Optimización del Control de Stocks y Aprovisionamiento: Estrategias Centralizadas y Descentralizadas

Control de Stocks

• El objetivo principal es asegurar la disponibilidad precisa de existencias en el momento y lugar adecuados, evitando excedentes que superen la capacidad de almacenamiento.
• Un control riguroso y preciso garantiza una gestión efectiva de todos los artículos de abastecimiento.

Objetivos del Aprovisionamiento

• Asegurar un flujo continuo de materiales, suministros y servicios esenciales para el funcionamiento de la organización.
• Minimizar la inversión en existencias y reducir las pérdidas asociadas.
• Mantener estándares de calidad óptimos.
• Identificar y colaborar con proveedores competentes.
• Estandarizar los artículos adquiridos.
• Adquirir los bienes y servicios necesarios al precio más bajo posible, sin comprometer la calidad.
• Preservar la posición competitiva de la organización.
• Alcanzar los objetivos de aprovisionamiento con los costos administrativos más bajos posibles.

Organización Centralizada

En este modelo, todas las compras de la empresa se concentran en un departamento, sección o encargado de compras específico.

Ventajas

• Obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores debido a compras en grandes volúmenes.
• Calidad uniforme de los materiales adquiridos.
• Mayor especialización de los compradores.
• Organización eficiente de los procedimientos de compras.

Desventajas

• Poca flexibilidad para adaptarse a cambios o necesidades urgentes.
• Posible desatención de las necesidades locales, especialmente cuando las unidades de la empresa están geográficamente dispersas.

Organización Descentralizada

En este modelo, cada unidad dispersa de la empresa cuenta con sus propios encargados de compras para atender sus necesidades específicas y locales.

Ventajas

• Mayor conocimiento de los proveedores locales.
• Mejor atención de las necesidades específicas de cada unidad de la empresa.
• Mayor agilidad en los procesos de compra.

Desventajas

• Menor volumen de compra, lo que dificulta la obtención de descuentos.
• Dificultad para aprovechar las ventajas y descuentos ofrecidos por los proveedores.
• Falta de esquematización en los procedimientos de compra.
• Posible falta de uniformidad en la calidad de los materiales comprados.
• Ausencia de compradores especializados.

Análisis de la Solicitud de Compra

• Esta es la primera etapa del ciclo de compras. Comienza cuando el departamento de adquisiciones recibe la solicitud de compra emitida por el área o sección que requiere un producto específico.
• El departamento de compras analiza el pedido para obtener información detallada sobre el material solicitado: especificaciones, cantidades, plazos de entrega, etc.
• Es crucial tener en cuenta que, en muchas empresas, las solicitudes de compra se envían al departamento encargado a través de un listado que incluye información adicional: ficha de la última compra, proveedor, cantidad comprada y precio.
• En esta fase inicial, el departamento de compras debe planificar sus actividades para atender las solicitudes recibidas y gestionar las compras de manera eficiente. Para facilitar esta tarea, se suele mantener un fichero o base de datos de materiales y proveedores.

Investigación y Selección de Proveedores

Esta es la segunda etapa del ciclo de compras y se divide en dos partes fundamentales: la investigación y la selección de los proveedores.