Gestión Documental Eficiente y Protección de Datos en la Empresa
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1. Gestión Documental Eficiente
Utilidad del Archivo
Un archivo es un conjunto ordenado de documentos (digitales o físicos) generados por una persona, sociedad, institución u organización en el ejercicio de sus funciones o actividades. También puede referirse al espacio físico donde se ubican los documentos.
Importancia del archivo:
- Facilita la rapidez de búsqueda.
- Mejora la productividad, rendimiento, eficacia y competitividad.
- Debe ser sencillo de manejar para localizar información rápidamente.
Para determinar qué documentos conservar, se deben hacer las siguientes preguntas:
- ¿Es realmente útil?
- ¿Se necesitará en el futuro?
- ¿Debe conservarse por razones legales o contables?
Funciones y Finalidades del Archivo
Funciones:
- Almacenar documentos.