Instancia.recurso.oficio.certificado

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TEMA14-2

Convocatoria:
es un llamamiento que se hace a determinadas parsonas para que asistan a una reunion. ademas de la fecha, hora y lugar de reunion se informa sobre el orden del dia que se pone lectura y aprobacion del acta de la reunion anterior. ruegos y preguntas.

Actas: es la relacion escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunion.
Encabezamiento:nombre del organo, en nº de la sesion y si se trata de una sesion ordinaria o extraordinaria. dia, fecha y lugar. Asistentes y orden del dia.
Cuerpo: se refleja lo sucesivo en la reunion
Cierre: se hace constar la hora de finalizacion. se identifica al secretario con la antefirma, la firma y el nombre y apellidos. tb la firma con el visto bueno del presidente del organo.ejemplo: no habiendo mas asuntos que tratar se cierra la sesion a las (hora) en (lugar).
TEMA15
Etapas de Proceso de Manpulacion de Documentos
1:Recepcion y Clasificacion: nos llega la correspondencia y despues hay que clasificarla segun sean cartas,paquetes,impresos...etc
2:Apertura y Comprobacion: hay una persona que se encarga de la apertura de los sobres,para luego distribuir los documentos por los departamentos.no puede abrir los sobres destinados expresamente a alguien como:Reservado,confidencial,personal.etc.
3:Registro: se anotan en un libro los datos mas relevantes de acda envio.antes se enumeran con un numero correlativo en el registro de entrada se pone: nº de entrada,fecha,remitente,clase de envio,anexos,destinatario,asunto y observaciones.
4:Distribucion Interna: tras el registro, se distribuyen a los destinatarios.salida de correo.1Registro.2Plegado y Ensobrado.3Franqueo y Expedicion.


TEMA16

El Archivo:
es el lugar donde se guarda la documentacion.La documentacion es:el conjunto ordenado de documentos que se conservan con algun fin determinado.
Funciones:
•guardar,conservar y custodiar la documentacion.
•facilitar la localizacion rapida de los documentos.
•constituir un centro activo de informacion
•cumplir con las disposiciones legales
Ciclo De Vida:
Nacimiento:cuando se generan o llegan a nosotros
Madurez:durante el tiempo que los manejamos
Declive:cuando no los necesitamos pero estamos obligados a conservarlos
Muerte: cuando ya no sirven y se eliminan.

Organizacion:
una buena organizacion debe cumplir las siguientes condiciones:
Ser personalizada:cada empresa establecera el sistema de archivo que le resulte mas adecuado.
Estar planificada:es necesario saber lo que se hace con cada papel.
Ser metodica:debe responder a unas normas y metodos concretos.
Ser adecuada y eficaz.
Comunicarse:dar a conocer las normas para el funcionamiento del archivo de la empresa.
Iniciarse con el nacimiento del documento:
Ser constante: