Productividad y calidad total: claves para el éxito empresarial

El cumplimiento de metas es la productividad con eficiencia y eficacia. La productividad, en relación entre lo que se produce y lo que se gasta.

2 tipos de cambio: reactivo: dejar que las cosas sucedan y después cambiar.

Proactivo, anticiparse a los hechos.

La proactividad permite tener mejores beneficios en el futuro, además de aplicar la contingencia, los resultados deseados nos aportan más que los resultados proyectados, aplicando la contingencia.

Evaluación de estrategias de reconversión:

1900: adm. Científica: INSPECCIÓN.

1950: calidad total: mejoramiento continuo: se busca día a día.

1990: reingeniería: rediseño de procesos: es un cambio a los procesos no a las personas.

La reingeniería se requiere cuando los procesos son insuficientes o no están siendo de calidad, es un cambio a los procesos.

Sistemas de necesidad de cambio:

Dificultad para el desarrollo y crecimiento de la empresa; cuando la empresa no cambia y no es flexible muere.

Altos costos, falta de competitividad: procesos demasiado obsoletos.

Procesos ineficientes: falta de cuidado en los procesos, las personas o programas no están acotados a lo que yo necesito.

Clima conflictivo en el personal.

Mal servicio al cliente: el cliente nos permite mantenernos vigentes.

Problemas en el manejo de la información: cuando no hay comunicación efectiva, que la información sea correcta.

El RR-HH es el activo más importante dentro de la organización, porque ahí es donde está la capacitación y la especialización.

Toma de decisiones:

Riesgos: probabilidad de ocurrencia de ciertos hechos, probabilidad objetiva y subjetiva.

Certidumbre: tener la certeza, no hay otra forma de hacerlo.

Incertidumbre: no hay información suficiente para determinar la probabilidad de ocurrencia. Cuando no hay planificación, hay errores porque se improvisa, el costo es alto.

Los administradores existen para que las tareas se ejecuten correctamente, hay que cuidar la objetividad.

Tipos de problemas:

Problemas de variados tipos, hay que tomar decisiones, incorporan elementos innovadores, 'para buscar mejores respuestas' los que pueden provocar incertidumbres.

Racionalización: proceso y resultado de racionalizar es darle el tiempo y gasto justo en base a una planificación, evitando pérdidas. Es evitar que los costos aumenten y evitar pérdidas.

Modelo de decisiones racional:

Objetivo: reduce la incertidumbre, identificando los aspectos críticos dentro de un proceso coherente y lógico.

Etapas: diagnóstico, establecer objetivos, identificar posibles soluciones, evaluar soluciones, implementación, seguimiento = PLANIFICACIÓN.

Modelo de racionalidad limitada:

Hay a veces información incompleta con sesgos, se debe buscar optimizar nuestros resultados, en atención a todo el historial hacia atrás.

Sesgos: acontecimientos importantes que dejan una enseñanza.

Qué es un conflicto:

Diferencia de opiniones entre los miembros internos de una organización.

No nos damos a entender, al supervisar y coordinar, se debe adecuar al nivel que vamos a supervisar.

La instrucción debe ser explícita, para evitar conflictos.

No siempre es negativo.

Importancia:

Puede provocar que un proyecto se paralice.

Puede resultar en el desarrollo de mejores estrategias y soluciones.

Características:

Cuando no se trata de forma adecuada puede identificarse por signos de pérdida de productividad.

Discordia evidente entre los empleados frustrados. No se toman las decisiones paralizando los proyectos.

Prevención:

La mejor forma de lidiar es hacer una lluvia de ideas positivas entre las partes.

Las diferentes opiniones y nuevas ideas pueden crear soluciones innovadoras y nuevos conceptos que pueden beneficiar actualmente a la organización.

Es un fenómeno normal, inevitable y que incluso pueden constituir oportunidades, si se les manejan en forma productiva y efectiva.

Hay que crear las condiciones que alienten una confrontación constructiva y vivificante del conflicto.

Hoy en día se considera que el saber manejar un conflicto es una de las habilidades principales que debe tener un gerente o empresario en cualquier nivel que trabaje, conocer los tipos de conflicto es crucial.

El conflicto será funcional, hacer crecer. O disfuncional, paraliza la vida de la organización.

Tres tipos de conflicto:

1. Intrapersonales: dentro de las persona, como consecuencias de insatisfacciones y contradicciones.

2. Interpersonales: son conflictos que surgen entre las personas y son debido a enfrentamientos de intereses, valores, normas, comunicación deficiente.

3. Laborales u organizacionales: problemas vinculados con el trabajo y las relaciones que se establecen en este.

Los conflictos organizacionales también se clasifican en:

Funcionales: los que contribuyen al funcionamiento y desarrollo de las organizaciones si se les maneja adecuadamente.

Disfuncionales: crean dificultades, afecta los resultados y la propia supervivencia de la organización.

La ausencia de conflictos y la fuerte presencia de estos son factores disfuncionales.

Razones para el comienzo de un conflicto: pobres estilos de comunicación; búsqueda del poder; insatisfacción con los estilos de supervisión; pobre liderazgo; carencia de apertura; cambio de liderazgo.

Separe a las personas de los problemas:

Percepción: póngase en el lugar del otro, no los culpe por su problema, comente las mutuas percepciones.

Emociones: reconozca y comprenda las emociones propias y ajenas, escuchar más.

Comunicación: escuchar y reconocer lo que dicen, hablar para hacerse entender.

Los intereses: concéntrese en los intereses no en las posiciones.

Buscar la solución no el problema.

Manera en que las personas manejan el conflicto: evadiendo, acomodando, compitiendo, comprometiéndose, colaborando, las dos últimas son los más positivos, se llega a un consenso.

Indicadores de un conflicto: lenguaje corporal, desacuerdo, sorpresas, publicar desacuerdos, deseo de poder, aumento falta de respeto, desacuerdos abiertos, falta de metas específicas, dificultad para discutir el progreso, falta de un proceso evaluativo (visión amplia de apertura, siempre respaldarse por memos o correos).

Causas de conflicto:

Conflicto con uno mismo, necesidad o deseo no satisfecho, disputa de valores, percepciones, conjeturas, poca información, expectativas muy bajas o muy altas, diferencias entre estilos de personalidad, raza o género.

Técnicas para evadir o resolver conflicto:

Reconocer el conflicto, establecer metas, establecer comunicación frecuente, comunicar las preocupaciones, no impedir que haya desacuerdos, mantener el ego fuera de los estilos de manejo, mantenerse creativo; es parte de la eficacia, discutir las diferencias abiertamente, fomentar continuamente el uso de las políticas del departamento, proveer información cuando se necesite.

Estrategias de supervisión para minimizar el conflicto:

Revisar constantemente la descripción del trabajo, periódicamente reunirse con sus supervisados. Desarrollo, implementación y seguimiento de políticas y procedimientos, realizar reuniones periódicas para comunicar iniciativas y estatus del programa, considerar buzón de sugerencias.

Manejo del conflicto con uno:

Identificar el conflicto, ser objetivo, tener un periodo de enfriamiento, tomar la acción.

Manejo de conflicto con otros:

Controlarse usted, discutir en un lugar privado, escuchar sin interrumpir, verificar lo que escuchó y entendió, mencionar en lo que está de acuerdo y en lo que no. Trabajar la controversia no se focalice en la persona, buscar una persona que funja como mediador.

Reingeniería:

Cambio en los procesos no en las personas.

Rediseño radical desde el origen de los procesos.

Es volver a empezar.

Rechazar tabús y creencias.

Es inventar nuevos enfoques, utilizando la contingencia.

Tener presente que:

Son los procesos no las organizaciones son el enfoque de la reingeniería.

Se rediseña el trabajo que realizan las personas.

Diferencia entre tareas y proceso: el proceso es completo, las tareas son específicas. Las personas se orientan a las tareas no a los procesos.

No todos los procesos requieren reingeniería, ninguna organización puede rediseñar todos sus procesos simultáneamente. Existen tres criterios:

1. Disfunción: los que pueden provocar un quiebre.

2. Importancia: mayor impacto en los clientes.

3. Factibilidad: cuáles son los más factibles.

Resultados positivos obtenidos:

Incremento en la productividad en los procesos básicos, el proceso sea más rápido.

Mejora el ambiente de trabajo.

Descenso en los costos operativos.

Limitaciones de la reingeniería:

Lleva tiempo, es costoso: hay procesos que no son susceptibles de medir o cuantificar y de poder. Son procesos lentos.

A la calidad total:

Masushita dice que los occidentales se quedaron en los taylorianos, separan a un lado los jefes y por el otro a los ejecutantes, de un lado a los que piensan y al otro a los que trabajan. Para nosotros la dirección es precisamente el arte de movilizar y engranillar la inteligencia de todos al servicio del proyecto de una empresa.

Concepto de calidad total:

Es entregar un producto óptimo al cliente.

Es cuando los integrantes de la organización hacen lo que tienen que hacer y lo hacen bien.

Cumpliendo con todos los requisitos establecidos y normalizados. Hacia la búsqueda del 0 error, para brindar satisfacción total.

Ciclo de mejora continua: action, plan, check, do.

La calidad total:

Comienza y termina con las personas.

Personas de calidad producen producto de calidad y brindan servicios de calidad.

Se define como:

Satisfacción de los clientes.

Mejora continua en los procesos.

Desarrollo del personal.

Errores comunes en la solución de problemas de producción o calidad: se atacan los efectos y los síntomas, no el fondo del problema, se resuelven los problemas por reacción por impulsos, por corazonadas, no mediante un plan de solución soportado en métodos y herramientas de análisis.

Los esfuerzos son aislados, no hay mejora continua, no se ataca lo importante sino aspectos secundarios, se cree que las soluciones son definitivas, se cae en el conformismo ni se aplican medidas preventivas para que el problema no se vuelva a presentar 'soluciones parche', no se sabe del impacto que tiene lo que se hace y se administra según el resultado anterior, se tienen creencias erróneas sobre cómo resolver los problemas.

El logro de la calidad total posibilita el incremento de la productividad y reducción de costos, permitiendo la permanencia de la empresa en el mercado y asegurando empleos y beneficios para todos.

Just in time tiene 4 objetivos esenciales:

1. Ataca los problemas fundamentales 'rio de las existencias' busca eliminar ciertas cosas o procesos, verlos y solucionarlo: se busca eliminar las rocas; máquinas poco fiables, cuellos de botella, tamaño de lotes grandes, plazos de fabricación largos, calidad deficiente, de una forma definitiva; mejorar la fiabilidad, aumentar la capacidad, reducir el tiempo de preparación, reducir colas, mejorar los procesos o el proveedores.

2. Elimina despilfarros: eliminar el muda, despilfarros o desperdicios, significa todo lo que no añada valor al producto.

3. Busca la simplicidad: cuando el grupo se potencia provoca sinergia, y este el aumento de las ganancias.

4. Diseñar sistemas para identificar problemas: el control de calidad estadístico ayuda a identificar la fuente del problema para el JIT, cualquier sistema que identifique los problemas se considera beneficioso y cualquier sistema que los enmascare perjudicial, los sistemas diseñados con la aplicación JIT deben pensarse de manera que accionen algún tipo de aviso cuando surja un problema.

Beneficios del JIT:

Reducción de 75 al 95% en plazos y stocks, costo calidad, incremento de un 15 a un 35% en la productividad global, reducción de precios de material comprado, reducción del 25 al 50% de la superficie utilizada, de inventarios de almacenamiento, del 75 al 95% de los tiempos de parada de las máquinas por averías e incidencias, pone en evidencia problemas fundamentales, disminución del 75 al 95% tiempo de cambio de herramientas y del número de defectos.

Círculos de calidad:

Mejora de los procesos: grupo de trabajadores que realizan tareas semejantes y se reúnen para identificar, analizar y solucionar problemas del propio trabajo, ya sea en calidad o productividad. Poseen un líder o trabajo en equipo que cuentan con el apoyo de la organización.

Su misión es transmitir a la dirección propuestas de mejora de los métodos y sistemas de trabajo.

Suponen que los trabajadores no solo aportan con su esfuerzo físico sino además con su cerebro, talento y su inteligencia.

Tres objetivos:

1. Contribuir a desarrollar y perfeccionar la empresa: no es solo aumentar la cifra de venta sino a crecer en calidad, innovación, productividad y servicio al cliente, crecer cualitativamente es la única forma de asentar la empresa sobre bases sólidas.

2. Lograr que el lugar de trabajo gemba sea cómodo y rico en contenido: a lograr que el lugar de trabajo sea apto para el desarrollo de la inteligencia y la creatividad del trabajador.

3. Aprovechar y potenciar al máximo todas las capacidades del individuo: el factor humano es el activo más importante y decisivo con que cuenta la empresa, su potenciación constante provoca un efecto multiplicador cuyos resultados suelen sobrepasar los cálculos y estimaciones más optimistas.