen con indicadores de colores (rojo, naranja, verde) en función de los colores obtenidos:  

· Verde:

Los resultados están alineados con los objetivos.  El proyecto puede continuar con un alto nivel de calidad.

· Naranja:

Los resultados siguen la línea establecida por el proyecto pero los niveles de calidad no se han alcanzado. Los participantes tienen que revisar los resultados y su calidad para confirmar su validez. El proyecto puede continuar pero necesita un análisis de la utilidad y/o eficiencia de los resultados. El proyecto necesita cambiar su planificación para volver a su rumbo inicial y asegurar la utilidad de los resultados. Puede que haya que revisar la correspondencia entre los requisitos del proyecto (requisitos de usuarios) y los resultados.

· Rojo:

Los resultados están claramente por debajo del nivel de calidad esperado. Es imprescindible desarrollar un plan de contingencia para recuperar la calidad esperada del proyecto. Un análisis detallado de las actividades en curso es necesario, así como de los resultados obtenidos y su calidad. Este análisis tiene que ser revisado por el grupo que coordina el proyecto para asegurar que el plan sigue la dirección correcta.

Criterios para la revisión de los entregables, el establecimiento de criterios de evaluación permite a las personas encargadas de revisar el contenido de los entregables seguir una guía y asegurar que todos usan los mismos criterios para evaluar la calidad. Consiste en una plantilla que considera todo o parte de los puntos siguientes, en función del tipo de proyecto.

· Los criterios científicos se evalúan en base a una escala de Likert, por lo cual las respuestas tienen que ser codificadas como 1-2-3-4-5 (1 corresponde a bajo y 5 a alto).

- Relevancia:

Es importante evaluar si los temas tratados son relevantes para el proyecto, y en particular para la tarea en el ámbito de la cual se produce el entregable. Esta cuestión se refiere a la relevancia de los contenidos en relación con los objetivos del proyecto, y de la tarea que general el entregable.

- Grado de compleción:

Este punto se refiere no solo al alcance del entregable pero también a los aspectos que derivan de los requerimientos científicos y técnicos que provienen de otras partes o tareas del proyecto y que son susceptibles de ser afectadas por el contenido del entregable. La información tiene que cubrir todos los aspectos relacionados con los objetivos propuestos.

- Grado de detalle:

Esta cuestión analiza si la información provista es suficiente para apoyar cada afirmación, declaración, descripción y conclusión. Hay que analizar si los argumentos son basados en evidencias y si son adecuadamente formulados. Toda la información debería ser proporcionada al nivel de profundidad necesaria para alcanzar el objetivo del entregable.

- Novedad:

Esta cuestión evalúa si nuevos problemas o nuevos enfoques están presentados en el entregable.

- Solidez de los argumentos:

Es importante comprobar que las conclusiones estén bien apoyadas. Toda información, declaración, descripción y conclusión tiene que ser defendible, fuertemente soportada y demonstrar que puede ser verificada con fuentes de referencias apropiadas y localizables. Este punto tiene que ver con la fiabilidad de los contenidos. //

- Consistencia:

La información incluida en el entregable tiene que ser consistente con el resto del trabajo llevado a cabo en el proyecto. No deberían aparecer inconsistencias entre los contenidos y otras declaraciones, descripciones, conclusiones comúnmente aceptadas en otras partes del proyecto o, más en general, en la comunidad científica o técnica. // 
- Referencias, es necesario verificar si las referencias son adecuadas y si todas son necesarias. Esta cuestión evalúa la adecuación de las referencias usadas en relación con el alcance y ámbito del entregable.

- Prototipo, este punto tiene que ver con la documentación entregada que acompaña el prototipo.

· Criterios de forma

- Legibilidad, estructura lingüística, número y tipo de palabras que se usa y la forma en que se combinan para formas frases y párrafos y que permiten leer el contenido y comprenderlo con facilidad.

- Terminología, todos los términos específicos tienen que estar adecuadamente explicados, para proveer el marco de referencia para el lector. Se puede incluir un glosario.

- Definición de conceptos, los nuevos conceptos tienen que ser definidos.

- Estructura, la estructura tiene que ser coherente. Los distintos puntos y temas claramente desglosados, mientras los elementos comunes tienen que estar agrupados.

- Presentación, el formato y la apariencia física del documento tienen que ser atractivos y demostrar profesionalidad. Todos los entregables de un proyecto tienen que seguir la plantilla preparada a este efecto.

- Estandarización, es importante que los documentos del proyecto tengan una apariencia y estructura uniforme. Esto permite que, aunque producidos por distintos autores dan la impresión que provienen del mismo proyecto.

3.4. Herramientas para la gestión del riesgo

Las herramientas y qué aportan a la gestión de riesgos, ayudando a clasificarlos y priorizarlos en función de su probabilidad de ocurrir y el impacto que tendría en el proyecto. La gestión del riesgo consiste en identificar potenciales incidencias e implementar una lista de acciones de contingencia. Durante el proyecto, pueden surgir más riesgos, será necesario analizarlos, monitorizarlos y preparar planes de acciones en caso de que sucedan. El método de gestión del riesgo estudiado esta basado en el FMEA (Failure Mode and Effects Analysis), o Análisis Modal de Fallos y Efectos (AMFE). Se utiliza para evaluar las prioridades de riesgos y mitigar las vulnerabilidades identificadas. Las actividades de identificación, evaluación y monitorización o seguimiento se pueden llevar a cabo utilizando una plantilla. Este procedimiento tiene como objetivo generar un número de prioridad del riesgo (NPR) teniendo en cuenta los parámetros siguientes:  

Severidad del riesgo:

Muy baja. No es necesario hacer modificaciones a los objetivos del proyecto. Valor 1 // · Baja. Modificaciones menores a conceptos existentes son necesarias. Valor 2 // · Moderada. Cambios reconocibles a los conceptos iniciales del proyecto. Valor 3 // · Alta. Modificaciones significativas a los conceptos existentes. Valor 4 // · Muy alta. Nuevos conceptos y existen pocas alternativas. Valor 5

Importancia del riesgo: ·
Muy baja. No es importante si el proyecto puede entregar sus resultados satisfactoriamente, incluso si el evento ocurre. Valor 1 // · Baja.  Es importante si el proyecto puede entregar los resultados, aunque ocurre el evento, pero puede perder valor. Valor 2. // · Moderada. Muy importante cuando el proyecto puede entregar resultados, pero con una pérdida significativa de valor. Valor 3. // · Alta.  Fundamental, el proyecto puede entregar resultados, pero con mucha pérdida de valor. Valor 4 // · Muy alta. Fundamental, significa que el proyecto no puede entregar resultados. Valor 5.

Probabilidad: ·
Muy baja. Casi improbable que ocurre, pero posible. Valor 1 // · Baja. Relativamente improbable que ocurra. Valor2 // · Moderada. Bastante posible. Valor 3 // · Alta. Más probable que ocurra que no ocurra. Valor 4 // · Muy alta. Muy probable que ocurra. Valor 5

Impacto del riesgo: ·
Específico. El riesgo solo afecta a una tarea del proyecto. Valor 1 // · Limitado. Implica varias tareas o grupos de tareas del proyecto, pero no su relación entre ellas. Valor 2 // · Generalizado. Afecta el éxito del proyecto en general y requiere que se tomen acciones en tareas relacionadas. Valor 3. // Clasificación de los riesgos, el número de prioridad del riesgo (NPR) es una valoración numérica de un riesgo asociado a un proceso, como parte del análisis de fallos y efectos, se calcula:  

NPR = Gravedad x Importancia x Probabilidad x Impacto

Los riesgos detectados se pueden clasificar en función de su NPR respectivo (del más alto al más bajo) y luego agrupados en función de este número: · En el grupo 3 - (NPR > 30 y etiqueta roja). // · En el grupo 2 - (15> NPR <=30 y="" etiqueta="" naranja).="">=30>· El grupo 1 - (NPR <=15 y="" etiqueta="" verde).//="" grupo="">=15>3 la monitorización tiene que hacerse con frecuencia, así como definido en la parte de revisión y actualización de los riesgos de la sección dedicada a la gestión del riesgo. El NPR ayuda al proyecto a priorizar sus actividades.

Control y mitigación del riesgo, cuanto más alto es el NPR, más rigurosas serán las acciones a tomar. Ante una amenaza se debe minimiza, acciones de mitigación del riesgo, evitar, organizar el proyecto de manera que se evite el riesgo. Aceptar, no vale la pena dedicar el esfuerzo porque el riesgo no es significativo.

Gestión del riesgo, las actividades básicas de la gestión del riesgo son las siguientes: · Revisión periódica y actualización de los riesgos. // · Revisión con ocasión de cada reuníón de proyecto (opcional, depende de la frecuencia de las reuniones). // · Los informes generales y mecanismos de control de la calidad incluyen la documentación relacionada con la gestión del riesgo. Los riesgos considerados altos serán monitorizados y presentado en los informes de manera periódica (por ejemplo, cada seis meses). Las acciones para mitigar el riesgo deberían también ser monitorizadas y reportadas regularmente.

Proceso de monitorización del riesgo, para cada tarea relevante que tiene como resultado la entrega de un documento, prototipo o producto, el estado de los riesgos asociados será marcado como OK / NOK, en función del estado de aceptación de los entregables. · OK: Indica que todos los entregables relacionados con la tarea han sido aceptados (por lo cual el riesgo queda eliminado). · NOK: Indica que hay un problema con uno o varios de los entregables relacionados con la tarea, y en consecuencia, es necesario tomar una acción para reducir el impacto del riesgo.