Administración de compras: conceptos, objetivos y procedimientos para compras nacionales e internacionales

Administración de compras: preguntas y respuestas

1. Da el concepto y objetivo de la administración de compras

Concepto: Es adquirir bienes o servicios de la calidad adecuada, en el tiempo y al precio adecuados, del proveedor más idóneo.

Objetivo: Mantener el continuo abastecimiento de materiales con la calidad requerida y en el tiempo adecuado.

2. ¿Cuál es la diferencia entre compras y logística?

Compras se encarga del abastecimiento de materiales; logística es la estrategia para la distribución y manejo de dichos materiales.

3. ¿En qué consiste el profesionalismo en las compras?

Consiste en mayor responsabilidad y en contar con formación académica (por ejemplo, licenciatura en Administración de Empresas), así como en procesos adecuados de reclutamiento, capacitación y políticas salariales.

4. ¿Cuáles son las opciones del departamento de compras?

• a) Compras y negociación
• b) Seguimiento y expedición
• c) Administración e investigación de compras

5. ¿La compra es una profesión?

Sí, porque en el aspecto educativo se requiere formación especializada, como contar con un título de licenciado en Administración o similar.

6. Explica brevemente el procedimiento que se lleva a cabo entre los requirentes y compras

El requirente solicita al departamento de compras el material que necesita. Compras debe informar al requirente cuando tenga el material; si hubiera una desviación, se debe informar al requirente por escrito como máximo en 3 días. El director toma la decisión, establece la fecha de entrega y se entrega una copia del pedido.

7. ¿Cómo se realizan las compras internacionales?

Cuando no existe producción o fabricación nacional del bien o servicio que necesita la empresa, ésta debe adquirirlo en otro país. Esto implica operaciones de compras de importación o de compras de exportación, según el caso.

8. Las compras internacionales comprenden los siguientes tipos de adquisición: compras de importación y compras de exportación; explícalas brevemente.

Compras de importación: Son aquellas que se hacen directamente a un proveedor extranjero.

Compras de exportación: Son las adquisiciones de materiales de fabricación nacional.

9. Describe un formato de orden de compra

Campos típicos de una orden de compra: nombre de la empresa, fecha de solicitud, fecha en que se necesita, departamento, cantidad solicitada, precio, subtotal, responsable y firma.

10. Las compras de importación pueden presentar grandes problemas; explica 3 de ellos.

• 1. Aspecto legal: Las reglas y regulaciones aduaneras y legales varían entre países.
• 2. Tiempos de entrega e inventario: Al comprar productos de importación, los tiempos de entrega suelen ser mucho más largos, lo que afecta inventarios.
• 3. Comunicación: El idioma y la cultura pueden ser diferentes entre países, lo que complica la coordinación y negociación.

11. ¿En qué consiste la planeación y pronóstico de compra?

La planeación comprende los pronósticos, los objetivos, las políticas, programas, procedimientos y el presupuesto, ya sea para la empresa en su totalidad o para cualquier área de la misma. El pronóstico permite estimar la demanda y programar las compras con anticipación.

12. Menciona 3 prerrogativas de compra

• 1. Derecho de selección del proveedor.
• 2. Derecho a negociar el mejor precio posible.
• 3. Derecho a controlar a los proveedores.