Sistema de archivo funcionamiento habitual normas practicas de utilización

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MICROFILME consiste en realizar fotografías a los documentos a través de la microfilmación q reduce considerablemente el tamaño del documento es ampliada para su visualización y consulta. Es utilizado principalmente por rotativos bibliotecas archivos históricos Informáticos
La informática a servido y sirve para racionalizar el trabajo administrativo y podemos decir que a revolucionado la gestión de los archivos las bases de datos son unos ficheros que contiene datos que podemos relacionar y así obtener la información deseada o solicitada los paquete integrados q no son mas q aplicaciones de gestión relacionadas entre si es decir q comparten datos.
Mecánicos armarios y estanterías sobre raíles.Contenedores electrónicos. Electroficheros con estantes rotativos.

Informáticos

Básico utilización de programas convencionales de contabilidad, nominas etc Semi-integrados
Uilización de bases de datos relacionales programas de gestión entrelazados etc. Aproximadamente el 10 o 15% de la información es archivada magnéticamente y el resto en papel Integrados
Captura y digitalización de la información soportada en papel mediante la utilización de software y herramientas especializadas. Eliminación de papel en el archivo.

Clasificación Y ORGANIZACIÓN DE LA Información es un proceso de organización de la información para q los empresas puedan extraer datos validos de ella consiste en saber de q información disponemos como tratarla y dnde guardarla para poder acudir a ella en caso de q sea necesario Por el grado de utilización activos  los documentos se guardan o custodian en este tipo de archivos mientras su utilización sea frecuente semi-activos
Pasan a este tipo de archivos los documentos q están en el archivo activo y q aunque reflejan operaciones recientes se consultas de forma muy esporádica por ser operaciones ya finalizadas Inactivos
Este archivo recibirá la documentación del archivo semi-activo cuando lleven en este ultimo un cierto tiempo.
EL PROCESO DE ARCHIVO funcionamiento habitual del archivo dependerá del tipo de documento intervenido primero comprobaremos q la documentación no haya finalizado su recorrido por la oficina i a continuación pasaremos a guardar ese documento con un sistema de archivo u otro según su futura movilidad y criterios dictados Normas practicas de utilización –comprobar q el recorrido o toma de datos ha finalizado-no retrasar el archivo de los documentos-detallar o indicar el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de archivo-no interpretar arbitrariamente las reglas dictadas para la gestión u organización del archivo- si los documentos archivados son extraídos del archivador se debe dejar en el espacio físico q ocupaba control de archivo
El control de archivo va ligado al movimiento de los documentos, es decir, al desplazamiento de los papeles de un archivo a otro a medida q van perdiendo operatividad. Los documentos q se encuentran en el archivo activo sabiendo q este es un lugar de mero transito para los papeles no deberían permanecer ene l mas tiempo del imprescindible INFORME es el conjunto de información recabada por la empresa referente a un hecho o situación expuesta de forma ordenada objetiva e imparcial.
PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD DE LOS EMPLEADOS –todo el personal q acceda a los datos de carácter personal esta obligado a conocer y observar las medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares q afecten a las funciones q desarrollan-Todas las personas deberán guardar el debido secreto y confidencialidad sobre los datos personales q conozcan en desarrollo a su trabajo – es necesario contemplar los procedimientos de actuación o delegación de funciones para los casos de ausencia o baja laboral – El personal q no realice trabajos q no impliquen el tratamiento de datos personales tendrán limitado el acceso a estos datos – cuando haya personal ajeno a la empresa realizando trabajos en la misma , el contrato de presentación de servicios recogerá expresamente la prohibición de acceder a los datos personales i ala obligación de secreto respecto de aquellos datos que hubiera podido conocer durante la presentación de ese servicio – En los sistemas en los q tengan q implantarse medidas de seguridad de nivel alto

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