Oficial registro mercantil

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El libro de actas puede estar compuesto por hojas móviles y debe ser legalizado por el registrador mercantil.
Las convocatorias son anuncios mediante los cuales se hace un llamamiento a los miembros de una sociedad para participar en una junta general, ordinaria o extraordinaria, o en el consejo de administración de aquella.
Si se trata de una convocatoria de junta general, deberán realizarla los adminis-
tradores de la sociedad cuando lo estimen necesario, cuando Io soliciten uno o varios socios que representen, al menos, el 5 % del capital social, y en todo caso, en las fechas que determinen la ley o los estatutos sociales.

Las sociedades de capital convocan a junta general mediante anuncio en la página web de la empresa si se dan determinados requisitos; en caso contrario, el anuncio debe publicarse en el Boletín oficial del Registro Mercantil y en unos de los diarios de mayor tirada de la localidad del domicilio social Los estatutos de la sociedad pueden prever la sustitución del anterior sistema de convocatoria por una comunicación individual y escrita.

La convocatoria de junta general debe expresar

-Nombre de la sociedad
-Fecha y hora de la junta.
-Orden del día
-Cargo de la persona que hace la convocatoria
Las actas son los documentos que recogen y certifican los temas tratados y acuerdos tomados en una reuníón. 
El contenido del libro de actas de la sociedad y los acuerdos de los órganos colegiados de la misma que constan en él se acredita frente a terceros mediante las
certificaciones de acuerdos sociales. Existen dos tipos
-Certificaciones literales: transcriben literalmente el contenido del libro.
-Certificaciones por extracto: las que recogen únicamente un extracto o resumen del contenido del libro de actas

 


Libros de socios

 
Deben legalizarse ante el Registro Mercantil del lugar donde tenga su domicilio la sociedad antes de su utilización 
El libro registro de socios: es el propio de las sociedades limitadas.
El libro registro de acciones nominativas: cuando las acciones de una socie-
anónima se representan por títulos y las
acciones son nominativas.
Los libros contables son dos
Libro de inventarios y cuentas anuales: El contenido mínimo de este libro consiste
por tanto, en: balance inicial, balance trimestral con sumas y saldos inventario
de cierre de ejercicio y cuentas anuales.
Libro diario: en él se registrarán en orden cronológico todas las operaciones realizadas por la empresa.
Las cuentas anuales tienen como finalidad suministrar indormacion que refleje la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera. Comprende: 
Balance, Cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de cuentas del patrimonio neto, Estados de flujo de efectivo, memoria.


Los libros contables pueden registrarse  posteriori, dentro de los cuatro meses posteriores a la fecha de cierre del ejercicio.
Trámites ante el Registro Mercantil

Legalización de libros oficiales


Existe un plazo de hasta cuatro meses desde el cierre del ejercicio: es decir, para los ejercicios que coinciden con el año
natural la fecha límite sería el 30 de Abril.

Depósito de cuentas anuales


Existe. Un plazo de hasta un mes desde su aprobación en la junta general ordinaria. Como la junta debe celebrarse en los
seis meses siguientes al cierre del ejercicio, el plazo máximo de depósito de las cuentas sería el 31 de Julio para ejercicios que coincidan con el año natural.

Otros libros obligatorios

LIBRO DE VISITAS: todas las empresas están obligadas a tener en cada centro de trabajo y a disposición de los funcionarios de la inspección de trabajo y seguridad social de los funcionarios técnicos en materia de prevención de riesgos laborales.
LIBROS OBLIGT. EN RELACIÓN CON EL IVA: libro registro de facturas expedidas, libro registro de facturas recibidas, libro registro de bienes de inversión, libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.


Documentos notariales

ESCRITURA PÚBLICA: documento público otorgado ante notario con fuerza probatoria. Tiene unos efectos poderosos: autenticidad, legalidad, ejecutoriedad.
OTROS DOC. NOTARIALES
Poder, acta, protesto y póliza.
Supuestos especiales en materia normativa: impuestos de sociedades y facturas de inmovilizado.
En cuanto al tiempo que deben conservarse los documentos, varía según el tipo algunos deben conservarse durante toda la vida del negocio, otros solo necesitan estar disponibles
algunos años
El código de Comercio: impone a los empresarios la obligación de conservar la documentación durante un plazo de 6 años. 
Cese de actividad por el empresario individual: a los herederos.
Disolución de la sociedad mercantil: a los liquidadores.


Según la normativa tributaria, deben conservarse al menos durante el periodo
(cuatro años) en que la Administración tiene derecho a comprobar, investigar y
liquidar la deuda tributaria.

Supuestos especiales en materia tributaria son


Impuesto de Sociedades: si los sujetos pasivos se están aplicando compensación de bases imponibles negativas, como esta puede realizarse con las bases imponibles positivas de los dieciocho ejercicios siguientes.
Facturas de inmovilizado: deben conservarse durante todos los ejercicios en los que genere gasto de amortización, más los cuatro años de prescripción del ejercicio en el que se termina de amortizar dicho elemento.

Registro Mercantil

Oficina pública a cargo de uno o varios registradores mercantiles. 

Funciones:


Inscripción de la Constitución de las sociedades mercantiles.
Constatación de los actos y contratos relativos a cada sociedad (alteraciones
en su capital social) 
Publicación de la información de las resoluciones concursales.
Legalización de los libros se contabilidad.


Trámites de constitución de una empresa

A. Certificación negativa del nombre de la sociedad

Consiste en la obtención de un certificado acreditativo de la no existencia de otra sociedad con el mismo nombre de la que se pretende constituir
Organismo: Registro Mercantil Central.
Documentación necesaria: impreso de solicitud de certificación
Plazos: la reserva de la denominación se mantiene durante un periodo de seis meses.

B. Depósito Bancario del capital mínimo

Organismo: entidad financiera
Plazos: certificado, validez de dos meses.

C. Redacción de los estatutos

Establecen las normas de funcionamiento de la sociedad.
Plazos: necesarios para la constitución de la empresa.

D. Otorgamientó de la escritura de constitución

Organismo: notarial: ante notario
Documentación necesaria: documento de identidad de los socios. Certificación negativa de la denominación social. Estatutos sociales. Acreditación del desembolso del capital social.
Plazo: seis meses desde la expedición de la certificación negativa de la denominación social.


E. Obtención del NIF de la empresa

Organismo: Agencia Tributaria (AEAT)
Documentación necesaria:
NIF provisional
NIF definitivo
Acuerdo de voluntades o el Original y fotocopia de la escritura pública de constitución. Documento en el que conste Certificado de inscripción en el Registro Mercantil y fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración genial.
Plazo: dentro del mes siguiente a la fecha de constitución de la sociedad

F. Liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados

Impuesto transferido a las comunidades autónomas que grava todas las operaciones que impliquen una transmisión de patrimonio entre las personas físicas o jurídicas
Organismo: Consejerías o Departamentos de Hacienda de las comunidades autónomas
Plazos: 30 días hábiles a partir del otorgamiento del documento notarial (escritura pública
u acta notarial).

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