Documentos mercantiles

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Nociones generales

La doctrina de los autores define a los tí tulos de cré dito como documentos que llevan incorporado un derecho literal y autó nomo que se puede portador legí timo contra el deudor a su fecha de vencimiento" (Ricardo Sandoval, Manual de Derecho Comercial).

Estos tí tulos de cré dito los analizaremos en particular.

El contrato de cambio

El contrato de cambio lo debemos relacionar con el tí tulo de cré dito letra de cambio. En efecto, esta letra nació en la Edad Media para probar y ejecutar el contrato de cambio.

El contrato de cambio se encuentra definido en el artí culo 620 del Có digo de Comercio, el cual señ ala que "es una convenció n por la cual una de las partes se obliga, mediante un valor prometido o entregado, a pagar o hacer pagar a la otra parte o a su cesionario legal cierta cantidad de dinero en un lugar distinto de aquel en que se celebra la convenció n"

Los elementos fundamentales de este contrato son:

1. Las partes, librador y librado

2. El precio del contrato o valor prometido o entregado

3. El objeto: la cantidad de dinero

4. La distancia loci.

Este contrato se perfecciona por el só lo consentimiento de las partes acerca de la cantidad que debe ser pagada, el precio de ella, el lugar y é poca del pago. Se trata de un contrato oneroso, conmutativo y consensual.

La Letra de Cambio

Concepto: documento por medio del cual una persona denominada librador ordena a otra llamada librado a pagar a una tercera persona o a su propia orden, una cantidad determinada o determinable de dinero.

Personas que intervienen en la letra de cambio:

a.- Librador o girador: Es la persona que gira la letra y ordena a otra que la pague.
b.- Librado o girado: Es la persona que recibe la orden de pagar el documento.
c.- Tomador o beneficiario: Es la persona a cuya orden se extiende el documento y se beneficia con la suma que se gira.

Formalidades:

1. Las letras de cambio deben ser timbradas por el Servicio de Impuestos Internos y emitirse en formularios impresos, de numeración correlativa.

2. Deben indicar el nombre, RUT, domicilio y actividad de la firma recurrente.

3. Debe llevar una leyenda que diga "el impuesto de timbres y estampillas que grava este documento se paga por ingresos mensuales de dinero en Tesorería".

Menciones:

=> La indicación de ser letra de cambio escrita en el título.
=> El lugar y fecha de emisión.
=> La cantidad a pagarse expresada en moneda nacional o extranjera o en UF.
=> Nombre y apellido del beneficiario.
=> Lugar y época de pago.
=> La firma del librador.
=> Nombre, apellidos y domicilio del librado.

Vencimiento:
Es el día en que la letra debe ser pagada (término del plazo acordado entre las partes).

Las letras deben ser pagadas dentro del plazo legal, si no es así deben protestarse.

Si el plazo para pagar una letra de cambio cae en día feriado, el plazo se entiende prorrogado para el primer día hábil siguiente.

Aceptación:
Es el compromiso escrito que el mismo documento se contrae y consiste en que el librado acepta pagar la letra el día de su vencimiento.

La aceptación consiste en estampar la firma del librado, atravesada, en el documento sobre la palabra aceptada.

Endoso:
La ley 18.092 en su artículo N°17 define el endoso como "el escrito por el cual el tenedor legítimo de la letra transfiere el dominio de la letra, la entrega en cobro o la constituye en prenda".( remitirse al cheque para los tipos de endoso).

El aval:
El beneficiario de una letra, para una mayor seguridad, puede exigir al librado que otra persona responda también del pago del documento; este es el avalista.

El aval se puede definir como "el compromiso escrito y firmado en la misma letra, que contrae una persona generalmente ajena al crédito, de pagar el todo o parte del valor de la letra si el aceptante no paga".

Se constituye el aval, poniendo sobre el anverso de la letra la expresión "por aval", junto con la firma del avalista.

La ley también permite que el aval pueda otorgarse en un documento por separado, en este caso debe señalarse claramente que el acto es un aval y se debe identificar claramente la letra.

El Pagaré

Concepto: tí tulo de cré dito por medio del cual una persona denominada suscriptor se confiesa deudora de otra por una cantidad determinada o determinable de dinero y se obliga a pagarla en la forma que el mismo documento indica.

El pagaré , a diferencia de la letra de cambio es un documento que admite vencimientos sucesivos o cuotas; pudié ndosele incorporar la "clá usula de aceleració n", la cual hace exigible el monto total insoluto en caso de no pago del documento.
La ley hace aplicable al pagaré las normas aplicables a la letra de cambio sobre materias como el endoso, aval, etc. (remitirse a lo anterior)

Menciones

a. La indicació n de ser pagaré .
b. Lugar y fecha de expedició n.
c. El lugar y é poca del pago.
d. La promesa no sujeta a condició n de pagar una cantidad determinada o determinable de dinero.
e. El nombre y apellidos del beneficiario o la persona a cuya orden debe efectuarse el pago.
f. La firma del suscriptor.

Intervinientes

1.- El beneficiario: Es la persona a quié n debe pagarse el documento.

2.- El suscriptor: Es la persona que firma el documento con la intenció n de pagarlo.

Tipos de pagaré

1.- Pagaré a la vista: Es aquel que debe ser pagado al momento de su presentació n, se identifica porque no lleva fecha de vencimiento. Lleva la clá usula "a la vista".

2.- Pagaré a un plazo de su fecha: Es aquel que el plazo empieza a regir a contar de la fecha de su emisió n.

3.- Pagaré a dí a fijo y determinado: Es aquel que indica el dí a preciso en que debe ser pagado.

I ntervinientes

1. El Girador o librador: Es la persona que gira el cheque en contra del banco donde tiene su cuenta corriente, ordenando su pago mediante su firma.

2. El girado o librado: Es la persona a quién el girador ordena que se pague el cheque; esto el banco contra el cual se gira.

3. El tomador, tenedor o beneficiario: Es la persona facultada para cobrar el cheque.

Los cheques son suministrados gratuitamente por el banco (éste sólo cobra el impuesto)

Menciones

Los cheques de acuerdo con la ley deben llevar las siguientes menciones:

1. Nombre del librado: Esto es señalar el nombre del banco o librado que está impreso en el cheque.

2. El lugar y fecha de expedición: El lugar del giro tiene importancia para determinar el plazo de caducidad del cheque.

3. La cantidad expresada en letras y en números: Es el objeto o contenido del título el cual siempre debe referirse a una suma fija en dinero, que puede ser en moneda nacional o extranjera, según el tipo de cuenta corriente bancaria contra la cual se expida.

En caso de diferencia sobre las letras y los números el banco protesta el cheque "por mal extendido", en circunstancia que debería aplicarse la solución prevista para la letra de cambio, según la cual valdrá la suma escrita en palabras.

4. La firma del librador: la cual se traduce en la intención del girador del girador de emitir la orden y obligarse a su pago

Plazos para cobrar el cheque

a) Cheque girado y cobrado en la misma plaza: 60 días
b) Cheque girado en una plaza y cobrado en otra: 90 días
c) Cheque girado en el extranjero: tres meses

Estos plazos son de días corridos. Los cheques que no son cobrados dentro de los plazos que señala la ley, caducan y en tal caso los bancos no tienen la obligación de pagarlos

Revalidación del cheque

Concepto: escrito puesto al reverso del documento mediante el cual el girador, con su firma, ordena al banco su pago, a pesar de su caducidad.

Se estampa la expresión "revalidado" y la firma del girador.

Se dice que un cheque ha caducado cuando se presenta al cobro fuera del plazo legal.

Si un cheque caduca, el beneficiario puede recurrir al girador para que autorice su pago, esta autorización recibe el nombre de revalidación.

Cancelación del cheque

Concepto: escrito puesto sobre su anverso por medio del cual el tenedor manifiesta haber recibido conforme el dinero de parte de la institución bancaria.

En otras palabras se manifiesta firmando el cheque sobre el anverso en forma atravesada.

Factura

Concepto: documento que la ley obliga a emitirse en triplicado (desde el dí a 16 de abril de 2005, se entiende que son cuatro copias: original, copia del cliente, copia del contribuyente ante el SII y copia cesible y tí tulo ejecutivo) y que debe contener determinados datos.

El original y la copia adicional deben entregarse al cliente; la primera copia queda en poder del vendedor o prestador del servicio para su revisió n por parte del SII. La recié n creada cuarta copia, (copia verde) debe ser mantenida por el contribuyente, en calidad de documento cesible y apto para su cobro ejecutivo.

Formato de las facturas

1. Se exige un mí nimo pero no un má ximo, esto es, de 21.5 cm de ancho por 15 cm de alto.

2. El papel del original debe ser blanco. Las copias pueden ser de cualquier color o tinta pero no debe llevar impreso ningú n tipo de fondo.

3. El original deben llevar impreso un fondo de color celeste u otro semejante, con las siguientes frases: "Su boleta es beneficio para todos, exí jala. Imprimió el fondo...(nombre de la imprenta)

4. El RUT del emisor, nombre del documento (factura) y su nú mero correlativo deben ser impresos en un recuadro de 4 cm de altura por 8 cm de largo enmarcado con 1mm de grosor. Este recuadro debe ir en el á ngulo superior derecho y será de color rojo así como tambié n lo impreso en su interior.

5. Debajo del recuadro debe consignarse la Unidad del SII donde debe efectuarse el timbraje respectivo, tambié n de color rojo.

6. La emisió n del duplicado y triplicado de la factura debe efectuarse ú nicamente por papel carbó nico o procedimiento quí mico autocopiativo.

7. La cuarta copia debe ser de color verde y contener la leyenda recibido conforme por ¿ .. (datos de quien recibe por el cliente)

Datos de la factura antes de la emisió n

1. Nombre completo o razó n social del contribuyente

2. RUT del emisor

3. Domicilio del establecimiento

4. Comuna o nombre del lugar

5. Giro del negocio

6. Nú mero telefó nico o casilla si procede

7. Numeració n en forma correlativa

8. Nombre o razó n social del impresor de los textos

9. La frase "Copia de factura no da derecho a cré dito fiscal"

10. Sello oficial del SII

Datos de la factura en su emisió n

1. Fecha en que se extiende

2. Nombre completo o razó n social del comprador

3. RUT

4. Domicilio del comprador y comuna

5. Giro del negocio

6. Nú mero telefó nico y casilla si procede

7. Mercaderí as transferidas o naturaleza del servicio, precio unitario y monto de la operació n.

8. Indicar separadamente la cantidad recargada por concepto del impuesto si procede

9. Señ alar nú mero y guí a de despacho, si procede

10. Condiciones de venta (de contado, en cuenta corriente, con letra, etc)

Es necesario tener presente que los duplicados de las facturas deben quedar en poder del emisor y los originales triplicados en poder del comprador o beneficiario del servicio (en los casos en que no se hubieren retirado por el SII). Deben conservarse durante seis añ os calendarios completos.

La boleta



Concepto: documento que se emite en los casos de transferencia de especies o prestaciones de servicios, afectos a IVA. No se debe confundir con la boleta de honorarios que se emite para cobrar las remuneraciones por la prestación de servicios profesionales o de actividades lucrativas.

Es necesario tener presente que los talonarios de boletas de compraventa deben guardarse por un período de 6 años. En caso de pérdida de boletas se debe dar aviso en la Unidad del Servicio correspondiente al domicilio del contribuyente, en los diez días siguientes, utilizando para ello el formulario 3238 Aviso-Informe Pérdida de Documentos.

Deben ser dos ejemplares:

¿ Original vendedor
¿ Copia comprador
¿ Los ejemplares extras o voluntarios deberán llevar impresa la siguiente leyenda: "COPIA NO VALIDA PARA EFECTOS TRIBUTARIOS"

Requisitos para emitir una boleta de compraventa

¿ Debe estar timbrada por el Servicio de Impuestos Internos
¿ Debe emitirse en duplicado
¿ Debe indicar la fecha de emisión
¿ Debe indicar el monto de la operación
¿ Opcionalmente puede incluir el detalle de la venta.
¿ Monto mínimo exigido para la emisión de la boleta es de $ 180.

Formato

¿ Las boletas de ventas y servicios deben emitirse, como mínimo, en duplicado. La Copia se entrega al cliente y el Original lo conserva el vendedor.
¿ Las boletas deben ser timbradas previamente por el S.I.I.
¿ No es necesario detallar los bienes que se venden o los servicios que se prestan.
¿ Pueden contener, además, otras informaciones necesarias para el vendedor y su diseño es convencional. Opcionalmente pueden anotarse datos del comprador.
¿ Previa autorización del S.I.I. pueden emitirse mediante máquinas registradoras.
¿ Las cantidades consignadas incluyen el I.V.A.
¿ No deben anotarse los centavos. No debe tabularse columna para los centavos.
¿ El mes debe anotarse utilizando números árabes o palabras.

¿Cómo se anula una boleta de compraventas?

Para anular una boleta de compraventa se debe tener ambos ejemplares original y copia y colocar la palabra Nula, y al reverso se debe anotar el nombre y RUT del comprador.

Boletas de honorarios



Por cada ingreso percibido del ejercicio de la profesión o actividad lucrativa afecta a ley de impuesto a la Renta (impuesto global complementario), debe emitirse una "Boleta de Honorarios", cumpliendo con los requisitos que se indican en el punto siguiente, cualquiera sea el domicilio o residencia de la persona que solicitó el servicio.

Requisitos:

¿ Numeración correlativa impresa y timbrada por el Servicio de Impuestos Internos;
¿ Emisión en duplicado con el siguiente destino impreso: Original: Cliente y Duplicado: SII
¿ Se podrá agregar un mayor número de copias para fines de control interno, caso en el cual en cada una de ellas deberá indicarse su destino en forma impresa y la frase "COPIA NO VALIDA PARA EFECTOS TRIBUTARIOS";
¿ Contener en forma impresa la siguiente información del contribuyente emisor: Nombre completo; Número de RUT; Dirección (calle, Nº, casilla, teléfono y comuna) y profesión o actividad.
¿ Cuando el profesional o la persona que desarrolla una ocupación lucrativa, además tenga la calidad de trabajador dependiente, podrá indicar en la boleta como dirección la correspondiente al de su trabajo habitual en donde se le retiene el impuesto único de Segunda Categoría;
¿ Contener la siguiente información del cliente: Nombre completo; Nº de RUT, Dirección (calle, Nº y comuna) y actividad.

¿ ¿Cuáles son las sanciones por no otorgar boletas de honorarios?

El no otorgamiento de Boletas de Honorarios, como de cualquier otro tipo de boleta de IVA) o de Prestacisón de Servicios a Terceros, o el otorgamiento de éstas sin cumplir con los requisitos exigidos, es sancionado con el artículo 97 nº 10 del Código tributario, es decir, con una multa del 50% al 500% del monto del ingreso no boleteado, con un mínimo de 2 Unidades Tributarias Mensuales y un máximo de 40 Unidades Tributarias Anuales, y además, con la clausura de hasta 20 días de la oficina o del estudio profesional en el cual se cometió la infracción, considerando las atenuantes y agravantes del infractor.

La reiteración de la infracción señalada, es sancionada con presidio o relegación menor en su grado máximo, entendiéndose que existe reiteración cuando se cometan dos o más infracciones entre las cuales no medie un período superior a 3 años.

Nota de credito: Concepto: documento que debe emitirse por los descuentos o bonificaciones otorgadas con posterioridad a la facturación. Se encuentra regulada en el DL 825 de 1974 (Ley de IVA).

Es bastante común en la práctica el uso de este documento en el caso de firmas comerciales que reciben mercaderías devueltas por los clientes. A estas personas se les otorga una nota de crédito para abonar a la cuenta del cliente el respectivo valor. También se utiliza en los casos de facturas que no consideraron un descuento, o en los anticipos de pago por parte del cliente.

Formato de la nota de crédito

En general deben cumplir con los requisitos exigidos a las facturas y sólo pueden ser emitidas al mismo comprador o beneficiario del servicio para modificar facturas otorgadas antes.

Sin embargo existe una diferencia de forma con las facturas; las copias de las notas de crédito no llevan la frase "COPIA DE ...NO DA DERECHO A CRÉDITO FISCAL". En todo caso y para el evento en que existan copias voluntarias o extras, éstas deben llevar en forma atravesada la frase "COPIA NO VÁLIDA PARA EFECTOS TRIBUTARIOS"

Nota de debito: Concepto: documento que debe emitirse por aumentos del impuesto facturado. Se encuentra regulado en el DL 825 de 1974.

En cuanto al uso de este documento, podemos decir que las empresas en diversas ocasiones deben enviar factura al cliente sin incluir gastos de conducción, embalaje u otros. Para cargar estos gastos al cliente se emite una nota de débito así como también en los casos de diferencia de precios a favor del vendedor o prestador del servicio.

Formato

Las notas de débito deben cumplir con los mismos requisitos exigidos para las facturas y sólo pueden ser emitidas al mismo comprador o beneficiario del servicio para modificar facturas otorgadas con anterioridad.

Liquidaciones y guías de despacho

Liquidaciones

Concepto: documento que constituye el débito fiscal del mandante. Deberán ser numeradas correlativamente y timbradas por el S.I.I. y contener los datos que el Reglamento exige para las facturas.

Son exigidas en el artículo 73º del D.S. de Hacienda Nº 55, de 1977, reglamentario del D.L. Nº 825, de 1974, cuyas instrucciones se encuentran impartidas por circular Nº 126, de 23 de septiembre de 1977, en las operaciones efectuadas por mandatarios.

Los comisionistas distribuidores deben enviar a sus mandantes dentro de cada período tributario, a lo menos una liquidación del total de las ventas o de los servicios efectuados por su cuenta y el Valor Agregado recargado en dichas operaciones.

Si el comisionista distribuidor efectúa varias liquidaciones dentro de un período tributario, deberá en todo caso, hacer una liquidación que resuma las parciales realizadas dentro del mismo período tributario.

Liquidaciones y factura

Estas están autorizadas por circular Nº 126, de 1977, que refunden en un solo documento, la liquidación por mandato y la factura por la comisión pactada.

Respecto de estos documentos rigen las mismas exigencias o requisitos que se han mencionado para las facturas.