Presupuestos y Yield Management: Claves para la Gestión Financiera en Hostelería

Concepto de Presupuesto

El presupuesto es la formulación, en términos monetarios o no, de los planes para un determinado período de tiempo. Implica una previsión de resultados financieros (ingresos, gastos y capital) y no financieros (mano de obra, materia prima, número de clientes). Esencialmente, es un informe avanzado de cuánto capital se gastará.

Funciones del Presupuesto

• Descentralización de la autoridad: Cada departamento realiza su propio presupuesto.
• Determinación de responsabilidades: Cada departamento es responsable de su presupuesto.
• Análisis de desvíos: La dirección analiza las diferencias entre lo presupuestado y lo real (desvíos, que pueden ser positivos o negativos).
• Motivación del personal: Todos los integrantes participan en la creación de los presupuestos, fomentando el compromiso.

Tipos de Presupuestos

Existen diferentes tipos de presupuestos:

• Presupuesto de capital: Operaciones a largo plazo. Inversión en activo fijo.
• Presupuesto de explotación: Operaciones corrientes dentro del ejercicio, como inversiones en activo corriente.

La clasificación más extendida es la siguiente:

• Presupuesto de ingresos y gastos.
• Presupuesto de gastos de capital.
• Presupuesto de tesorería.
• Presupuesto de mano de obra, mantenimiento, tiempo, material, etc.

Información Necesaria para la Elaboración de Presupuestos

Para elaborar un presupuesto, se requiere la siguiente información:

• Objetivos del establecimiento.
• Conocimiento de los medios disponibles.
• Indicadores de ejercicios anteriores, como:
  • Índice de ocupación y frecuentación.
  • Estadía media por día o cubiertos por servicio.
  • Gasto medio por cliente.
  • Productividad por hora.
• Análisis de la evolución de datos económicos de, al menos, los últimos 5 años.

Índice de Ocupación

El índice de ocupación mide la ocupación de un establecimiento en relación con su capacidad total. Su análisis a lo largo del tiempo refleja el aumento o disminución de las ventas. Se puede calcular para diferentes períodos: franjas horarias, diario, semanal, mensual, etc.

Fórmula:

% Índice de frecuentación = (Ocupación en la franja o período / Capacidad máxima de la franja o período) x 100

Presupuesto de Explotación

El presupuesto de explotación es el más básico y eficaz. Sirve como base para los demás presupuestos, ya que a partir del volumen de ventas se pueden determinar los gastos, las necesidades de tesorería y de inversiones.

Pasos para Elaborar un Presupuesto de Explotación

1. Desglosar la empresa en departamentos.
2. Determinar los ingresos del ejercicio.
3. Distribuir los costes.

Resultado: Ventas - Gastos generales y financieros = Beneficios antes de impuestos.

Presupuesto de Gastos

El presupuesto de gastos permite determinar con mayor precisión los costes que se tendrán durante un período.

Presupuesto de Ingresos

El presupuesto de ingresos busca prever los ingresos mediante la estimación de la cantidad de ventas y el precio de venta. Multiplicando ambos, se obtiene el total de ventas de cada producto/servicio. Sumando el total de ventas de todos los productos/servicios, se obtiene el resultado de la actividad.

Precio en Función de los Costos

Fórmula:

Q = CF / (Pu - Cvu)

Donde:

• Q = Cantidad de unidades a vender para cubrir costes.
• CF = Costes Fijos.
• Pu = Precio unitario de venta.
• Cvu = Coste variable unitario.

Yield Management

El Yield Management es un índice de rentabilidad. Es un sistema para optimizar la gestión de la facturación, que busca predecir la demanda del cliente en tiempo real. El objetivo es vender el producto correcto, al precio exacto, en el momento justo y a la persona adecuada.

Utilización del Yield Management

El Yield Management se utiliza cuando se dan las siguientes circunstancias:

• Capacidad fija: No se puede aumentar o disminuir la producción en función de la demanda.
• Capacidad perecedera: No se puede almacenar el producto o servicio.
• Mercado segmentado: Existen distintos grupos de clientes y diferentes temporadas.
• Venta anticipada: Es necesario conocer el porcentaje de ventas anticipadas.
• Demanda incierta: Varía en función de la temporada, días de la semana, festivos, ferias, congresos, etc.

Objetivo del Yield Management

Maximizar los ingresos gestionando la producción y venta del establecimiento hotelero. Busca maximizar las ventas en cada momento en función de la demanda.

Fórmula:

Yield = (Q vendidas / Q máxima posible) X (Precio medio de venta / Precio medio potencial) X 100

O, de forma equivalente:

Yield = Ratio de ventas x Ratio de promedio de precio de venta