13. comunicacion ascendente

4.2Comunicación Vertical Ascendente. CVA.

Funciones:

• permite a los superiores determinar con mas precisión la necesidad de comunicación (gracias a la retroalimentación)
• proporciona retroinformación sobre la CVD
• ayuda a tomar decisiones en los superiores a través de sugerencias (buzón).
• Canal para la participación
• Fomenta la crítica constructiva y, de esa manera, disminuir la presión o tensión emocional.
• Contribuye al conocimiento de las necesidades y expectativas de los empleados por lo que aumentara la satisfacción laboral

Contenidos que transmite (Katz y Kahn). Lo que la persona dice sobre:

• Si mismo, su desempeño y sus problemas.
• Acerca de otras personas y sus problemas.
• Sobre prácticas y políticas organizacionales
• Sobre lo que se debe hacer y cómo.

Por eso, cuando se habla de propuestas de intervención, cambio o mejora del puesto de trabajo, se tendera que comunicar a los subordinados.

Factores que afectan a la eficacia:

• Características de la organización, como la formalidad, el tamaño, el tipo de estructura, la centralización, y la toma de decisiones,…
• Características personales de los supervisores (desde las características personales hasta la formación que tengan los supervisores) ej: estilo de liderazgo.
• Características de los subordinados (x ej nivel de introversión, factores socio demográficos)
• El poder y el estatus de los subordinados y supervisores.
• Altura de la pirámide jerárquica.

4.3 Comunicación Horizontal.

Es la que se da entre miembros del mismo estatus dentro de una organización.

• Dentro del grupo de trabajo:
• Permite la coordinación y solución de problemas.
• Sirve para dar soporte emocional a los miembros del grupo.
• Aumenta la satisfacción de los empleados, la cual es mayor si las unidades son pequeñas (Elton Mayo ya lo dijo).
• La eficacia de la comunicación horizontal de cara a la comunicación de los objetivos depende de la coordinación con CVD. En este sentido, resulta funcional la utilización del puente de Fayol ( uno de los principales teoricos que contribuyeron al diseño de los organigramas). Según el modelo burocrático, el que esta a la base de todo el sistemas organizacional.

El puente consiste en la comunicación H sin la intervención de los niveles superiores de la org con el fin de agilizar la toma de decisiones y la puesta en practica de decisiones.

Es funcional siempre y cuando llegue a niveles superiores.

• Entre miembros de diferentes unidades:
• Resulta eficaz para:

Transmitir información

Coordinar actividades

Resolver problemas

Solucionar conflictos

• Es mayor en estructuras descentralizadas y con miembros profesionales (por ejemplo, una burocracia profesionalizada).
• Puente de Fayol.
• Entre miembros de la línea y staff:
• Incrementa el riesgo de conflicto.
• El staff genera

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5. Comunicación informal: rumores.

Características:

• surge en torno a las relaciones sociales de los miembros de la org y siempre que estos tienen necesidad de comunicarse con otros sin que exista un canal adecuado para ello.
• Aumenta cuando la comunicación formal es escasa e ineficaz.

Ventajas:

• Expresión mas satisfactoria para los miebros (es mas emocional).
• Mas rápida que la formal (aquí no hay redes, no se sigue una estructura determinada).
• Mas exacta cuando la formal sufre restricciones.
• Proporciona mucha información porque incorpora sentimientos y valores. 

Su eficacia depende de:

• La atracción mutua de los miembros de la org..
• La proximidad geográfica y psicológica de los miembros.
• La semejanza de valores.
• La proximidad social: clase social, ingresos, contexto cultural,…

Los rumores:

• Es una forma de comunicación que se incuba y se transmite dentro de la estructura informal.
• Se define como…”difusión de información no oficial que despierta un gran interés entre los miembros de un grupo u organización a través de comunicaciones personales informales.
• Ley básica del rumor: la rapidez de difusión depende de la importancia y ambigüedad de la información a la que se refieren.
• La difusión mediante rumores introduce distorsiones y suele ser bastante imprecisa.

6. Sobrecarga de información en las organizaciones.

Uno de los principales problemas que vamos a encontrar en la comunicación organizacional es la sobrecarga debido a la gran afluencia de mensajes.

En los últimos años se ha disparado debido a que los sistemas de comunicación han evolucionado. El ejemplo más claro de desbordamiento y bloqueo de una org por la comunicación son los spam (enviar muchos mensajes para bloquear un servidor).

Dada la situación de sobrecarga,  las org se ven en la necesidad de habilitar procedimientos para reducir la sobrecarga de información en las redes.

Mecanismos para reducir la sobrecarga de información.

Los mecanismos que afectan al Contenido del mensaje son:

• Omisión: cuando se reciben muchos mensajes, se omiten partes del contenido, hay un filtrado de las partes relevantes.
• Errores o distorsiones:
  • En la repetición o duplicación del mensaje.
    • Por condensación: output +corto que input (resumen)
    • Acentuaciones: se exageran características.
  • Por asimilación del contexto de transmisión: el entorno o la persona (actitudes) de la que recibimos el mensaje pueden hacer que interpretemos el contenido de una manera u otra. Una falta de CNV también influye en esa falta de interpretación del contexto.
  • En el filtrado de la información (error al filtrar)
    • Relativismo de la codificación (influencia de inputs previos).
    • Contaminación. Aquello que se contamina por claves previas (actitudes, información,…).

3. Filtrado.            

Los mecanismos que no afectan al contenido son:

4. Cola de espera. Afecta al tiempo de procesamiento y de transmisión. Un mensaje corto detrás de otro, dejando en espera los menos importantes, etc. Afectan a la frecuencia y rapidez de transmisión.

5.  Creación de canales múltiples. Diversificar las vías de transmisión de los mensajes (modificación de canales).

6. escape. Evitar el problema. Ej: cuando uno se siente desbordado y cierra el correo electrónico.

Exactitud de los mensajes: mantenimiento y restablecimiento.

 Algunos de los mecanismos generan un estado de error. En estos casos, las organizaciones tienen que poner mecanismos alternativos.

Redundancia. Consiste en repetir un mensaje de forma diferente por uno o distintos canales, o en momentos diferentes.

Verificación. Recabar nueva información por canales convencionales o nuevos y compararla con otra recibida previamente para comprobar su grado de exactitud.

Salvar conductos. Eliminar intermediarios en el proceso de transmisión para incrementar  la exactitud y rapidez de los mensajes. Hay diferentes tipos: Creando una org con pocos niveles jerárquicos. Que los niveles más altos inspeccionen directamente el nivel en el que se desarrollan las operaciones básicas de la org. ¿qué consecuencias podría tener?

Se pueden producir interferencias entre los diferentes niveles que es la causa frecuente de malestar y conflictos en las org.. Si el jefe se salta la cadena y va a hablar directamente con los subordinados y no tiene en cuenta a los intermediarios, se crea un malestar en estos niveles intermedios.

• Uso de buzones de sugerencias, tablones de anuncios,…