Optimización de la Gestión de Stocks: Tipos de Almacenes y Control de Costes Logísticos

Tipos de Almacenes y su Función Económica

La clasificación de los almacenes se basa en su función principal dentro de la cadena de suministro, especialmente en el sector de recambios y componentes:

Almacén de Taller Mediano

Almacén de autoconsumo. Los artículos disponibles son aquellos de mayor utilización y rotación dentro del taller.

Almacén de Servicio Oficial

Además del autoconsumo interno, este almacén está diseñado para la venta exterior de recambios a clientes o terceros.

Almacén de Recambios (Recambista)

Empresa que se dedica expresamente al suministro de recambios para clientes y talleres, y que, por lo general, no dispone de taller propio.

Almacén de Fabricante

Corresponden a los productos elaborados por los fabricantes de vehículos o por los fabricantes de componentes. Son los que suministran los recambios a los servicios oficiales o a los almacenes recambistas.

Métricas Fundamentales para la Dimensión del Stock

Nivel de Ventas (Vi)

Es la cantidad mensual de artículos que se venden de cada producto.

Rotación (Rot)

Parámetro clave que ayuda a dimensionar el stock. La rotación indica el número de veces que se vende en un periodo la cantidad de producto que se tiene almacenada.

Fórmula de Rotación: Rot = Vi / St

• Vi: Volumen de ventas de un producto.
• St: Cantidad del producto que tenemos en el almacén (Stock).

Costes de Almacenamiento y Gestión de Inventario

La correcta identificación de los costes es crucial para la rentabilidad de la gestión de stocks:

• Coste de Adquisición: Gastos debidos a la petición de productos y gastos de transporte desde el almacén del proveedor hasta el nuestro.
• Coste de Almacenaje: Gastos fijos y variables debidos al mantenimiento de las instalaciones necesarias para albergar el producto.
• Costes de Posesión (o Mantenimiento de Stock): Dado que la adquisición de stock supone una inmovilización de capital, este dinero se considera un gasto financiero hasta que se recupera con las ventas.
• Coste de Gestión: Costes del personal necesario para llevar a cabo la gestión operativa y administrativa del día a día del almacén.
• Coste de Rotura (o Ruptura de Stock): Coste intangible en el que se incurre cuando, debido a no tener un producto en el almacén, se pierde esa venta porque el cliente se dirige a otro proveedor.

Factores que Influyen en la Definición de Niveles de Stock

Cantidad Mínima de Pedido

Ocurre cuando el proveedor fija una cantidad mínima de producto para poder realizar el pedido.

Plazo de Entrega (E)

Tiempo que tardan en llegar los artículos al almacén desde que se emite la orden de pedido.

Volumen de Ventas

Se considera la influencia en cuanto a que productos de gran consumo puede interesar rotarlos más rápidamente que otros de consumo medio o normal.

Precio del Producto

Puede ocurrir que interese tener poca cantidad de un producto por ser de precio muy elevado, minimizando así el coste de posesión.

Productos de Bajo Consumo

Puede interesar mantener un producto con una rotación muy baja debido a su bajo consumo, para evitar incurrir en un coste de rotura al no tenerlo disponible.

Gestión Operativa del Almacén

Se refiere a los trabajos de manipulación física y movimiento de los productos dentro de las instalaciones:

• Control de Entradas: Consiste en verificar que los productos que llegan al almacén se ajustan a los pedidos realizados en términos de cantidad y calidad.
• Ubicación de Productos: Se basa en colocar los artículos recibidos en las posiciones del almacén previamente establecidas, optimizando el espacio y el acceso.
• Emisión de Pedidos (Picking y Despacho): Consiste en suministrar los productos demandados por los clientes o por otras áreas de la empresa.
• Inventariar: Es la cuenta física y detallada de cada producto que hay en el almacén en un momento dado.

Gestión Estratégica de Stocks

Se refiere a los trabajos de definición de todas las funciones y políticas que afectan a la actividad económica y logística del almacén:

• Negociación con Proveedores: Consiste en la búsqueda de productos y proveedores para determinar condiciones óptimas de precio, calidad, plazos de entrega, etc.
• Fijar Niveles de Stock: Consiste en determinar qué artículos se van a tener en el almacén y qué cantidad de cada uno (stock mínimo, stock de seguridad, punto de pedido).
• Determinar Sistemas de Aprovisionamiento: Se refiere a la fijación de las políticas de pedidos que se van a seguir (por ejemplo, pedidos periódicos o pedidos por punto de reorden).
• Gestión de Inventario: Consiste en comprobar y conciliar las diferencias entre el inventario real (físico) y el inventario teórico (registrado en el sistema).
• Cálculo de Rentabilidad: Consiste en calcular los parámetros financieros que permiten conocer las ganancias y la rentabilidad de las inversiones realizadas en el almacén.